Wanneer krijgt een factuur de status “dubbele factuur”?

De scan en Herken module controleert de aangeboden documenten op een aantal vaste gegevens. Als er al een boeking met dezelfde gegevens als in de factuur aanwezig is, geeft Minox een waarschuwing.

Deze waarschuwing wil dus niet noodzakelijkerwijs zeggen dat het inderdaad een dubbele factuur is. De waarschuwing geeft alleen aan dat de gegevens overeenkomen met een eerder verwerkt document of een document in het huidige voorstel, zodat de gebruiker deze hierop kan controleren.

De waarschuwing/status dubbele factuur kan voorkomen in de volgende situaties:

• Als de combinatie van debiteur/factuurnummer al in het voorstel voorkomt.

• Als de combinatie van debiteur/factuurnummer al als (openstaande) post voorkomt.

• Als de combinatie van crediteur/factuurnummer al in het voorstel voorkomt.

• Als de combinatie van crediteur/factuurnummer al als (openstaande) post voorkomt.

• Als de combinatie van debiteur/bedrag/datum al in het voorstel voorkomt.

• Als de combinatie van crediteur/bedrag/datum al in het voorstel voorkomt.

Er kan sprake zijn van een onterechte melding, omdat er daadwerkelijk twee facturen op dezelfde dag met hetzelfde bedrag van dezelfde debiteur/crediteur kunnen zijn. In dat geval kun je de status van de factuur en indien nodig de boekingsregels, beiden in de tab Details, aanpassen naar bevestigd. 

In uitzonderlijke gevallen kan er ook bij het verwerken van Scan & Herken facturen nog een melding verschijnen dat een factuur dubbel is.