Taken | Debiteurenbeheer

Via Taken | Debiteurenbeheer krijg je, als je hier voor de eerste keer op klikt, gelijk de mogelijkheid om het proces naar jouw wensen in te stellen. Wanneer wordt de eerste herinnering verstuurd, wanneer indien gewenst ook de tweede en derde, en wanneer de aanmaningen, etc.

 

Aanmaningen automatiseren

De eerste instelling die bepaald moet worden, is of je de aanmaningen automatisch of liever semiautomatisch wilt versturen.

 

Het informatie-icoontje achter de beide opties bevat verdere uitleg over de opties.

• “Automatisch” verstuurt de herinneringen en de aanmaningen zonder dat je, na het initieel instellen van het aanmaningsproces, verdere actie hoeft te ondernemen. Dit proces start (indien zo ingesteld) elke nacht.

• "Semi-automatisch" verstuurt niets zonder tussenkomst van de gebruiker. Je kunt door middel van de  aanmaningsassistent de herinneringen en aanmaningen die je wilt versturen uitsturen (en/of blokkeren).

Semi-automatisch staat standaard aan en kan hier gewijzigd worden naar Automatisch.

Alternatief e-mailadres

Vervolgens moet er een alternatief email adres worden opgegeven;

 

Dit adres wordt gebruikt als uitwijkmogelijkheid, voor het geval dat er bij de debiteur helemaal geen e-mailadres wordt opgevoerd. Tevens kan je deze optie gebruiken voor die debiteuren, die je geen aanmaningen via email wilt sturen. Je kunt dan de bijlage in de e-mail die aankomt - op het alternatieve e-mailadres dat hier staat ingesteld - printen en alsnog via de post versturen.

Creditnota’s uitsluiten

 

Standaard staat hier niets aangevinkt. Debiteurenbeheer zorgt dan dat op de rekeningoverzichten ALLE creditnota’s worden meegenomen. Op aanmaningen worden alleen creditnota’s meegenomen uit hetzelfde tijdvak als de facturen waarop wordt aangemaand zelf.

Indien dit niet de bedoeling is kunnen de vinkjes in de bovenstaande afbeelding worden aangezet.

Het configureren van het aanmaningsproces

Er zijn 7 stappen in het aanmaningsproces die je zelf kunt configureren.

Nadat de instellingen van Debiteurenbeheer zijn opgezet, kom je in het overzicht van Debiteurenbeheer. Hier tref je de categorieën “Te Herinneren”, “Aan te manen” en “Start Incassotraject”, alsmede een ouderdomsanalyse van het aantal posten in welke categorie in een staafdiagram.

Let wel: deze analyse is gebaseerd op het aanmaningsproces zoals het hier is ingesteld en kan dus afwijken van Rapportage | Debiteuren | Openstaande posten.

Onder deze categorieën wordt de lijst getoond van de facturen waarvan de vervaldatum is verstreken. Deze lijst kan op alle kolommen ( Factuurnummer, Debiteurnummer, Debiteur, Factuurdatum, Vervaldatum, Ouderdom, Bedrag, Saldo en volgende stap) worden gesorteerd, door op de kolomnaam te klikken. (Met uitzondering van de kolom Acties.)

 

Door op de categorie-tegels te klikken kan je ook alleen de vervallen facturen onder die specifieke categorie tonen.

Ook in de tegel Ouderdom kan je op een van de categorieën klikken om alleen de vervallen posten van die categorie in de lijst weer te geven.

In het overzichtsscherm kan je ook de instellingen van Debiteurenbeheer nog benaderen, mocht je daar nog wijzigingen in aan willen brengen:

 

Actieknoppen

Rechts in de regel van iedere vervallen post bevinden zich de volgende knoppen:

 

Van links naar rechts: Informatie, Correspondentie, Blokkeren en de aanmaning-assistent.

Informatie

Hier vind je informatie over de openstaande post, de debiteur, eventuele documenten gerelateerd aan de openstaande post, mutaties gerelateerd aan de openstaande post en een proceslog.

Je kunt hier ook de volgende processtap wijzigen door op het potloodje te klikken en je kunt hier een memo invoeren voor intern gebruik (dit wordt nooit op de documenten afgedrukt).

Hier kun je de stap die bij de volgende verwerking wordt gebruikt wijzigen. Dit kan zowel doorzetten naar een volgende stap of terugzetten naar een vorige stap zijn.

Correspondentie

Je kunt hier bestanden toevoegen, de factuur blokkeren voor het aanmaningsproces en een samenvatting van deze actie voor het log intoetsen. De samenvatting is een verplicht veld; je kunt niet opslaan zonder samenvatting.

Blokkeren

Hier kan je de status van de factuur en/of de debiteur wijzigen.

Als je de factuur blokkeert wordt alleen deze specifieke factuur geblokkeerd, je kunt echter ook de gehele debiteur voor aanmaningen blokkeren en voor het incassotraject blokkeren.

Aanmaningsassistent 

Ook in de regel zelf kan je via deze knop de Aanmaningsassistent openen. (Zie volgende hoofdstuk 'Het versturen van aanmaningen'.)

Filters

Hier kan je het overzicht filteren op:

• Klantnummer (van -tot & met)

• Factuurnummer (van -tot & met)

• Factuurdatum (van -tot & met)

• Status ( meerdere opties aanklikken is mogelijk)

• Betaalstatus

• Blokkeerstatus ( meerdere opties aanklikken is mogelijk)

• Betalingscondities ( selectieveld)

• Overig ( “actie vereist” of “heeft memo”)

Dit filter is visueel, de openstaande posten die na een filter niet meer worden weergegeven zijn niet verwijderd, maar alleen uit de selectie weg. Als je het filter wist, staan ze er weer.

 

Tevens kan je met het veld “zoeken”  naar een eigen criterium zoeken (bijvoorbeeld naam of een deel daarvan).

Als je de aanmaningen op semiautomatisch hebt ingesteld, moet je het versturen van de aanmaningen zelf in gang zetten. Hiervoor gebruik je de aanmaningsassistent. Om de assistent te openen, klik je op de knop "Aanmaningen versturen".

 

In het scherm dat nu opent, heeft Minox per documentsoort waar data voor gevonden is een tabblad voor je aangemaakt. In de gebruikte voorbeeldadministratie van het onderstaande voorbeeld zijn alleen openstaande posten gevonden die in het stadium 1e en 2e herinnering vallen. We hebben hier dus een tabblad 1e herinnering en een tabblad 2e herinnering. Als je een tabblad aanklikt, laat Minox zien welke posten in aanmerking komen voor dit document, de details van de openstaande post en een preview van het document dat verstuurd gaat worden:

 

Debiteurenlijst

Links op dit scherm worden het debiteurnummer, de naam, de aantallen per debiteur en het te betalen bedrag weergegeven. Tevens kan er gebruik gemaakt worden van een zoekfunctie (dat is handig als hier een lange lijst staat zodat je niet eindeloos hoeft te scrollen) ;

 

Facturenlijst

In het midden van het scherm vind je de details van de facturen en een knop E-mailgegevens zodat je deze details nog even snel kunt controleren;

 

Je kunt hier ook individuele facturen uitvinken, mocht je een herinnering of aanmaning voor een specifieke factuur ondanks het feit dat hij in aanmerking komt voor dit document toch nog even niet willen versturen.

Voorbeelddocument

Aan de rechterkant van de aanmaningsassistent zie je een preview van het te verzenden document. Deze wordt steeds aangepast, wanneer de inhoud wijzigt.

Versturen

De knop om het document uiteindelijk te versturen bevindt zich ook in het midden, onderin;