Je hebt een factuur gemaild naar je administratie maar ziet hem niet in het voorstel Scan en Herken. Wat te doen en waar kan dat aan liggen?
Controleer eerst de status van de factuur via het programma Opvragen | E-mail-historie.In het tab Inbox staan alle facturen die zijn ingestuurd. Controleer of de mail die je hebt ingestuurd daar bij staat. Zo niet, controleer of hij naar het juiste mailbox adres is gestuurd. ( dit kun je controleren bij Onderhoud | Algemeen | Scan en Herken/UBL)
- Ga naar Taken | Documenten
- Zoek het document en klik op het informatie knopje "i " achteraan de regel
in de informatie pop-up van het document vind je informatie over het soort document en hoe het is ingestuurd (1) en het proceslog (2) waarin wordt aangegeven wat er vanaf binnenkomst is gebeurd met het document en waar het document eventueel is geplaatst. ( van beneden naar boven)
in dit voorbeeld is het document in het (inkoop-)voorstel 2025 geplaatst, maar hier kan bijvoorbeeld ook een ander boekjaar staan.
Als er een probleem met het document is ( dan staat deze meestal in de status "Actie vereist") kun je dit ook door middel van ditzelfde informatie knopje zien:
Als je op het knopje met het uitroepteken aan het eind van de regel klikt, kun je ook zien waarom een document in de status "actie vereist" staat en welke actie(s) je eventueel kunt ondernemen:
In dit voorbeeld is er een factuur aangeboden met daarbij een UBL ( een xml bestand met daarin de door software uitleesbare data) die niet geldig is. De oplossing zou hier kunnen zijn om alleen de PDF van de factuur nogmaals aan te bieden, zonder de UBL erbij.
Er zijn hier meerdere statussen en redenen voor een status mogelijk. Kijk wat er in de informatie over de factuur (knopje "i" ) staat en kijk naar het proceslog om vast te stellen waar het document is, waarom en wat je er eventueel aan kunt doen.