Dit programma zorgt voor het opnieuw overnemen van de beginbalans. Met dit programma kan men in een boekjaar opnieuw de beginbalans overnemen op basis van de eindbalans van het vorige boekjaar (= huidig boekjaar -1).
Tijdens de taak Aanmaken nieuw boekjaar worden de cijfers van de subadministratie altijd overgenomen (tenzij je alle vinkjes uitzet) en naar keuze ook de cijfers van de balansrekeningen en de kostensoorten/-plaatsen. Nu is het zeer wenselijk dat men al kan gaan boeken in het nieuwe boekjaar, maar onder andere ook nakomende inkoopfacturen in het oude boekjaar kan inboeken. Na verloop van enkele weken kan men dan de nagekomen posten alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar als beginbalansposten. .png?width=403&height=374&name=68e75ba1-2368-4d0b-9138-125103249109%20(2).png)
Indien in het vorige boekjaar debiteuren en/of crediteuren zijn aangemaakt die nog niet aanwezig zijn in het huidige boekjaar dan volgt een foutverslag met daarop de ontbrekende debiteuren en/of crediteuren. Maak dan de ontbrekende debiteuren/crediteuren ook aan in het huidige boekjaar en neem de beginbalans nogmaals over. Ook grootboekrekeningen en kostensoorten/-plaatsen die in het huidige boekjaar niet voorkomen worden op het foutverslag afgedrukt en dienen in het huidige boekjaar alsnog te worden aangemaakt.
Sinds 2021 is er een voorziening in Minox opgenomen die ervoor zorgt dat Minox, bij het aanmaken in het oude boekjaar (terwijl je het nieuwe al hebt aangemaakt) van een nieuwe debiteur, crediteur of grootboek rekening, vraagt of je deze ook wilt aanmaken in het nieuwe boekjaar.
Indien in het nieuwe boekjaar reeds handmatig een beginbalans is geboekt, verschijnt een melding op het beeldscherm. Het is verstandig om, na het uitvoeren van dit programma, te controleren of deze handmatig geboekte beginbalans nog noodzakelijk is.
Voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van dit programma is uiteraard dat er een administratie met hetzelfde nummer aanwezig is waarin de gegevens van het vorig boekjaar staan.
Het opnieuw overnemen van de beginbalans neemt alleen de wijzigingen mee die je in het oude boekjaar nog hebt aangebracht nadat je het nieuwe boekjaar al had aangemaakt. Boekingen die je in het nieuwe boekjaar hebt gemaakt, worden bij deze actie ongemoeid gelaten.
Het verdient aanbeveling, om in je administratie onder Beheer | Instellingen de instelling "Melding geven opnieuw overnemen beginbalans" aan te zetten. Deze instelling zorgt ervoor, dat bij het openen van de administratie in het meest recente boekjaar gekeken wordt of er in het vorige boekjaar nog wijzigingen zijn geweest die invloed hebben op de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Als je deze instelling hebt aangevinkt krijg je bij het openen van het meest recente boekjaar dan de vraag of je de beginbalans opnieuw wilt overnemen. Op deze manier vergeet je niet om wijzigingen die meegenomen moeten worden door te voeren naar het nieuwe boekjaar. Klik op het informatie icoontje achter deze instelling voor meer informatie.
Instellingen
Vorig boekjaar
Boekjaar
Het vorig boekjaar wordt automatisch door het programma weergegeven (huidige boekjaar -1) en kan niet worden gewijzigd.
Subadministratie
Subadministratie overnemen (openstaande posten)
De openstaande posten van de subadministratie (debiteuren en crediteuren) van het vorig boekjaar worden in het huidige boekjaar overgenomen.
Saldi van de subadministratie bewaren
Alleen als de optie "Subadministratie overnemen" wordt uitgeschakeld, is het mogelijk om hiervoor te kiezen. De saldi van de subadministratie zoals die nu aanwezig zijn in de huidige administratie, blijven dan bewaard.
Balansrekeningen
Saldi van alle balansrekeningen overnemen
De eindsaldi van de grootboekrekeningen (met de Balans/WV-code = Balans) van het vorig boekjaar worden in het huidige boekjaar overgenomen in de beginbalans. Deze saldi staan in een dagboek met de soort BS en kunnen niet worden gemuteerd.
Uitsluitend saldi van Kas- en Bankrekeningen overnemen
De eindsaldi van de dagboeken met de soort Kas en Bank van het vorig boekjaar worden in het huidige boekjaar overgenomen in de beginbalans. Dit gebeurt al automatisch indien gekozen is voor "Saldi van de balansrekeningen overnemen". Maar als het niet wenselijk is om alle saldi over te nemen, maar wel die van de Kas- en Bankrekeningen dan kan dus deze optie "Uitsluitend saldi van Kas- en Bankrekeningen overnemen" worden gebruikt.
Saldi van de grootboekrekeningen bewaren
Alleen als de bovenstaande opties (Saldi van alle balansrekeningen en Uitsluitend Saldi van Kas- en Bankrekeningen) hierboven niet zijn aangevinkt, is het mogelijk om hiervoor te kiezen. De saldi van de grootboekrekeningen zoals die nu aanwezig zijn in de huidige administratie, blijven dan bewaard.
Kostensoorten/-plaatsen
Totalen van de kostensoorten/-plaatsen overnemen
Indien u het eindsaldo van de kostenplaatsen opnieuw in het huidige jaar wilt overnemen als beginsaldo dan dient u deze optie aan te vinken. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als de kostenplaatsen als projecten worden gehanteerd.
Saldi van de kostensoorten/-plaatsen bewaren
Alleen als de optie "Totalen van de kostensoorten/-plaatsen overnemen" wordt uitgeschakeld, is het mogelijk om hiervoor te kiezen. De saldi van de kostensoorten/-plaatsen zoals die nu aanwezig zijn in de huidige administratie, blijven dan bewaard.
Totalen geblokkeerde kostenplaatsen overnemen
Als je de totalen van geblokkeerde kostenplaatsen wenst over te nemen, moet deze optie worden aangevinkt.
De totalen van de kostensoorten/-plaatsen kunnen alleen worden overgenomen indien bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar ook voor deze optie is gekozen. Indien bij het aanmaken van een nieuw boekjaar ervoor is gekozen om deze totalen niet over te nemen, is deze optie bij Opnieuw overnemen beginbalans niet beschikbaar.
Er kan worden gekozen voor:
Van het vorig - en het huidig boekjaar
Wens je de totalen over te nemen voor geblokkeerde kostenplaatsen van het huidige én het vorige boekjaar, kies je voor deze optie.
Alleen van het vorig boekjaar
Voor kostenplaatsen die in het vorig boekjaar zijn geblokkeerd, worden de totalen in het huidige boekjaar overgenomen. Geblokkeerde kostenplaatsen uit het vorige boekjaar die nog niet aanwezig zijn in het huidige boekjaar, worden automatisch aangemaakt.
Alleen van het huidig boekjaar
Voor kostenplaatsen die in het huidig boekjaar zijn geblokkeerd, worden de totalen van het vorige boekjaar overgenomen.
Budget
Saldi van de WV-rekeningen overnemen in de rubriek budget
Door het aanvinken van deze optie wordt voor alle WV-rekeningen het eindsaldo overgenomen in de rubriek Budget. Hierdoor is het mogelijk om de cijfers van het vorige boekjaar te vergelijken met het huidig boekjaar.
Huidige administratie
Administratienr.
Het administratienummer wordt automatisch gevuld met het nummer van de huidige administratie.
Boekjaar
Het boekjaar wordt automatisch gevuld met het boekjaar van de huidige administratie.