Herkenningsteksten
Met herkenningsteksten herkent Minox Focus veelvoorkomende bankomschrijvingen automatisch en koppelt deze aan de juiste grootboekrekening. Zo hoef je bij het verwerken van banktransacties niet telkens handmatig een rekening te selecteren voor terugkerende posten, zoals bankkosten of rente.
Gelijk Herkenningsteksten aanmaken, beheren of verwijderen. Kijk dan hier: https://klanten.minox.nl/nl/focus/een-herkenningstekst-aanmaken-en-beheren
Wat kun je met herkenningsteksten doen?
- Een nieuwe herkenningstekst aanmaken en koppelen aan een grootboekrekening
- Optioneel een kostenplaats toevoegen aan een herkenningstekst
- Bestaande herkenningsteksten bekijken en aanpassen
- Zoeken binnen de lijst met herkenningsteksten
- Een herkenningstekst verwijderen die niet meer nodig is
Hoe dragen herkenningsteksten bij aan de herkenning van banktransacties?
Het verwerken van banktransacties in Focus is een zelflerend proces: elke keer dat je een voorstel handmatig aanvult of corrigeert, gebruikt Focus die correctie om toekomstige mutaties beter te herkennen. Daarnaast doorloopt Focus bij elke mutatie een vaste volgorde van gegevens om een match te vinden met een rekening, debiteur, crediteur of openstaande post. Zodra een van deze stappen een match oplevert, stopt Focus met zoeken:
- Herkenningsteksten: staat er in de omschrijving een tekst die is vastgelegd als herkenningstekst
- IBAN tegenrekening: komt het bank of gironummer van de tegenpartij overeen met een debiteur of crediteur
- Naam: komt de naam van de tegenpartij overeen met een debiteur of crediteur
- Rekeningnummer of factuurnummer in de omschrijving: wordt hierin een nummer genoemd dat terug te vinden is bij een debiteur, crediteur of openstaande post
- Automatische Betalingen kenmerk: komt het kenmerk van een eerder verzonden batch automatische betalingen voor in de mutatie
Herkenningsteksten zijn hierbij de eerste en meest directe check, en met name waardevol voor mutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren, zoals PIN-betalingen of vaste automatische afschrijvingen.
Tips voor een specifieke en effectieve herkenningstekst
- Zorg dat gegevens bij debiteuren en crediteuren zo compleet mogelijk zijn ingevuld, met name het IBAN nummer. Hoe meer correcte gegevens er zijn vastgelegd, hoe groter de kans op een juiste match voordat Focus bij herkenningsteksten uitkomt.
- Kies een herkenningstekst die specifiek genoeg is om één debiteur of crediteur te identificeren, bijvoorbeeld een klant of polisnummer, maar niet zo uniek dat de tekst maar één keer voorkomt, zoals een factuurnummer.
- Bij een doorlopende machtiging, bijvoorbeeld voor energie of autolease, blijft de tegenrekening van de leverancier vaak gelijk. Leg deze tegenrekening vast als (extra) herkenningstekst.
- PIN-betalingen, geldopnames en betalingen bij een betaalautomaat beginnen vaak met dezelfde woorden of codes. Ook deze kun je als herkenningstekst vastleggen, zodat ze automatisch op de juiste verzamelrekening worden geboekt.
- Stel bij Instellingen verwerking bankmutaties (tabblad Herkennen) een Maximaal betalingsverschil in, zodat kleine betalingsverschillen automatisch op de standaardrekening worden afgeboekt. Schakel daarnaast bij Matching-regels de opties Datum en bedrag en/of Bedrag in om openstaande posten ook op basis van die gegevens te herkennen.