Abonnementen maken en verzenden

Wil je eerst weten wat abonnementen zijn en hoe het overzicht werkt? Lees dan Abonnementen. Wil je voor meerdere abonnementen tegelijk facturen klaarzetten? Zie Abonnementen in bulk beheren.

In dit artikel

• Stap 1: Start een nieuw abonnement

• Stap 2: Kies de klant

• Stap 3: Vul de abonnementgegevens in

• Stap 4: Stel de looptijd en frequentie in

• Stap 5: Voeg regels toe

• Stap 6: Controleer de totalen

• Stap 7: Tabblad Instellingen gebruiken (optioneel)

• Stap 8: Bijlage toevoegen (optioneel)

• Stap 9: Opslaan en voorbeeld bekijken

• Stap 10: Factuur klaarzetten en verzenden

Stap 1: Start een nieuw abonnement

Klik in het abonnementenoverzicht op + Toevoegen. Je komt in het scherm Abonnement aanmaken.

Terug naar boven

Stap 2: Kies de klant

Kies bij Selecteer een klant de klant in het veld Klant. Onder het veld zie je direct de naam, het adres en het e-mailadres van de klant.

Controleer kort of de tenaamstelling klopt en of er een e-mailadres aanwezig is als je de facturen per e-mail wilt versturen.

Terug naar boven

Stap 3: Vul de abonnementgegevens in

In het midden staan de Abonnementgegevens:

• Abonnementnummer: staat op Concept zolang je het abonnement nog niet hebt opgeslagen
• Betalingsconditie: kies de gewenste betalingsconditie uit de lijst
• Referentie: bijvoorbeeld een contractnummer of omschrijving die je herkent

Terug naar boven

Stap 4: Stel de looptijd en frequentie in

Rechts staat Looptijd en frequentie:

• Startdatum: de datum waarop het abonnement ingaat
• Einddatum: de datum waarop het abonnement stopt
• Volgende factuurdatum: de datum van de eerstvolgende factuur. Dit veld moet je invullen en de datum moet later liggen dan de Startdatum
• Frequentie: hoe vaak je factureert, van Wekelijks tot Jaarlijks

Waarschuwing: Een Einddatum is noodzakelijk. Zonder einddatum kunnen er geen facturen uit het abonnement worden aangemaakt. Loopt het abonnement voor onbepaalde tijd door? Laat dan een einddatum ver in de toekomst staan, bijvoorbeeld 31-12-2099.

Opmerking: Na elke klaargezette factuur schuift de Volgende factuurdatum automatisch op volgens de ingestelde Frequentie. Bij Maandelijks wordt 29-09-2026 bijvoorbeeld 29-10-2026.

Terug naar boven

Stap 5: Voeg regels toe

Onderin werk je in het tabblad Regels. Hier bepaal je wat je per periode factureert.

Klik op Regel toevoegen en kies een artikel, of voer een artikel of omschrijving in. Vul daarna Aantal, Eenheid, Prijs, Datum / Kst.pl. en Btw in. Het veld Totaal wordt automatisch berekend.

Net als bij een factuur kun je via Regel toevoegen ook een omschrijvingsregel of kortingsregel toevoegen. Meer hierover lees je in Facturen maken en verzenden.

Factuurkorting toepassen

Wil je één korting geven op het subtotaal van het abonnement? Klik bovenin op Factuurkorting. Vul een Kortingspercentage of Kortingsbedrag in en klik op Toepassen. De korting geldt voor elke factuur die uit het abonnement wordt klaargezet.

Terug naar boven

Stap 6: Controleer de totalen

Onderaan bij Totaal staat een pijltje. Klik hierop om de opbouw van het bedrag te zien: Subtotaal, Factuurkorting, Belastbaar, Btw en Totaal.

In hetzelfde deel vind je het veld Memo. Dit is bedoeld voor een interne notitie en komt niet op de factuur.

Terug naar boven

Stap 7: Tabblad Instellingen gebruiken (optioneel)

In het tabblad Instellingen staan de Prijsinstellingen (zoals Valuta, Btw-instellingen, Prijscode en Omzetcategorie) en de Categorisering (zoals Leveringsconditie, Verzendwijze, Rayon, Vertegenwoordiger en Klantsoort). Deze worden overgenomen van de klant.

Tip: Voor een standaardabonnement hoef je dit tabblad meestal niet aan te passen.

Terug naar boven

Stap 8: Bijlage toevoegen (optioneel)

In het tabblad Bijlage voeg je één bestand toe, bijvoorbeeld een contract of voorwaarden. Klik in het uploadvlak en kies een bestand (PDF, JPG of PNG, maximaal 5 MB).

Terug naar boven

Stap 9: Opslaan en voorbeeld bekijken

Klik op Opslaan. Het abonnement krijgt nu een Abonnementnummer en staat in het overzicht.

Klik op Voorbeeld en kies E-mailversie of Printversie om de abonnementsbevestiging te bekijken. Vanuit dit venster kun je naar Ga naar opmaak document of het bestand Downloaden.

Klopt er iets niet? Klik op Wijzigen, pas het abonnement aan en sla opnieuw op.

Terug naar boven

Stap 10: Factuur klaarzetten en verzenden

Klik in het abonnement op Factuur klaarzetten. Vul de Factuurdatum in en klik nogmaals op Factuur klaarzetten.

Je ziet de melding dat het abonnement is verwerkt en dat er een conceptfactuur is klaargezet. De conceptfactuur staat in Verkoop | Facturen. Open de factuur, controleer hem en klik op Verzenden. Meer over de verzendopties lees je in Facturen maken en verzenden.

Opmerking: Het abonnement blijft na het klaarzetten gewoon bestaan. De Volgende factuurdatum schuift automatisch door, zodat je bij de volgende periode opnieuw een factuur kunt klaarzetten.

Tip: Wil je voor meerdere abonnementen tegelijk facturen klaarzetten? Gebruik dan Abonnementen in bulk beheren.

Terug naar boven

---

Opmerking voor Marlie

1. Volgende factuurdatum: ik heb jouw aanvulling ("factuurdatum moet worden ingevuld en groter zijn dan de startdatum") toegepast op het veld Volgende factuurdatum in het abonnement. Geldt dit ook, of juist alleen, voor de Factuurdatum in het venster Factuur klaarzetten?
2. Abonnementsbevestiging: moet die eerst naar de klant worden verstuurd voordat je een factuur kunt klaarzetten, of is Voorbeeld alleen informatief? Ik heb hem nu alleen als voorbeeld beschreven.
3. Einddatum 31-12-2099: wordt deze automatisch ingevuld (hij verscheen na het kiezen van de frequentie), of moet de gebruiker hem zelf invullen? Dan pas ik de waarschuwing aan.
4. Betalingsconditie: wordt deze, net als bij facturen, overgenomen van de klant als die daar is ingesteld?
5. Drie-puntjesmenu rechtsboven in het abonnement: welke opties staan daar (bijvoorbeeld dupliceren, verwijderen, beëindigen)?
6. Bijlage: na opslaan zie ik het tabblad Bijlage niet in de weergave, wel bij Wijzigen. Gaat de bijlage mee met de klaargezette factuur, of blijft hij alleen bij het abonnement?
7. Frequentie: de lijst liep in de screenshot niet volledig door. Klopt "van Wekelijks tot Jaarlijks"?