Wat is een Audit file, hoe maak je het aan en wat doe je bij foutmeldingen?
Bedrijven en organisaties die in aanmerking komen voor controles door de belastingdienst, zijn verplicht hun administratieve bescheiden zeven jaren te bewaren. Dit geldt zowel voor de bescheiden zelf als voor de digitaal verwerkte gegevens. Het laatste betekent in de praktijk dat de financiële informatie van de te controleren onderneming via de computer benaderbaar moet zijn op het moment van controle.
Om de digitale bewaarplicht te vereenvoudigen heeft de belastingdienst een standaard formaat geïntroduceerd voor de opslag van de belangrijkste controlegegevens. Het komt er op neer dat de financiële gegevens (grootboek) vanuit het administratieve softwarepakket worden geëxporteerd naar een bestand. Dit bestand, dat de naam AuditFile draagt, kan vervolgens ingelezen worden in het controlepakket van de belastingdienst.
De AuditFile bevat een standaardgegevensset uit het financiële grootboek. Bij een belastingcontrole zal de Belastingdienst een ondernemer vragen om dergelijke gegevens uit zijn administratie te verstrekken.
De controleur is daardoor niet langer afhankelijk van het softwarepakket van de gecontroleerde onderneming, het Audit file is voldoende.
Gegevens over bijvoorbeeld de projectenadministratie en de loonadministratie staan niet in de AuditFile.
Het aanmaken van het Audit File via Taken | Audit file
Periodenr. van - t/m opgeven
Een AuditFile wordt in principe over een volledig boekjaar opgebouwd maar het programma biedt de mogelijkheid om een selectie van perioden in te geven. Standaard zijn hier de eerste periode en de laatste periode van het boekjaar ingevuld. NB.: Gebruik periode 0 voor de beginbalans en correctie perioden zijn:
- bij een kwartaal administratie: 5
- bij een maand administratie : 13
Het bestand
De bestandsnaam wordt automatisch door MINOX samengesteld aan de hand van het 5-cijferige administratienummer en het 4-cijferige boekjaar. Dit wordt gevolgd door "AuditFile 3.1".
Voorbeeld:
12345 - 2014 - AuditFile 3.1.xaf
Het bestand wordt opgeslagen als een XAF-bestand. Dit is een niet-gecomprimeerd bestand met een XML-bestandsindeling.
Het XAF-bestand wordt opgeslagen in een ZIP-bestand.
Het is afhankelijk van (de versie van) je webbrowser, waar de AuditFile van de administratie wordt opgeslagen:
-
Google Chrome: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst (tenzij via de instellingen van Google Chrome door de gebruiker anders ingesteld)
-
Mozilla Firefox: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst. (tenzij via de instellingen van Firefox door de gebruiker anders ingesteld)
-
Microsoft Edge: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst.(tenzij via de instellingen van Microsoft Edge door de gebruiker anders ingesteld)
-
Safari: Het bestand wordt in de map Downloads van de PC geplaatst.(tenzij via de instellingen van Safari door de gebruiker anders ingesteld)
Knoppen
|
|
OK |
|
|
Annuleren |
Meest voorkomende foutmeldingen:
Debiteur xxxxx: De landcode " " is bij de BTW Identificatie is geen geldig ISO gedefinieerde landcode en is niet toegestaan.
Controleer bij de debiteur het BTW ID nummer in het tabblad "Financieel" bij Onderhoud | Debiteuren. Waarschijnlijk heeft het BTW ID nummer geen landcode. Voeg deze aan de voorkant toe en probeer het nog eens.
Debiteur "XXXXX": De landcode '' " is geen geldig ISO gedefinieerde landcode en is niet toegestaan.
Bij deze foutmelding is het meestal zo dat Minox in het tabblad "Extra" van Onderhoud | Debiteuren een landcode mist terwijl er wel een adres is ingevuld. Als je in dit tab een adres invult moet er ook een landcode worden ingevuld. Als je het tab leeg laat, verdwijnt de foutmelding ook.
Bovenstaande meldingen kunnen uiteraard ook bij crediteuren voorkomen.
Nadat je de instellingen bij de debiteur of crediteur hebt aangepast, kun je alsnog een audit file aanmaken.