Abonnementen maken en verzenden
Abonnementen maken en verzenden Met een abonnement factureer je terugkerende diensten of artikelen zonder dat je steeds een nieuwe factuur hoeft te maken. Je legt het abonnement één keer vast en zet er per periode een conceptfactuur uit klaar. Je vindt dit onderdeel via Verkoop | Abonnementen.
Wil je eerst weten wat abonnementen zijn en hoe het overzicht werkt?
Lees dan Abonnementen. Wil je voor meerdere abonnementen tegelijk facturen klaarzetten? Zie Abonnementen in bulk beheren.
In dit artikel
Stap 1: Start een nieuw abonnement
Klik in het abonnementenoverzicht op + Toevoegen. Je komt in het scherm Abonnement aanmaken.
Stap 2: Kies de klant
Kies bij Selecteer een klant de klant in het veld Klant. Onder het veld zie je direct de naam, het adres en het e-mailadres van de klant.
Controleer kort of de tenaamstelling klopt en of er een e-mailadres aanwezig is als je de facturen per e-mail wilt versturen.
Stap 3: Vul de abonnementgegevens in
In het midden staan de Abonnementgegevens:
- Abonnementnummer: staat op Concept zolang je het abonnement nog niet hebt opgeslagen
- Betalingsconditie: kies de gewenste betalingsconditie uit de lijst
- Referentie: bijvoorbeeld een contractnummer of omschrijving die je herkent
Stap 4: Stel de looptijd en frequentie in
Rechts staat Looptijd en frequentie:
- Startdatum: de datum waarop het abonnement ingaat
- Einddatum: de datum waarop het abonnement stopt
- Volgende factuurdatum: de datum van de eerstvolgende factuur. Bij het aanmaken van het abonnement moet je dit veld invullen en moet de datum later liggen dan de Startdatum
- Frequentie: hoe vaak je factureert, van Wekelijks tot Jaarlijks
Waarschuwing: Een Einddatum is noodzakelijk. Zonder einddatum kunnen er geen facturen uit het abonnement worden aangemaakt. Loopt het abonnement voor onbepaalde tijd door? Vul dan zelf een einddatum ver in de toekomst in, bijvoorbeeld 31-12-2099.
Opmerking: Na elke klaargezette factuur schuift de Volgende factuurdatum automatisch op volgens de ingestelde Frequentie. Bij Maandelijks wordt 29-09-2026 bijvoorbeeld 29-10-2026.
Stap 5: Voeg regels toe
Onderin werk je in het tabblad Regels. Hier bepaal je wat je per periode factureert.
Klik op Regel toevoegen en kies een artikel, of voer een artikel of omschrijving in. Vul daarna Aantal, Eenheid, Prijs, Datum / Kst.pl. en Btw in. Het veld Totaal wordt automatisch berekend.
Net als bij een factuur kun je via Regel toevoegen ook een omschrijvingsregel of kortingsregel toevoegen. Meer hierover lees je in Facturen maken en verzenden.
Factuurkorting toepassen
Wil je één korting geven op het subtotaal van het abonnement? Klik bovenin op Factuurkorting. Vul een Kortingspercentage of Kortingsbedrag in en klik op Toepassen. De korting geldt voor elke factuur die uit het abonnement wordt klaargezet.
Stap 6: Controleer de totalen
Onderaan bij Totaal staat een pijltje. Klik hierop om de opbouw van het bedrag te zien: Subtotaal, Factuurkorting, Belastbaar, Btw en Totaal.
In hetzelfde deel vind je het veld Memo. Dit is bedoeld voor een interne notitie en komt niet op de factuur.
Stap 7: Tabblad Instellingen gebruiken (optioneel)
In het tabblad Instellingen staan de Prijsinstellingen (zoals Valuta, Btw-instellingen, Prijscode en Omzetcategorie) en de Categorisering (zoals Leveringsconditie, Verzendwijze, Rayon, Vertegenwoordiger en Klantsoort). Deze worden overgenomen van de klant.
Tip: Voor een standaardabonnement hoef je dit tabblad meestal niet aan te passen.
Stap 8: Bijlage toevoegen (optioneel)
n het tabblad Bijlage voeg je één bestand toe dat speciaal voor deze klant is, bijvoorbeeld een contract. De bijlage wordt meegestuurd naar de klant. Klik in het uploadvlak en kies een bestand (PDF, JPG of PNG, maximaal 5 MB). Na het opslaan vind je dit tabblad via Wijzigen.
Opmerking: Wil je een bijlage met elk abonnement meesturen, zoals algemene voorwaarden? Voeg die dan toe in de opmaak van het documenttype Abonnement. Zie Abonnementen.
Stap 9: Opslaan en voorbeeld bekijken
Klik op Opslaan. Het abonnement krijgt nu een Abonnementnummer en staat in het overzicht.
Klik op Voorbeeld en kies E-mailversie of Printversie om de abonnementsbevestiging te bekijken. Vanuit dit venster kun je naar Ga naar opmaak document of het bestand Downloaden.
De abonnementsbevestiging kun je naar de klant sturen als dat nodig is, bijvoorbeeld om het abonnement te laten controleren. Dit is niet verplicht voordat je een factuur klaarzet.
Klopt er iets niet? Klik op Wijzigen, pas het abonnement aan en sla opnieuw op.
Via de drie puntjes rechtsboven heb je nog deze opties:
- Dupliceren: maak een kopie van het abonnement, bijvoorbeeld voor een andere klant met dezelfde regels
- Verzenden blokkeren: blokkeer het abonnement tijdelijk. Het abonnement blijft op Actief staan, maar Factuur klaarzetten is niet meer beschikbaar en bovenin verschijnt een melding. Via hetzelfde menu hef je de blokkering op met Deblokkeer verzenden
- Abonnement verwijderen: verwijder het abonnement. Klik in de melding op Bevestigen
Waarschuwing: Een verwijderd abonnement verdwijnt uit het overzicht en kun je niet terughalen. Facturen die al uit het abonnement zijn klaargezet, blijven bestaan. Wil je tijdelijk geen facturen klaarzetten? Gebruik dan Verzenden blokkeren.
Stap 10: Factuur klaarzetten en verzenden
Klik in het abonnement op Factuur klaarzetten. Vul de Factuurdatum in en klik nogmaals op Factuur klaarzetten.
Je ziet de melding dat het abonnement is verwerkt en dat er een conceptfactuur is klaargezet. De conceptfactuur staat in Verkoop | Facturen. Open de factuur, controleer hem en klik op Verzenden. Meer over de verzendopties lees je in Facturen maken en verzenden.
Opmerking: Het abonnement blijft na het klaarzetten gewoon bestaan. De Volgende factuurdatum schuift automatisch door, zodat je bij de volgende periode opnieuw een factuur kunt klaarzetten.
Tip: Wil je voor meerdere abonnementen tegelijk facturen klaarzetten? Gebruik dan Abonnementen in bulk beheren.