Uitleg van het Scan en Herken proces en tips voor een betere herkenning
Het scannen, herkennen en matchen van een inkoop- of verkoopfactuur gebeurt in 2 stappen:
Stap 1 - Van PDF naar UBL
Van de PDF-factuur wordt in het scan & herken proces eerst een bijbehorend UBL (XML) bestand gemaakt. Hierbij wordt geprobeerd zo veel mogelijk informatie van de factuur te herkennen en in de UBL op te nemen, zoals o.a. Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, Factuurnummer, Factuurdatum en Factuurbedrag. Bij deze eerste stap dien je er rekening mee te houden dat niet altijd al deze belangrijke informatie correct van de PDF kan worden herkend. Wanneer je bijvoorbeeld gebruik maakt van de Realtime herkenning dan is de herkenningsgraad ongeveer 85%.
Belangrijk om te weten is dat voor stap 2 de informatie uit de UBL wordt gebruikt en niet van de PDF.
Stap 2 - Van UBL naar In-, of verkoopboeking
Met de informatie uit de UBL wordt geprobeerd om een match te vinden met een debiteur of crediteur om vervolgens de in- of verkoopboeking te maken. Hoe meer informatie in de UBL is opgenomen, hoe groter de kans dat de factuur correct kan worden gekoppeld en geboekt. In Taken | Scan & Herken in het tabblad Details wordt in het bovenste gedeelte van het scherm de informatie uit de UBL getoond. Aan de hand van drie voorbeelden hieronder zie je de verschillen in de herkenningsgraad.
Voorbeeld 1.
Hier is sprake van een prima herkenning. Veel informatie is correct herkend (in dit voorbeeld rood omkaderd). De factuur kan op meerdere manieren worden gekoppeld aan een debiteur of crediteur. Bijvoorbeeld o.b.v. overeenkomstig KvK-nummer, Bedrijfsnaam, BTW-nummer of IBAN. Een crediteur is hier herkend op basis van het KvK-nummer en de inkoopboeking kan worden gemaakt met het gevonden factuurnummer, factuurdatum en -bedrag.
Voorbeeld 2.
In dit tweede voorbeeld is er minder informatie herkend. Maar alsnog kon de crediteur worden gevonden op basis van Postcode en Adres. Een factuurnummer is echter niet gevonden.
Voorbeeld 3.
In dit voorbeeld werd alleen de bedrijfsnaam van de PDF herkend. Hoewel een herkenning op basis van alleen een bedrijfsnaam mogelijk is, is dit toch niet gelukt. Alleen als de gescande naam 100% overeen komt met de naam in Minox kan een debiteur of crediteur worden gekoppeld.
Hoe meer van deze criteria is ingevuld in de debiteuren-/crediteurenkaart hoe groter de kans op een match.
Zorg er voor dat je zo veel mogelijk gegevens bij een debiteur/crediteur hebt ingevuld, zoals:|
- (Rekening)nummer debiteur/crediteur
- KvK-nummer debiteur/crediteur
- IBAN-nummer debiteur/crediteur
- BTW-nummer debiteur/crediteur
- Naam debiteur/crediteur
- Postcode debiteur/crediteur
- Adres debiteur/crediteur
Zorg er ook voor dat de onderstaande gegevens overeenkomen met de gegevens op de factuur. Als er op de factuur bijvoorbeeld "Firma Janssen B.V." staat, zal dat ook in de UBL staan. Als er in de debiteur of crediteur stamgegevens "Jansen" staat, zal Minox dit niet kunnen matchen.
Minox kan ook andere documentsoorten herkennen. Voor optimale herkenning maak per documentsoort een aparte crediteur met bijbehorend KvK-nummer:
- Kasbon: Maak een (verzamel-)crediteur aan met het KvK-nummer 99999999
- Pinbon: Maak een (verzamel-)crediteur aan met het KvK-nummer 99999998
- Declaratieformulier: Maak een (verzamel-)crediteur aan met het KvK-nummer 99999996
- Inkoopverklaring Maak een (verzamel-)crediteur aan met het KvK-nummer 99999995
- Belastingdienst document: Maak een (verzamel-)crediteur aan met het KvK-nummer 27365323
NB.: gebruik deze fictieve KvK nummers niet bij "echte" debiteuren of crediteuren. Het KvK nummer is namelijk het eerste waar het matchings-proces naar kijkt en alle pin-, of kasbonnen komen dan op deze crediteur terecht.
Om Minox zo mogelijk te helpen met het maken van de journaalpost van het ingestuurde document, vul ook een tegenrekening in onder het tabje “Financieel” in de debiteuren-/crediteurenkaart.
Insturen van gefotografeerde documenten is mogelijk, maar denk aan voldoende resolutie en licht bij het maken van de foto. Tegelijkertijd mag de grootte van het bestand niet meer zijn dan 4MB.