Taken | Incasso

tab Grootboek

De grootboekrekening Incasso moet zijn ingevuld. Deze (tussen)rekening wordt gebruikt om het saldo van alle incasso-opdrachten tegen te boeken. Zodra de incasso's zijn verwerkt bij de bank, wordt het saldo weer tegengeboekt op deze rekening in het betreffende bankboek. Indien je ook gebruik maakt van het programma Automatische betalingen, mag daarvoor desgewenst dezelfde tussenrekening worden gebruikt. De rekening wordt ook wel "Gelden onderweg" genoemd.

tab Bank

Om een incassobestand te kunnen maken, dien je het Incassant-ID in te toetsen in de basisgegevens. Een Incassant-ID ontvangt je van je bank bij het afsluiten van een incassocontract. Je incasseert altijd met hetzelfde Incassant-ID, ook als je voor incasso's meerdere rekeningen bij verschillende banken gebruikt.

Voor elk incassotype, dien je een aparte betalingsconditie aan te maken. Zie voor een uitgebreidere beschrijving Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities.

Type mandaat

Voor de module Incasso, is het noodzakelijk dat je vastlegt wat voor soort mandaat het betreft.

De volgende types zijn mogelijk:

• Eenmalige machtiging / Europese Incasso

• Doorlopende machtiging / Europese Incasso

• Eenmalige machtiging /  Zakelijke incasso

• Doorlopende machtiging / Zakelijke Incasso

Kredietbeperking/Betalingskorting

Deze velden zijn niet van toepassing bij de module Incasso. Een combinatie van kredietbeperking en/of betalingskorting met een Incasso-betalingsconditie is niet mogelijk.

tab Financieel

Geef hier de betalingsconditie in die voor de incasso's kan worden gebruikt. Deze betalingsconditie kun je gebruiken als selectie-criterium bij het maken van een incassovoorstel.

Het is belangrijk om, middels de betalingsconditie, een onderscheid te maken tussen de te incasseren debiteuren en de overige debiteuren.

tab Bank

IBAN

Het International Bank Account Number, afgekort IBAN, is het (internationaal) bankrekeningnummer.
Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN bestaat uit een landcode (twee letters), een controlegetal (twee cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

Het IBAN staat dus voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst. 

BIC 1

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt bij grensoverschrijdend betalingsverkeer om een bank te identificeren.
De BIC van de debiteur kan hier worden ingetoetst. Voor een aantal IBAN kan Minox de BIC automatisch bepalen.

IBAN en BIC zijn van belang indien uw werkt met Minox Automatische betalingen, Verwerking bankmutaties en/of Incasso.

Naam bank

Hier is een vrije omschrijving van de banknaam mogelijk.

Plaats bank

Hier is een vrije omschrijving van de bankplaats mogelijk. Het veld wordt automatisch in hoofdletters opgeslagen.

Incasso blokkeren

Wil je een debiteur uitsluiten voor incasso, dan kun je dit opgeven in de rubriek Incasso blokkeren:

	Indien bijvoorbeeld de debiteur of de bank aangeeft dat er niet meer geïncasseerd mag worden, dient dit veld te worden aangevinkt.
	Er mogen incasso-opdrachten plaatsvinden voor deze debiteur.

IBAN en BIC

Controleer of bij alle dagboeken van het type Bank, het IBAN en de BIC zijn ingevuld. Bij het aanmaken van de definitieve incasso-opdracht kun je uit deze nummers het IBAN kiezen, waarvan het bedrag afgeschreven moet worden.

Dagboek Automatische Betalingen

Maak een dagboek aan voor de Incasso. Het Soort dagboek moet Memoriaal zijn. De grootboekrekening die aan het dagboek gekoppeld wordt, is een tegenrekening. Dit mag niet dezelfde rekening zijn als de tussenrekening die is opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Een reeds bestaand Memoriaal-dagboek (bijvoorbeeld dat van de Automatische betalingen) voor de Incasso gebruiken, is mogelijk.

Onderhoud | Debiteuren | knop Mandaten

Door te kiezen voor Mandaten worden de mandaten van de debiteur geopend. 

Om een incasso te kunnen uitvoeren, moet de debiteur een machtigingsformulier ondertekenen. Daarmee geeft de cliënt toestemming aan je bedrijf en aan zijn bank om een of meerdere incasso’s te laten uitvoeren.

Op het machtigingsformulier voor de Euro-incasso zijn de volgende gegevens verplicht:

• Het woord SEPA in de titel van de Euro-incassomachtiging.

• Je naam, adres, woonplaats en land.
  Het land hoeft alleen te worden vermeld als het bedrijf in het buitenland gevestigd is.

• Je Incassant-ID (zie Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie → tab Bank).

• Het machtigingskenmerk.

• Verklaring van het type machtiging met vermelding van de bijbehorende terugboekingstermijn.

• Naam, adres en woonplaats van de debiteur.

• IBAN en BIC van de debiteur.

• Plaats en datum van ondertekening.

• Handtekening van de debiteur. 

De getekende machtiging legt je vast in het mandaatregister van de debiteur.

Navigatie

Navigeren door de mandaten kan met behulp van de pijltoetsen.

	Je kunt naar het eerste mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste mandaat staat.
	Je kunt naar het vorige mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste mandaat staat.
	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar het volgende mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste mandaat staat.
	Je kunt naar het laatste mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste mandaat staat.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Knoppen

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt in de mandaten.

Knop	Omschrijving
	Aanmaken Een nieuw mandaat maken.
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt mandaat.
	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt mandaat. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw mandaat gestart.
	Document inzien Deze knop is zichtbaar indien er een koppeling van het huidige mandaat met een document aanwezig is.  Een document dat reeds is aangemaakt met een bepaalde applicatie (bijvoorbeeld Word), kan door middel van deze knop opnieuw worden opgevraagd in die applicatie. Desgewenst kunnen er wijzigingen worden aangebracht. Een incassant moet op verzoek van de debiteur of de bank, een kopie van de machtiging kunnen verstrekken.
	Document koppelen Door te kiezen voor Koppelen document wordt het huidige mandaat aan een document gekoppeld.
	Annuleren Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een record. Ook het aanmaken van een nieuw record wordt hiermee ongedaan gemaakt. Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.
	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen. Het te verwijderen record dient eerst te worden geselecteerd. Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Debiteurennummer en naam

Het nummer en de naam van de debiteur worden automatisch weergegeven.

Volgnr.

Het volgnummer begint met 1 en wordt bij ieder mandaat automatisch met 1 opgehoogd.
Het is niet mogelijk om zelf het nummer aan te passen.

Het volgnummer wordt gebruikt bij het bepalen van het (standaard) machtigingskenmerk dat wordt afgedrukt op de factuur. Derhalve is het niet raadzaam regels te verwijderen.
Het machtigingskenmerk wordt ook opgenomen in het incassobestand dat naar de bank wordt gezonden. Doordat het debiteurennummer en het volgnummer zijn opgenomen in het machtigingskenmerk is het altijd mogelijk om een incasso terug te vinden in het mandaatregister.

Actief

Type

Je selecteert hier een van de volgende typen:

Soort

Je selecteert hier een van de volgende soorten:

Datum ondertekening

Elke machtiging moet worden voorzien van een datum van ondertekening.
Standaard staat hier de datum 01-11-2009. Deze datum dient u te gebruiken voor alle bestaande machtigingen.

Voor nieuwe machtigingen toets je hier de datum in waarop deze zijn ondertekend.

Plaats ondertekening

Je dient hier de plaatsnaam in te toetsen die de debiteur heeft ingevuld op de machtiging bij "Plaats ondertekening".

Standaard staat hier de plaatsnaam zoals die is ingegeven bij het Postadres van de debiteur. Het is mogelijk om deze te wijzigen.

1-ste DM *

Eerste van een Doorlopende Machtiging

1-ste datum *

Dit veld is alleen van toepassing indien bij "Eerste Doorlopende machtiging" (1-ste DM) Ja is ingevuld. Zodra de eerste doorlopende machtiging is verwerkt door het programma Taken | Incasso, wordt hier de datum van de incasso ingevuld.

Bij een Eenmalige Machtiging is dit veld niet van toepassing en dus niet te wijzigen. Ook bij eventueel nog volgende doorlopende machtigingen is dit veld niet meer van toepassing.

Datum incasso

Zodra de machtiging is verwerkt door het programma Taken | Incasso, wordt hier de datum van de incasso ingevuld. 

Door diverse redenen is het mogelijk dat na het voltooien in het Minox Incasso, het bestand niet wordt verzonden naar de bank. In dat geval mag je de datum zelf verwijderen of aanpassen.

Kenmerk machtiging

Default wordt het kenmerk ten behoeve van de machtiging als volgt opgebouwd: XXXXX-YYYY

Waarbij:
XXXXX = het debiteurennummer
YYYY = het mandaat-volgnummer

Het is mogelijk om het kenmerk aan te passen aan je eigen wensen. Belangrijk is dat het kenmerk uniek is voor ieder mandaat dat wordt ingetoetst.

Het "Kenmerk machtiging" wordt tevens op de factuur afgedrukt. Op de factuur wordt het machtigingskenmerk voorafgegaan door de Incassant-Id (zoals ingevuld in de tab Bank van Basisgegevens administratie).

Afdrukken

Mandaten kunnen worden afgedrukt met het programma-onderdeel Afdrukken | Debiteuren | Mandaatregister.

Selectie

Rekeningnr. Van - T/m

De selectie die kan worden ingegeven is afhankelijk van de gekozen Volgorde. De gekozen volgorde bepaalt of de selectie op nummer (Debiteurennummer) of op alfabet (Zoeksleutel 1, Zoeksleutel 2 of Zoeksleutel 3) moet worden ingegeven.

Standaard worden geen debiteuren in het voorstel opgenomen die voor incasso zijn geblokkeerd. Zie ook het tabblad Bank in Onderhoud | Debiteuren.

Datum t/m

Afhankelijk van de keuze die is gemaakt bij de Datumselectie, wordt hier de Vervaldatum of de Incassodatum ingetoetst.

Normaliter gebruik je hier de Incassodatum (uitgaande van een factuur die is gemaakt in Minox). Voor het aanbieden van incasso-opdrachten bij de bank, is het van groot belang dat je de precieze datum gebruikt die je hebt vermeld op de pre-notificatie (Minox factuur).

Een aantal dagen voor de gewenste uitvoerdatum (Incassodatum) dien je het programma Taken | Incasso uit te voeren om een bestand aan te kunnen leveren aan de bank.
Je dient hier dus een toekomstige datum in te toetsen. Meestal ligt die datum 1 of 2 dagen verder dan de dag van vandaag.

Het is belangrijk dat je op de hoogte bent van de juiste termijnen en voorwaarden voor het gebruik van Minox Incasso. Raadpleeg hiervoor je bank.

Betalingsconditie

Wil je alleen debiteuren met een bepaalde betalingsconditie selecteren, dan kun je dat in deze rubriek Betalingsconditie ingeven.

Met name bij het gebruik van een aparte betalingsconditie per type machtiging, is dit wenselijk.

Er zijn vier mandaattypes mogelijk.

De gekozen betalingsconditie bepaalt derhalve de selectie bij Soort en Type.

Bij het aanmaken van een Incassovoorstel wordt de betalingsconditie gehanteerd die is gebruikt bij het maken van de factuur (en het aanmaken van de openstaande post van de debiteur). Wordt later de betalingsconditie van de debiteur gewijzigd in de basisgegevens, dan heeft dat geen effect op de reeds gemaakte post. 
Is het noodzakelijk om achteraf de betalingsconditie van een openstaande post aan te passen, dan is dat mogelijk in de tab Openstaande posten van het programma Opvragen | Debiteuren. 

Volgorde

Er kan worden gekozen voor:

• Rekeningnummer (= Debiteurennummer)

• Sleutel 1 (= Naam debiteur)

• Sleutel 2 (= Plaats debiteur)

• Sleutel 3 (= "Vrij")

De gekozen volgorde bepaalt of de selectie op nummer (Debiteurennummer) of op alfabet (Zoeksleutel 1, 2 of 3) moet worden ingegeven. Tevens worden in het tabblad Betalingsvoorstel de posten in deze volgorde weergegeven.

Overnemen als betalingskenmerk

Door de volgende rubrieken aan of uit te zetten, kun je zelf het uiteindelijke betalingskenmerk bepalen:

• Factuurnummer

• Omschrijving

• Debiteurennummer

Afhankelijk van de boekingsmethode die je hanteert zal het factuurnummer van een verkoopfactuur in de rubriek "Factuurnummer" staan of in de rubriek "Omschrijving".

Door ook "Debiteurennummer" aan te vinken ben je dus in staat om de bekende combinatie Debiteurennummer / Factuurnummer als betalingskenmerk te hanteren.

Type en Soort

Per Type en Soort kun je één bestand aanmaken (zie Betalingsconditienummer). De gekozen betalingsconditie bepaalt direct de selectie van Type en Soort .

Datumselectie

Er kan worden gekozen voor: 
Vervaldatum of Incassodatum

Standaard is de ingetoetste "Datum t/m" een precieze incassodatum. Desgewenst kun je hier van afwijken en een Vervaldatum gebruiken.

Geblokkeerde posten meenemen in voorstel

In de tab Openstaande posten van Opvragen | Debiteuren is het mogelijk om posten te blokkeren. Door het aanvinken van de optie "Geblokkeerde posten meenemen in voorstel" kun je aangeven dat je deze geblokkeerde posten wel in het incassovoorstel wenst mee te nemen.

Knoppen:

	OK Door te kiezen voor OK wordt met de huidige selecties het tabblad Voorstel geopend.
	Annuleren Klik op Annuleren om het onderdeel Automatische betalingen af te sluiten.

Voorstel

Nadat in het tabblad Selectie voor OK is gekozen, verschijnt dit tabblad op scherm. Er is dan een incassovoorstel aangemaakt op basis van de ingegeven selectie.

Wanneer reeds een voorstel aanwezig is, volgt de vraag: "Er is reeds een bestaand voorstel. Opnieuw aanmaken?"
Indien voor Nee is gekozen, blijft het oude voorstel bewaard en wordt er geen gebruik gemaakt van de ingegeven (nieuwe) selecties.

Indien de laatste keer dat er gebruik is gemaakt van het programma Incasso, niet is gekozen voor Verwerken maar voor Sluiten, verschijnt direct dit tabblad op scherm met daarin het laatste incassovoorstel.

Modus

In het voorstel is het mogelijk om mutaties in te voeren of te bekijken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de bewerkingsmodus en opvraagmodus.

• Bewerkingsmodus:
  De bovenste regel in het scherm is de regel waarin je mutaties wijzigt of invoert. 

   

  

   

• Opvraagmodus:
  In de opvraagmodus kunnen de regels van het incassovoorstel worden bekeken. Met behulp van de navigatietoetsen kun je zich door de mutaties bewegen. U kunt naar de bewerkingsmodus door te kiezen voor Aanmaken.

   

Navigatie

Navigeren door de regels van het Incassovoorstel kan met behulp van de pijltoetsen.

	U kunt naar de eerste regel van het voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de eerste regel staat.
	U kunt naar de vorige regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de eerste regel staat.
	De huidige regel in dit geval 83) en het totaal aantal regels (186) worden automatisch weergegeven.
	U kunt naar de volgende regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de laatste regel staat.
	U kunt naar de laatste regel van het voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de laatste regel staat.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Knoppen

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt in het incassovoorstel.

Knop	Omschrijving
	Aanmaken Er wordt een nieuwe regel aangemaakt. Openstaande posten die handmatig aan het incassovoorstel worden toegevoegd, worden automatisch opgenomen volgens de gekozen sortering (zie tab Selectie). Door gebruik te maken van de functietoets <F4> bij Debiteurennr. en/of Factuurnr. kun je een openstaande post selecteren die nog niet geïncasseerd is. U kunt ook nieuwe incasso's aan het voorstel toevoegen. Er wordt dan een negatieve openstaande post gecreëerd met het door u ingegeven factuurnummer. Debiteuren die geblokkeerd zijn kunnen niet aan het voorstel worden toegevoegd (zie tabblad Bank in Onderhoud → Debiteuren).
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel.
	Opslaan en Nieuwe regel Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuwe regel gestart.
	Document inzien Deze knop is zichtbaar indien er een koppeling van de huidige boekingsregel met een document aanwezig is.  Een document dat reeds is aangemaakt met een bepaalde applicatie (bijvoorbeeld Excel), kan door middel van deze knop opnieuw worden opgevraagd in die applicatie. Desgewenst kunnen er wijzigingen worden aangebracht.
	Annuleren Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een regel. Ook het aanmaken van een nieuwe regel wordt hiermee ongedaan gemaakt. Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.
	Verwijderen regel Een reeds opgeslagen regel verwijderen. De te verwijderen regel dient eerst te worden geselecteerd. Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.
	Filters Met behulp van een filter kan worden bepaald welke regels men wenst te zien:   Door het instellen van een filter met bijv. alleen de Ongeldige regels, is het gemakkelijk om te bekijken welke regels nog bewerkt moeten worden.

	Afdrukken Door te kiezen voor Afdrukken, wordt een Voorlopig incassovoorstel afgedrukt. Er kan worden gekozen voor: Standaard: portrait overzicht (staand) Uitgebreid: landscape overzicht (liggend)
	Verwerken Klik op verwerken indien de regels akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in het bestand voor de bank. Automatisch wordt het onderdeel Verwerken opgestart.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Info

Bovenin het scherm staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening:

Omschrijving rekeningnr.

Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, tref je hier informatie aan:

Memo

Indien in de basisgegevens van de debiteur het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.

Openstaande post info

Bewerkingsmodus: Regel bewerken

In de bewerkingsmodus, wordt een onderscheid gemaakt tussen het wijzigen van een bestaande incasso of het aanmaken van een nieuwe incasso.

Status

Aan het begin van de regel, wordt door middel van (de kleur van) de status informatie gegeven over de incasso.

Status	Beschrijving
	Akkoord Deze incasso kan worden verwerkt.
	Ongeldig Deze incasso kan niet worden verwerkt. De reden hiervan wordt vermeld in de kolom Opmerking.
	Geblokkeerd Deze incasso kan niet worden verwerkt. De post is geblokkeerd. Desgewenst kan men deze blokkade opheffen in de tab Openstaande posten van Opvragen Debiteuren.
	Creditnota's Een creditnota kan niet worden verwerkt. Creditnota's worden wel in het incassovoorstel meegenomen, zodat je ze eventueel kunt verrekenen. Ze worden nooit in de definitieve incasso-opdracht opgenomen en mogen dus in het incassovoorstel blijven staan. Na de definitieve verwerking van de incasso-opdracht dien je verrekende creditnota's alsnog in het dagboek Memoriaal af te boeken. Het is dan ook raadzaam om creditnota's vooraf te verrekenen, zodat ze niet meer in het incassovoorstel worden opgenomen. Indien bij de facturering voor een afwijkende betalingsconditie is gekozen (dus niet die van de incasso), zal de creditnota niet in het voorstel verschijnen. Als er bij een incasso een creditfactuur wordt verrekend, dan wordt deze verrekening in het SEPA-bestand bij het restbedrag in het betalingskenmerk vermeld.

Debiteurennr.

		Omschrijving
	"Nummer"	Bij het aanmaken van een nieuwe incasso, kan hier direct een debiteurennummer worden ingegeven. Wijzigen in een bestaande regel is niet mogelijk.
	"Zoektekst"	Door niet een nummer, maar een zoektekst in te geven, kan direct worden gezocht in de tabel Debiteuren. De zoektekst dient u te bevestigen met de functietoets <F4> of door te klikken op . Dit is alleen mogelijk bij het aanmaken van een nieuwe regel.
		Door gebruik te maken van de icoon Zoeken, wordt eerst een venster weergegeven waarin kan worden aangegeven waarnaar u wenst te zoeken:

Naam

De naam zoals deze is ingevuld in de basisgegevens van de debiteur. Aanpassen van de naam is mogelijk.

Factuurnr.

Hier kan direct een factuurnummer worden ingegeven van een openstaande post van een debiteur. 

		Omschrijving
		Selecteren van de lijst van openstaande posten van de debiteur.

Nieuwe incasso's:
Je kunt ook nieuwe incasso's aan het voorstel toevoegen. Er wordt dan een negatieve openstaande post gecreëerd met het ingegeven factuurnummer.

Boekstuknr.

Dit is het boekstuknummer van de openstaande post. Het boekstuknummer kan niet worden aangepast.

Alleen indien in de basisgegevens van het verkoopdagboek het boekstuknummer is vrijgegeven, staat hier een (afwijkend) intern boekstuknummer.
Is dat niet het geval, dan staat hier hetzelfde nummer als in de kolom factuurnummer.

Factuurdatum en Vervaldatum

Deze velden worden automatisch weergegeven en kunnen niet worden aangepast.

Incasso

In deze kolom staat het te incasseren bedrag. Het is mogelijk om hier het bedrag aan te passen. Daardoor ontstaat een deel-incasso. Je ziet in dat geval bovenin het scherm in het veld "Restant" het bedrag dat overblijft.

Betalingskenmerk

Het betalingskenmerk is afhankelijk van de gekozen opties in de tab Selectie. Daar kan worden gekozen voor Factuurnr., Omschrijving en/of Betalingskenmerk. Het is mogelijk om hier het betalingskenmerk alsnog aan te passen.

IBAN

Hier staat het IBAN zoals dat is ingevuld in de tab Bank van de debiteurenkaart. Het is mogelijk om het IBAN hier aan te passen.

BIC

Hier staat de BIC zoals dat is ingevuld in de tab Bank van de debiteurenkaart. Het is mogelijk om de BIC hier aan te passen.

Plaats

De plaats zoals deze is ingevuld in de basisgegevens van de debiteur. Aanpassen van de plaats is mogelijk.

Opmerking

In dit veld staan opmerkingen en/of meldingen met betrekking tot de incasso.

In deze kolom verschijnen belangrijke mededelingen zoals:

Volgorde

De volgorde die is gekozen in het tabblad Selectie (Rekeningnummer of Zoeksleutel 1, 2 of 3) wordt in deze kolom weergegeven. 

:

Verwerken Klik op verwerken indien de regels akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in het bestand voor de bank. Automatisch wordt dan het onderdeel Verwerken opgestart. Desgewenst kan eerst een Voorlopig incassovoorstel worden afgedrukt.

Incasseren op rekening

Hier kun je een van de bankrekeningen selecteren die zijn ingegeven in het veld IBAN van het tabblad Kas/Bank van Onderhoud | Algemeen | Dagboeken.

Het veld IBAN dient reeds te zijn ingevuld in de basisgegevens van het betreffende dagboek. Het is niet mogelijk om dat in het programma Automatische betalingen in te toetsen.

Vaste omschrijving

Het programma geeft aan elke incasso-opdracht een betalingskenmerk mee bestaande uit het debiteurennummer en het factuurnummer. Indien je een aanvullende omschrijving aan de incasso's wilt meegeven, dan kun je in dit veld deze tekst ingeven.

Dagboekcode

Bij de dagboekcode selecteer je het dagboek voor incasso. Heb je al eerder een voorstel verwerkt, dan staat hier het dagboek al ingevuld. Alleen een dagboekcode met de soort Memoriaal kan worden geselecteerd.

Uitvoeringsdatum

De uitvoeringsdatum geldt voor alle incasso's in het bestand en geeft aan op welke datum de incasso's uitgevoerd moeten worden. Default staat hier de datum die ook in het tabblad Selectie is ingegeven bij het veld "Datum t/m". Indien de datum wordt gewijzigd in een datum die niet overeenstemt met het Periodenummer, vraagt Minox of dit dient te worden aangepast:

 

Periodenr.

Het periodenummer heeft betrekking op de verwerking van de journaalposten in de financiële administratie. Nadat het incassobestand is aangemaakt, worden alle openstaande posten afgeboekt en tegengeboekt op de rekening Incasso uit de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Posten comprimeren

Indien je deze optie aanvinkt, ontvang je van de bank slechts één regel terug met daarin het afgeschreven bedrag. Je ontvangt dan geen specificatie van de verschillende regels.

Overnemen bankrekeningnr.

Wil je je relaties ook kunnen informeren van welke bankrekening (in het verleden) is afgeschreven, dan vink je deze optie aan. Het bankrekeningnummer wordt dan in de omschrijving van de journaalpost geplaatst.

Je vindt deze informatie terug in de tab Mutaties van Opvragen | Debiteuren.

Klik Op Annuleren indien je het aanmaken van een incassobestand wenst te annuleren.

Klik op OK om het incassobestand aan te maken. Het volgende venster verschijnt op je beeldscherm:   Kies voor "Bestand opslaan" en klik op OK om het betaalbestand met daarin de betaal-opdrachten op te slaan. Het is afhankelijk van (de versie van) de webbrowser, waar het incassobestand wordt geplaatst: Google Chrome: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst. Microsoft Edge: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst. Internet Explorer: Nadat het bestand is aangemaakt, wordt de gelegenheid geboden om het bestand op te slaan. Indien wordt gekozen voor Opslaan als, is het mogelijk om een locatie aan te geven. Mozilla Firefox: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst. Apple Safari: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst.

Afdrukken Incassostaat

Nadat is gekozen voor OK kan op de Definitieve Incassostaat worden bekeken welke incasso's in het incassobestand zijn opgenomen.

 

Verwerking

De openstaande posten worden door Minox automatisch afgeboekt en vervolgens tegengeboekt op de rekening Incasso die is opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Bij iedere openstaande post wordt het veld Incassodatum gevuld. Dit kun je raadplegen in de tab Openstaande posten van Opvragen | Debiteuren.

Onderhoud Mandaten

Nadat het incassobestand is aangemaakt, worden er automatisch wijzigingen gedaan in het mandaatregister.

Eenmalige machtiging:
Zodra een mandaat van een Eenmalige machtiging is geïncasseerd, wordt automatisch in het mandaat N(ee) ingevuld bij het veld Actief. 

Doorlopende machtiging: 
Indien een mandaatregel van een Doorlopende machtiging niet meer van toepassing is, dien je zelf bij het veld Actief N(ee) in te geven.

Storneringen: 
Een stornering (storno of stornoboeking) of terugboeking is het terugdraaien van een automatische incasso.
Indien de debiteur een incasso heeft laten storneren door de bank, kun je de incasso opnieuw aanbieden.

Bij een eenmalige machtiging, dien je een nieuwe regel aan te maken in Onderhoud |Debiteuren | Mandaten.

Bij de eerste doorlopende machtiging, kun je -afhankelijk van de reden(*) van stornering-de volgende velden van het bestaande mandaat aanpassen:

• Eerste Doorlopende Machtiging

• Eerste datum

• Datum incasso

In beide gevallen dien je zorg te dragen voor een (nieuwe) pre-notificatie.

(*) Raadpleeg hiervoor je bank.