De herkenning verbeteren in Verwerking Bankmutaties
Verwerken Bankmutaties is een zelflerend systeem. Dit betekent in de praktijk dat iedere keer als je een voorstel bankmutaties hebt aangevuld/aangepast, de wijzigingen die je hebt aangebracht door het systeem worden gebruikt om de herkenning van toekomstige mutaties te verbeteren.
Hieronder volgt een opsomming van de gegevens ( in de volgorde van checks die Minox doorloopt) die worden gebruikt om de mutatie te matchen met de rekeningen[1] en/of openstaande posten in de administratie. Tevens volgen enkele tips hoe je de herkenning kunt verbeteren.
De gegevens die Minox achtereenvolgens zoekt in de administratie om de mutatie aan te koppelen.
Hieronder is de volgorde die gehanteerd wordt beschreven. Dit wil niet zeggen dat AL deze gegevens worden nagelopen. Zodra Minox op basis van een gegeven een match denkt te hebben gevonden, wordt deze in het voorstel gezet en wordt er NIET meer naar de hierna volgende items van de checklist gekeken.
- Herkenningsteksten: Minox kijkt in eerste instantie of er in de mutatie iets staat dat in de tabel van herkenningsteksten voorkomt. Herkenningsteksten kun je aanmaken onder Taken | Verwerking bankmutaties met deze knop in de knoppenbalk:
Een voorbeeld: je verzekeringsmaatschappij incasseert ieder kwartaal je premie. In de omschrijving wordt altijd je polisnummer vermeld. Als je dit polisnummer aanmaakt als herkenningstekst, zal Minox de mutatie herkennen.
Probeer ervoor te zorgen dat een herkenningstekst specifiek genoeg is om een debiteur/crediteur te identificeren (bijvoorbeeld jouw klantnummer bij een crediteur) maar niet zo uniek dat deze maar met 1 mutatie gekoppeld kan worden (een factuurnummer wordt bijvoorbeeld doorgaans maar 1x gebruikt).
- IBAN Tegenrekening: aan de hand van dit bank- of gironummer van de tegenpartij, wordt gezocht bij de bank- en gironummers die zijn ingegeven bij de debiteuren en crediteuren.
Zorg ervoor dat bij de debiteuren en crediteuren in uw administratie een IBAN nummer is ingevuld (onderhoud | debiteuren of crediteuren: tabblad Financieel).
- Naam: De naam van de tegenpartij in de bankmutatie
- Rekeningnummer in de omschrijving: Als er in de omschrijving van de bankmutatie een rekeningnummer (bijvoorbeeld uw rekeningnummer bij een crediteur) wordt vermeld wat ook voorkomt bij een debiteur/crediteur in de administratie wordt de mutatie daarmee gematched. Als er een factuurnummer wordt gemeld wordt er gezocht in de openstaande posten.
- Automatische Betalingen kenmerk: Als het kenmerk van de batch van automatische betalingen die je vanuit Minox hebt gestuurd voorkomt in een mutatie zal Minox voorstellen deze mutatie te matchen aan de openstaande post op de tussenrekening automatische betalingen.
- Zorg ervoor dat de gegevens van de debiteuren en crediteuren in de administratie zo volledig mogelijk zijn. Hoe meer gegevens hier (correct-) zijn ingevuld, hoe groter de kans dat Minox de mutatie correct herkent.
- Geef in de Instellingen van Verwerking Bankmutaties
een Toegestane afwijking op. Hierdoor worden kleine afwijkingen direct op betalingsverschillen afgeboekt.
- Via de optie Herkennen op datum en bedrag of de optie bedrag kunnen openstaande posten ook alleen op bedrag worden gevonden. Ook deze opties vind je onder de Instellingen van Verwerking Bankmutaties met deze knop in de knoppenbalk:
- Het is raadzaam zoveel mogelijk herkenningsteksten in te toetsen. Herkenningsteksten zijn met name belangrijk voor de herkenning van bankmutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld contante betalingen (PIN) of automatische afschrijvingen (huur, abonnementen enz.)
-
In de tabel met herkenningsteksten kan je opgeven naar welke rekening een bedrag moet worden geboekt als in het betalingskenmerk van een bankmutatie een bepaalde tekst of code voorkomt.
Voorbeeld:
Maandelijks wordt een bedrag afgeschreven door de energiemaatschappij onder vermelding van "BETALINGSKENMERK 3752449765823* Klantnr. 22101803-7". In dit voorbeeld kan je als herkenningstekst "22101803-7" opgeven en verwijzen naar grootboekrekening "4150 - Gas, licht en water". De bankmutatie zal dan altijd automatisch worden herkend. Het bedrag wordt geboekt op de betreffende grootboekrekening.
Als je een machtiging tot incasso afgeeft aan bijvoorbeeld het elektriciteitsbedrijf, de provider of voor de autolease dan zal de bankrekening van deze ondernemingen waar het geld op wordt bijgeschreven altijd constant zijn. Deze tegenrekening kan door het programma worden herkend. Maak in dat geval een (extra) regel aan, waarbij je in de omschrijving de tegenrekening (zonder punten) intoetst.
In PIN-betaling mutaties, opnames uit de geld automaat en betalingen bij een betaalautomaat begint de omschrijving vaak met dezelfde woorden of codes ( bijvoorbeeld PIN / GEA/ AFREK. BETAALAUTOMAAT) Deze kan je ook in de herkenningsteksten opnemen. Veelal worden deze mutaties op verzamel-debiteur nummers of crediteur nummers geboekt.