Je ziet op diverse plaatsen in Minox de term UBL voorbijkomen, maar wat is nu eigenlijk een UBL en wat doe je ermee in Minox?
UBL (de afkorting voor Universal Business Language) is een standaardtaal die wordt gebruikt voor het uitwisselen van elektronische documenten, zoals facturen. Een UBL-bestand is eigenlijk een document in XML-formaat. Dit XML-bestand bevat alle informatie die je zou vinden in een normale pdf-factuur, maar dan op een gestructureerde en uniforme manier. Hierdoor kunnen boekhoudpakketten zoals Minox deze informatie gemakkelijk lezen en verwerken.
UBL in Minox aangemaakt bij verkoopfacturen
Minox maakt ( als je dit bij de instellingen van je debiteuren hebt ingesteld) als je een factuur verstuurt een PDF aan en stuurt van dezelfde factuur een UBL bestand mee zodat je debiteur de factuur gemakkelijk kan verwerken in de administratie als ze een boekhoudpakket gebruiken dat UBL’s kan lezen.
UBL naar Minox ingestuurd
(voor de herkenning van verkoopfacturen die niet in Minox zijn aangemaakt of inkoopfacturen van crediteuren ontvangen)
Minox gebruikt de UBL ook bij het inlezen van facturen via Scan en Herken, om de factuurinformatie te lezen en te matchen met de gegevens in jouw administratie. Op die manier kan Minox een voorstel doen voor de verwerking van de factuur in de administratie. De PDF wordt alleen gebruikt om de factuur weer te geven op het scherm.
Bij een inkoopfactuur zoekt Minox bijvoorbeeld in de UBL naar gegevens van de leverancier, het factuurnummer, het bedrag dat betaald moet worden en het BTW-bedrag. Minox controleert ook of deze leverancier al bestaat in je administratie en maakt vervolgens een boekingsregel in het Scan en Herken voorstel op basis van de gevonden gegevens.
Je kunt sommige gegevens in het voorstel nog aanpassen, zoals het rekeningnummer van de leverancier, het factuurnummer en de datum.
De bedragen die Minox in de UBL vindt, kunnen niet worden aangepast. Als er een foutje in de UBL staat (die is meegestuurd door de leverancier of gegenereerd door de herkenningsservice), kun je het beste de regel uit het voorstel verwijderen. Vervolgens kun je de factuur zonder de UBL inlezen, zodat je zelf de benodigde boekingsregels kunt toevoegen.