Realtime automatisch banktransacties ophalen bij de bank, boeken en afletteren.
Sinds kort bestaat in Minox Online de mogelijkheid om banktransacties realtime door te laten boeken naar het bank-dagboek. Zodra de transacties binnenkomen in de administratie staan ze in het dagboek. Je kunt ze natuurlijk nog wel nalopen en desgewenst wijzigen.
Er wordt vaak gedacht dat je bij het verwerken van de bankmutaties via deze methode verplicht bent te werken met een bankkoppeling. Dat is NIET het geval. Je kunt nog steeds bestanden uploaden. Zie de beschrijving van de functies onder de knop "Transacties" verderop in dit artikel.
Ook de bekende methode van zelf het voorstel controleren en eventueel aanvullen alvorens door te verwerken naar het dagboek blijft vooralsnog bestaan, zodat je als gebruiker zelf bepaalt wanneer je de overstap maakt naar nog makkelijker en efficiënter werken.
Het realtime automatisch bank verwerken maakt tevens gebruikt van een nieuw scherm voor Verwerking bankmutaties. Dit biedt de gebruiker grip op het automatische proces en in dit artikel zal verder ingegaan worden op alle mogelijkheden van dit scherm.
Via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties | tab Herkenning kun je aangeven dat je gebruik wilt maken van “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken”. Je kunt ook de stappen volgen via Taken | Verwerking bankmutaties ⭐.
Daarnaast kan er gebruik gemaakt worden van de optie "Dagboekbladen aanvullen op basis van periode". Minox vult dan bestaande dagboekbladen van een periode aan met nieuwe mutaties uit die periode. Dus als je bestand mutaties bevat van de maand September in een boekjaar en er bestaat al een dagboekblad voor de maand September, komen de mutaties daarbij.
Dat betekent ook dat wanneer deze optie uit staat, en er bankmutaties voor het eerst worden ingelezen via de bankkoppeling óf via het inlezen van een bankbestand er een nieuw dagboekblad aangemaakt wordt in plaats van het bestaande blad van de periode aan te vullen met deze transacties. (Als er die dag al een nieuw dagboekblad is aangemaakt en er worden mutaties ingelezen via de bankkoppeling, wordt er geen nieuw blad meer aangemaakt.)
Let op: Minox weet om welk dagboek het gaat door het IBAN dat in het tabblad Kas/Bank van het bankdagboek is opgeslagen. Als hier geen IBAN is opgeslagen, kan Minox de mutaties niet kwijt.
Een tweede aandachtspunt m.b.t. het inrichten van het dagboek voor verwerking bankmutaties: Bij de meeste Nederlandse banken heeft iedere rekening een eigen IBAN. De enige uitzondering hierop is de ING Bank. Deze bank gebruikt bijvoorbeeld voor spaarrekeningen hetzelfde IBAN als voor een reeds bestaande betaalrekening. Je kunt dan helaas niet in beide rekeningen mutaties inlezen, omdat als je hetzelfde IBAN in meerdere dagboeken gebruikt, Minox niet weet waar de mutaties thuishoren en een willekeurige keuze maakt ( onder de dagboeken met dat specifieke IBAN).
Om te beginnen met realtime doorboeken van de banktransacties, moet je eerst een grootboekrekening aanmaken voor (nog-) niet herkende banktransacties. (zie Onderhoud | Grootboek voor uitleg over het aanmaken van grootboekrekeningen) Deze grootboekrekening moet worden vastgelegd in de basisgegevens van de administratie: Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | in het tabblad Grootboek;
Het is mogelijk om dit veld leeg te laten, dan gaan transacties die niet toegewezen kunnen worden naar de rekening boekingsverschillen ( 2e veld in de afbeelding hierboven). Het nadeel hiervan is dat het voor de gebruiker niet direct zichtbaar (zonder verder klikken) is of de mutatie vanuit verwerking bankmutaties automatisch op deze rekening is geplaatst of dat dit een uitzoekpost betreft die een gebruiker zelf op deze rekening heeft gezet, los van de bankmutaties. Wij adviseren de extra rekening aan te maken zodat alles direct gescheiden en overzichtelijk blijft.
Gebruik voor de rekening voor nog toe te wijzen bankposten NIET dezelfde rekening als voor vraagposten. Minox ziet boekingen voor deze rekening als toegewezen en zal niet opnieuw proberen deze te matchen als er informatie is toegevoegd ( bijvoorbeeld als er een factuur is ingevoerd of een herkenningstekst is aangemaakt).
Daarnaast: Als je het veld leeg laat, kan het zijn dat een (deel van-) een transactie welke op de rekening betalingsverschillen of vraagposten terecht is gekomen, nadat er nieuwe informatie is binnengekomen, ververst of regels zijn aangevuld, niet wordt geupdate. Dit omdat de post niet meer als "nog toe te wijzen" wordt gezien.
De eerste keer dat je naar het nieuwe verwerking banktransacties gaat, verschijnt het volgende scherm;
Klik op “aan de slag” om te beginnen.
Indien er op dat moment bij het “oude” Taken | Verwerking bankmutaties nog een voorstel open staat, volgt deze melding:
Verwerk eerst dit voorstel en keer dan terug naar Taken | Verwerking bankmutaties 
(nieuw, met sterretje)
Je kunt natuurlijk, als je voorstel relatief recente transacties bevat, er ook voor kiezen het “oude” voorstel te verwijderen en vervolgens bij het verwerken van de banktransacties nieuwe stijl de transacties opnieuw op te halen
Als je in de administratie een bankenkoppeling hebt opgezet, komen de banktransacties zonder verdere actie van de gebruiker binnen in het dagboek. Als je als gebruiker de banktransacties wilt controleren, ga je naar Taken | Verwerking Bankmutaties
Geen bank gekoppeld? Zie Bankkoppeling aanmaken
Als je geen bankenkoppeling hebt opgezet maar bestanden inleest, kun je ook gebruik maken van deze functie. Hoe je hier een CAMT of MT940 bestand van je bank kunt uploaden lees je verderop.
We bespreken per onderdeel van het nieuwe verwerking banktransacties hoe e.e.a. werkt.
Bankrekeningen
Hier worden de bankrekeningen weergegeven waarvoor transacties zijn opgehaald of opgehaald kunnen worden. Selecteer de bankrekening hier, dan worden in de andere onderdelen van dit scherm de mutaties van deze rekening getoond. De transacties die je hier aantreft, kunnen een van de volgende statussen hebben;
Toegewezen : Minox heeft een volledige match met een debiteur/crediteur/ grootboekrekening en een openstaande post kunnen vinden en heeft de boeking op de overeenkomstige rekening geboekt
Aandacht vereist: Iets in de transacties wijkt af van de openstaande post ( bijvoorbeeld teveel of te weinig betaald)
Wachten op factuur: Minox heeft de debiteur of crediteur gevonden maar er is nog geen factuur in de administratie geboekt die overeenkomt met deze banktransacties*
Telkens als er iets in een openstaande post wordt gewijzigd, zal opnieuw worden gekeken of nog niet toegewezen bankposten alsnog afgeletterd kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat de bijbehorende openstaande post is aangemaakt, een IBAN-nummer bij een debiteur/crediteur is ingevuld of een herkenningstekst is aangemaakt.
Wanneer een banktransacties alsnog kan worden toegewezen, dan wijzigt de boeking automatisch van de grootboekrekening “Toe te wijzen bankposten” naar de gevonden grootboek-, debiteuren- of crediteurenrekening.
De Knoppen in het onderdeel Bankrekeningen
Het scherm verversen. Er worden indien beschikbaar nieuwe transacties opgehaald.
Onder de knop transacties vind je meerdere acties/opties:
Importeren/ Bestand uploaden: Door middel van deze optie kun je een MT940 of CAMT053 bestand wat je bij de bank hebt gedownload in Minox uploaden. Door middel van de knop “Bestanden selecteren” blader je naar het bestand dat je op je computer hebt opgeslagen. Selecteer het bestand en klik op openen en vervolgens op versturen.
Importeren: opnieuw ophalen: Deze optie maakt het mogelijk om transacties die zijn opgehaald opnieuw op te halen.
NB.: Doe dit ALLEEN als je de transacties hebt verwijderd, om dubbele transacties te voorkomen
Selecteer de rekening en het tijdvak waarvoor je transacties opnieuw wilt ophalen, en klik op de groene vink.
Dit werkt ook voor bestanden die zijn ingelezen, je hoeft het bestand niet opnieuw te uploaden.
NB.: Houd er, zoals in de melding bij opnieuw inlezen bankmutaties aangegeven, wel rekening mee dat je de controle en het eventueel aanpassen en uiteindelijk bevestigen van de transacties opnieuw moet uitvoeren.
Lijst afdrukken: Druk een lijst af van de transacties die voor de geselecteerde rekening zijn opgehaald of ingelezen. Je kunt hier ook op status en op datum filteren en de lijst exporteren naar bijvoorbeeld excel.
Selectie bevestigen: De geselecteerde transacties ( geselecteerd op bankrekening en status) worden bevestigd. Ze staan nu bevestigd in het bankdagboek en zijn niet meer zichtbaar bij Taken | Verwerking Bankmutaties
Selectie verwijderen: Deze opties verwijdert de geselecteerde transacties ( geselecteerd op bankrekening en status). Het is uiteraard nog mogelijk om ze opnieuw op te halen of in te lezen door middel van de hierboven genoemde opties.
Om te voorkomen dat je per ongeluk transacties verwijdert is er een extra controle noodzakelijk.
Voorbeeld:
de in grijs vermelde tekst moet in het veld worden getypt, en vervolgens door middel van de knop "Bevestigen" worden bevestigd,
Transacties
Hier vind je de opgehaalde of ingelezen banktransacties van de bij het onderdeel “Bankrekeningen” geselecteerde bankrekening. Je kunt door middel van de Filter knoppen op status bepalen welke transacties je wilt weergeven.
Let op: in tegenstelling tot de “oude” manier van verwerken van de banktransacties kun je er ook voor kiezen alleen deze gefilterde transacties te verwerken/bevestigen. (zie de beschrijving van het onderdeel “Bankrekeningen” hierboven)
Transactiegegevens
In dit onderdeel zie je van de transactie die je in het onderdeel “Transacties” hebt geselecteerd/aangeklikt linksboven (1)de details met betrekking tot de gegevens die in het bankbestand ( of de door middel van de bankenkoppeling gedownloade transactiegegevens) door de bank zijn meegegeven.
Boven in het midden (2) zie je de status van de transactie, waarop eventueel de rekening ( debiteur/crediteur of grootboek)is herkend en waarop de openstaande post is herkend en de naam zoals deze is meegegeven door de bank. Je kunt hier ook handmatig de status aanpassen.
als je handmatig de status aanpast naar “toegewezen” of “aandacht vereist” , gaat de transactie niet meer mee in het automatische herkenningsproces. Als je wilt dat de transactie weer meegaat in het automatische herkenningsproces, wijzig dan de status naar “wachten op factuur”.
Rechts (3) vind je het (transactie-)bedrag, hoeveel van dit bedrag is verwerkt in de daaronder weergegeven boekingsregels en hoeveel er dan eventueel nog te verwerken overblijft.
Als je boeking niet in evenwicht is, boekt Minox het restant automatisch naar de rekening voor boekingsverschillen. Als er daarna iets in de openstaande post verandert, verandert de boeking op boekingsverschillen automatisch mee.
De knoppen boven het onderdeel transactiegegevens:
Vorige (F7): niet beschikbaar bij de eerste transactie in de lijst: gaat naar de vorige transactie in de lijst
Volgende (F8): niet beschikbaar bij de laatste transactie in de lijst: gaat naar de volgende transactie in de lijst
Herkenningstekst: maak een herkenningstekst aan voor deze transactie. (zie Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties voor meer informatie)
Document tonen: het eventueel gekoppelde document ( factuur of bonnetje of anderszins) tonen
Bevestigen: bevestig de transactie definitief
Verwijderen: verwijder de transactie
Ook hier moet het verwijderen van de transactie worden bevestigd om te voorkomen dat transacties per ongeluk worden verwijderd:
Typ de aangegeven tekst en klik op "Bevestigen"
Knoppen binnen het onderdeel(4):
een regel toevoegen
een regel in / tussen -voegen
de regel(s) opslaan
Opslaan en een regel toevoegen
Annuleren
de regel verwijderen
Omschrijving (5)
Hier vind je de omschrijving van de gevonden rekening ( debiteur/crediteur/grootboek), het eventueel bij de debiteur/crediteur/grootboekrekening opgeslagen memo en de omschrijving van de eventuele kostensoort en kostenplaats.
Regel bewerken/ de boekingsregel(s) (6):
Hier vind je de boekingsregel zoals Taken | Verwerking Bankmutaties hem in het bankdagboek heeft opgeslagen en kun je de regel nog bewerken, en eventuele regels toevoegen.