Waarom zie ik automatische boekingen op sommige grootboekrekeningen?

Je ziet op een grootboek rekening een boeking die je niet kunt thuisbrengen, met de omschrijving "automatische boeking". Hoe ontstaat zo'n boeking en wat moet je doen?

Minox maakt gebruik van het systeem dubbel boekhouden. Dit is een methode van boekhouden waarbij elke mutatie tenminste op twee verschillende manieren wordt bijgehouden. Elke mutatie wordt hierbij zowel aan de creditkant van een of meer rekeningen geboekt, als aan de debetkant van een of meer rekeningen. ( Een rekening kan hier een debiteurnummer, crediteurnummer of grootboekrekeningnummer zijn)

Vroeger, en bij sommige boekhoud pakketten nog steeds gebruikelijk, werd dan ook iedere mutatie nog een keer tegengeboekt zodat het saldo van het dagboekblad ( voornamelijk bij inkoop en verkoopdagboeken- bij andere dagboeken hoeft dit niet het geval te zijn) uiteindelijk op nul loopt en dus “in evenwicht” is. Hiervoor wordt dan over het algemeen een automatische boeking gebruikt.

Minox boekt niet iedere individuele journaalpost tegen, maar boekt aan het einde van het dagboekblad het saldo en de BTW in 1x tegen. Minox gebruikt daarvoor boekingsregels in de 9000-serie. Zie het voorbeeld hieronder.

Deze boekingen horen dus in de administratie, ze zorgen ervoor dat de administratie in evenwicht is. Je kunt ze niet verwijderen.

Meer informatie over de achtergronden van dubbel boekhouden kun je online vinden, bijvoorbeeld bij wikipedia.

Andere redenen waarom je automatische boekingen kunt tegenkomen:

Minox zal altijd proberen het saldo van een dagboekblad van een dagboek van het soort inkoop of verkoop in evenwicht en dus op nul te krijgen. Als er door een gebruiker (of door data die wordt geplaatst door middel van een koppeling of import) een vergissing wordt gemaakt bij het boeken waardoor een verschil ontstaat, zal Minox dat verschil compenseren door een automatische boeking op de grootboek rekening die je in de basisgegevens van je administratie hebt vastgelegd voor boekingsverschillen of betalingsverschillen. Voorbeeld van zo’n instelling:

Ook als je bijvoorbeeld even je internetverbinding bent kwijtgeraakt of een computerstoring hebt gehad waardoor er geen verbinding met Minox was terwijl je net aan het boeken was, kan het voorkomen dat er een automatische boeking wordt gemaakt, omdat Minox niet de volledige boeking die je wilde maken heeft ontvangen.

Deze boekingen kun je ook niet verwijderen. Het is echter ( als het verschil dat de automatische boeking compenseert is ontstaan door bovengenoemde voorbeelden van storingen) soms wel mogelijk het verschil door middel van het indexeren van de administratie op te lossen. De automatische boeking verdwijnt dan ook. Het (opnieuw) indexeren van de boekhouding kan onze support afdeling voor je doen. Er mag dan tijdelijk niemand in de administratie zijn ingelogd.