Je hebt debiteuren die je iedere maand, of kwartaal voor dezelfde artikelen of diensten factureert. Je kunt natuurlijk iedere keer een nieuwe factuur maken. OF je gebruikt de abonnementen module en hoeft de facturen alleen opnieuw te verwerken.
|
|
Deze Quick Guide is een aanvulling op de informatie over Taken | Facturering ,waar het vooral over eenmalige facturen gaat, maar wel de basis van facturatie wordt besproken Zie ook onze instructie video met een uitleg over het instellen van de facturatiemodule |
Basisgegevens
Om gebruik te kunnen maken van de abonnement module, moet de administratie eerst voor abonnementen worden ingericht. De volgende onderdelen moeten worden ingevuld of gecontroleerd:
Ga naar Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie |tab Documenten
- Controleer de layout van de nieuwe abonnement bevestiging.
- Pas dit document naar eigen inzicht aan.
- In de tab Voet kan optie "Onderdrukken financiële gegevens" worden aangezet. In dat geval wordt er geen sluitbalk met totaalbedragen onder aan het document afgedrukt.
Tip: Bij het onderwerp voor het verzenden van de documenten per mail kunnen de volgende variabelen worden gebruikt: <FACTUURNR> en <ABONNEMENTNR>
Ga naar Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | tab Verkoop
- Vul het eerste abonnement nummer in. Deze wordt automatisch met 1 opgehoogd bij het aanmaken van een nieuw abonnement.
Ga naar Onderhoud | Debiteuren
- Bepaal voor je debiteuren voor elk document of het weergegeven of gemaild moet worden (of beide). De instelling voor Abonnement (1) in dit tabblad betreft de abonnementsbevestiging. Hoe je de factuur die uit het Abonnement voortkomt wilt verwerken leg je vast bij de instelling voor de factuur in dit tabblad (2) .
- Wanneer geen e-mailadres wordt ingevuld, dan wordt het algemene e-mail adres van de debiteur gehanteerd.
- Het is mogelijk om aan een document één extra document te koppelen. Als de optie “Bijlage” wordt aangevinkt, dan wordt dit bijlage-document mee gemaild met het betreffende hoofd-document.
Abonnementen aanmaken en versturen
De module Abonnement kan worden gebruikt voor het terugkerend factureren voor dezelfde diensten of goederen.
- Maak hiervoor een nieuw abonnement aan via Taken | Facturering en kies bij "Naar document" voor "Abonnement".
Vul de datum in waarop je het abonnement voor de eerste keer wilt factureren, vul de eerste factuurdatum en de einddatum van het abonnement in en kies de frequentie waarmee het abonnement gefactureerd moet worden.
Voorbeeld:
Let op: een einddatum is noodzakelijk, omdat Minox deze als hij niet is ingevuld leest als 00-00-0000. Deze "datum" ligt natuurlijk altijd vóór de begindatum van het abonnement en er kunnen dan geen facturen worden aangemaakt.
- Bij het voor de eerste keer verwerken van het abonnement, volgt eerst een abonnementen-bevestiging. Daarna kan het abonnement opnieuw worden geopend en staat de rubriek “Naar document” ingesteld op “Factuur”.
Het abonnement kan nu voor de eerste keer worden verwerkt als factuur. In tegenstelling tot (eenmalige-) facturen of orders, blijft een abonnement bestaan en kan telkens opnieuw als factuur worden verwerkt.
Bestaande abonnementen
Bestaande abonnementen kunnen via een uitgebreid zoekscherm (F4 of vergrootglas in de rubriek Debiteurnummer) worden opgezocht.
Via de zoekcode C vind je concept documenten. Via de zoekcode TAB vind je de nog te verwerken Abonnementen. De status AB is voor bestaande abonnementen.
Een (abonnements-) Factuur kan, als je het document nogmaals wilt afdrukken of mailen, terug worden gezet naar de eerdere abonnement status. Je selecteert het de te maken factuur (TAF) en zet de status terug naar “Abonnement”.
Rapportage | Onderhanden verkopen, voor het exporteren van een overzicht van al je abonnementen:
Hiermee kun je een overzicht (in Excel-formaat) maken van alle actuele abonnementen. Vooraf selecteer je welke documenten en welke velden je in het overzicht wilt opnemen:
Tip: Wanneer je documenten als concept hebt opgeslagen (nog niet verwerkt), dan hebben ze nog geen documentnummer. Wanneer je bij de selectie kiest voor "Vanaf 0", dan worden dus ook alle concept documenten opgenomen in het overzicht. Wil je uitsluitend verwerkte documenten opnemen, kies dan voor "Vanaf 1".