Een administratie verplaatsen naar een andere licentie
Veelgestelde vragen over het verplaatsen van een administratie in Minox Focus
In dit artikel
- Vraag 1: Kan ik een administratie zelf verplaatsen?
- Vraag 2: Wat gaat er niet mee naar de nieuwe licentie?
- Vraag 3: Wat regel ik voordat ik de administratie verplaats?
- Vraag 4: Hoe verplaats ik de administratie?
- Vraag 5: Wat doe ik na het verplaatsen?
Vraag 1: Kan ik een administratie zelf verplaatsen?
Ja. Je verplaatst een administratie van de licentie van je klant naar je eigen licentie, of andersom van je eigen licentie naar die van je klant. Je maakt hiervoor per boekjaar een back-up en leest die in onder het andere klantnummer.
Opmerking: De administratie mag nog niet bestaan in de licentie waar je de back-up inleest. Bij het inlezen maakt Minox de administratie daar aan. Bestaat de administratie er toch al? Neem dan contact op met support via het Klantenportaal.
Vraag 2: Wat gaat er niet mee naar de nieuwe licentie?
De e-mailhistorie in Dossier | E-mails en het overzicht in Dossier | Documenten zijn gekoppeld aan het klantnummer. Op de nieuwe locatie zijn ze niet meer beschikbaar.
De documenten die bij boekingen en facturen horen, gaan wel mee. Zet daarvoor bij het maken van de back-up de schakelaar Documenten meenemen aan (zie Vraag 4).
Vraag 3: Wat regel ik voordat ik de administratie verplaats?
Stap 1: Verwerk alle openstaande voorstellen
Verwerk eerst alle voorstellen in Realtime & Automatisch en alle banktransacties die nog verwerkt moeten worden. Hoe je dat doet, lees je in Inkoopfacturen verwerken en Banktransacties verwerken.
Stap 2: Verwijder de bankkoppeling
Heeft de administratie een bankkoppeling? Verwijder die dan vóór het verplaatsen.
Ga naar Instellingen | Ondernemersapps. Klik achter de administratie op Gebruikersopties beheren en zet Bankrekeningen koppelen en beheren uit. Klik op Volgende, controleer de e-mail aan de gebruiker en verstuur deze met het groene vinkje.
Meer over dit scherm lees je in Ondernemersapps filteren en beheren.
Stap 3: Verwijder de Scan & Herken mailboxen
Ga naar Inrichting | Boekhouding | Documenten en open het tabblad Aanleveren. Klik onder Mailboxen achter iedere mailbox op het prullenbak-icoon.
Voorzichtig: Er volgt geen bevestigingsvenster. De mailbox wordt direct verwijderd. Na het verplaatsen maak je dezelfde of nieuwe mailboxen opnieuw aan (zie Vraag 5).
Vraag 4: Hoe verplaats ik de administratie?
Stap 1: Maak een back-up van ieder boekjaar
Ga naar Instellingen | Administraties en open de administratie. Klik onder Details bij het boekjaar op het download-icoon en zet Documenten meenemen aan. Klik op Back-up boekjaar.
Je hebt een back-up per boekjaar nodig. Herhaal deze stap dus voor ieder boekjaar. Hoe je de back-up downloadt, lees je in Een back-up maken.
Stap 2: Ga naar de licentie waar de administratie naartoe gaat
- Van je eigen licentie naar die van je klant: klik in het linkermenu op Accountancy Cockpit en klik achter een administratie van je klant op Wisselen van administratie. De administratie opent in een apart tabblad.
- Van de licentie van je klant naar je eigen licentie: ga terug naar je eigen licentie.
Opmerking: Voor de Accountancy Cockpit heb je een Accountants Xtra licentie nodig. Meer hierover lees je in Accountancy Cockpit.
Stap 3: Lees de back-ups in
Ga in de nieuwe licentie naar Instellingen | Administraties. Klik rechtsboven op het menu ... naast Toevoegen en kies Herstel boekjaar. Sleep het back-upbestand in het uploadvak, controleer de gegevens en klik op Herstel boekjaar.
Herhaal dit voor ieder boekjaar. Meer hierover lees je in Een boekjaar herstellen (back-up inlezen).
Stap 4: Verwijder de administratie uit de oude licentie
Controleer eerst of alle boekjaren goed zijn ingelezen in de nieuwe licentie. Verwijder de administratie daarna uit de oude licentie. Hoe dat werkt, lees je in Een administratie verwijderen.
Waarschuwing: Een verwijderde administratie kun je niet terugzetten. Verwijder de administratie pas als je zeker weet dat alles goed is ingelezen.
Vraag 5: Wat doe ik na het verplaatsen?
Stap 1: Koppel de bank opnieuw
Nodig de gebruiker in de nieuwe licentie opnieuw uit via Instellingen | Ondernemersapps. Gebruik hetzelfde e-mailadres. De gebruiker logt in bij Bizcuit via de knop in de uitnodigingsmail. Daarna activeer je de koppeling via Inrichting | Bank | Bankkoppelingen.
Meer hierover lees je in Bankkoppelingen instellen en beheren.
Stap 2: Maak de Scan & Herken mailboxen opnieuw aan
Ga naar Inrichting | Boekhouding | Documenten, tabblad Aanleveren. Klik onder Mailboxen op + Toevoegen, vul de naam in en kies het Type (Auto, Inkoop of Verkoop) en de Herkenningswijze (Realtime of Premium). Sla op met het vinkje.
Meer hierover lees je in Documentherkenning en -verwerking inrichten.