Opvragen | Grootboek

Hier kunnen gegevens van de grootboekrekeningen worden opgevraagd. Wijzigen van gegevens is hier niet mogelijk.

Doordat Minox de ingebrachte boekingen direct verwerkt, is het altijd mogelijk om de boekingen direct op te vragen.


Lijst


Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de grootboekrekeningnummers getoond met (standaard) de volgende informatie:

  • Grootboekrekeningnummer

  • Omschrijving

  • Cumulatief saldo

Zoeken

f586dd55-da22-4724-ad39-246704283d09

 

In het zoekveld links, boven de lijst van grootboekrekeningen, kan worden gezocht naar een grootboekrekening door het intoetsen van:

  • grootboekrekeningnummer

  • (een gedeelte van de) omschrijving

Kaart

Aan de rechterkant van het scherm, wordt de kaart getoond van de (in de lijst geselecteerde) grootboekrekening. Bovenin zijn de volgende knoppen beschikbaar. Indien in de geopende tab een knop niet beschikbaar is, wordt deze grijs weergegeven.

Knoppen
 

 

 

Direct naar Afdrukken | Grootboek | Dagboeken.

 

Direct naar Afdrukken | Grootboek | Rekeningkaarten.

 

Afdrukken Afgeletterde posten.

 

Instellen Filter. 

 

Tonen van meerdere boekjaren.

 

Naar de Memo in de tab Stamgegevens van de grootboekrekening.

 

Afletteren bevestigen.

 

 

Een gekoppeld document weergeven

 

8b1f46cf-8087-4fd7-a284-1da22f318bed

 

Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.

44a0795a-3935-4404-a1b2-b36ceff524c1

 

Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.

d66f036c-333f-47e0-9b53-d5bf601aa677

 

Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.

62faafb4-9f79-4e8a-a2a7-fea6c3434272

 

Je kunt naar het volgende record pagina door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.

f37aa16c-0bed-4773-832c-5fa8067019ea

 

Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.

 

Het tabblad Saldi

 

Grootboekrek.nr. en Omschrijving

Bovenin het scherm worden het grootboekrekeningnummer en de omschrijving van de opgevraagde grootboekrekening weergegeven.

Omschrijving

Alle perioden en de omschrijvingen hiervan worden automatisch weergegeven (het aantal perioden wordt opgegeven bij het aanmaken van een administratie).

Periode (huidig boekjaar)

De geboekte bedragen van een periode worden bij elkaar opgeteld en (per periode) in deze kolom weergegeven.

Cumulatief (huidig boekjaar)

Bij iedere periode worden de bedragen van de voorliggende perioden opgeteld. Dit zogenaamde cumulatieve saldo wordt (per periode) in deze kolom getoond. Het saldo dat in deze kolom bij de laatste periode wordt vermeld, is dus gelijk aan het Eindsaldo.

Totalen

De geboekte bedragen van een periode worden bij elkaar opgeteld. Alle bedragen bij elkaar opgeteld vormen het eindsaldo.

Vergelijking met Budget

Door deze optie aan te vinken wordt ook het venster Budget getoond. Indien bij de grootboekrekening een jaarbudget en een budgetverdeelsleutel is ingevuld dan kan met behulp van deze button worden gekozen of de gegevens verdeeld over de perioden getoond moeten worden.

Voortschrijdend

Indien deze optie wordt aangevinkt dan worden de periodecijfers per regel gecumuleerd zodat een overzicht gegeven wordt t/m elke periode. Indien deze optie niet is aangevinkt dan worden de cijfers per afzonderlijke periode getoond.

% (Percentage)

Het verschil tussen het budgetbedrag en het gerealiseerde bedrag wordt hier weergegeven, uitgedrukt in een percentage.

Periode

Het jaarbudget wordt verdeeld over de aanwezige perioden. Hoe deze bedragen verdeeld zijn hangt af van de gebruikte budgetverdeelsleutel. Dit hoeft niet per se een evenredige verdeling te zijn. Budgetverdeelsleutels worden ingebracht in Onderhoud → Algemeen → Budgetverdeelsleutels.
Automatisch wordt onderaan een totaal weergegeven. Dit is het jaarbudget zoals dat voor de betreffende grootboekrekening is ingebracht in Onderhoud → Grootboek.

Verschil

Het verschil tussen het budgetbedrag en het gerealiseerde bedrag wordt hier weergegeven, uitgedrukt in een bedrag.
Automatisch wordt onderaan een totaal weergegeven.

Vergelijking met Vorig jaar

Door deze optie aan te vinken wordt (indien aanwezig) het voorgaande boekjaar getoond.

Periode (vorig boekjaar)

Indien is gekozen voor "Vergelijking met Vorig jaar" wordt - naast de periode van het huidig boekjaar - het saldo van de betreffende periode van het vorig boekjaar getoond.

Cumulatief (vorig boekjaar)

Indien is gekozen voor "Vergelijking met Vorig jaar" wordt - naast het cumulatief van het huidig boekjaar - het cumulatief van het vorig boekjaar getoond.

Het tabblad Boekingen

De regels tonen de in het boekingsprogramma ingegeven informatie.
Voor de kolommen Debet, Credit en BTW-bedrag worden onderaan automatisch de totalen berekend. Tevens wordt het saldo van de grootboekrekening getoond.

In dit tabblad kun je via de knop Instellingen bepalen welke kolommen zichtbaar zijn;

  

5f97ed88-9f92-49ee-8898-5c7639738d89

 

 

Door middel van de knop Standaard worden de instellingen van dit tabblad teruggezet naar de standaard Minox instellingen.

 f20bb5e3-1b07-49e4-b14a-b0658967d196

Door te klikken op het potloodje aan het begin van een getoonde regel kies je “Bewerken” en wordt automatisch het boekingsprogramma (Taken | Boeken) gestart. Indien het boekingsprogramma reeds geopend is, wordt het actieve dagboekblad gesloten. Het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt wordt geopend en de cursor gaat naar de betreffende mutatie.

61a1759b-3258-4709-bef0-42022addfe21

 

Er kan meer informatie van een regel worden opgevraagd door te klikken op deze icoon. Daardoor wordt er detailinformatie van de boeking getoond.
Het venster Detailinformatie van een boekingsregel in Opvragen Grootboek ziet er als volgt uit:

db50d790-5e74-47bb-b9dd-69c765b73452

 

Behalve de gegevens uit het boekingsprogramma, worden ook de volgende gegevens getoond:

Systeemdatum - De datum waarmee de computer is opgestart.

Systeemtijd - De tijd van de computer op het moment dat de boekingsregel is gemaakt.

Gebruiker - De naam van de gebruiker die de boeking heeft gemaakt. Dit is met name van belang als er meerdere gebruikers zijn. Bij een licentie met 1 gebruiker staan hier altijd dezelfde initialen, namelijk die van de gebruiker MINOX.

Knoppen:

 

ed82ce82-02a7-46c1-a85e-dde25258a21f

 

Door te kiezen voor Afdrukken dagboekbladen wordt het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, naar het beeldscherm geprint. Het is mogelijk het dagboekblad alsnog naar de printer te sturen.

774448ec-2a4c-47dc-b02a-910d36dee0aa

 

Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaarten wordt direct het onderdeel Afdrukken → Grootboek → Rekeningkaarten opgestart. Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".

35acc3ae-7022-4e6a-9fcf-40546215ab19

 

Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond, bijvoorbeeld alleen de mutaties van het eerste kwartaal.

 8a553c69-99de-42be-9aac-8d890d04521b

Er kan een selectie worden opgegeven voor één of meerdere velden. De laatst ingegeven selecties blijven bewaard totdat MINOX wordt afgesloten. De titels van de kolommen waarvoor een filter is ingesteld worden in het oranje weegegeven.

Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken.

 

3999f232-0743-433b-84c0-6570388756aa

 

In de tab Mutaties kan men de mutaties van meerdere boekjaren opvragen door middel van deze knop. In het venster worden de beschikbare jaren getoond:

 3e54025e-7900-43a6-a6a4-a807c7b7014e

Achter de boekjaren die daadwerkelijk aanwezig zijn, wordt "Beschikbaar" vermeld.

Het tabblad Stamgegevens

De relevante stamgegevens van de grootboekrekening worden hier getoond.

Een verdere beschrijving van de getoonde velden vind je in Onderhoud | Grootboek.

Het tabblad Afletteren

Het tabblad Afletteren is vrijwel identiek aan het tabblad Mutaties.

In het tabblad Afletteren is het mogelijk om mutaties van een grootboekrekening af te vinken. Afletteren wordt doorgaans gebruikt bij boekingen die zijn gedaan op tussenrekeningen. Vaak worden op deze rekeningen boekingen "geparkeerd" waarvoor de definitieve bestemming niet bekend is, bijvoorbeeld vooruitbetalingen. Verschillende boekingen kunnen middels het afletteren aan elkaar gekoppeld worden. De niet-gekoppelde bedragen die overblijven, geven uiteindelijk het saldo van de rekening weer.

Automatische boekingen worden niet getoond in het tabblad Afletteren.

Ook hier kun je weer bepalen welke kolommen zichtbaar zijn door middel van de knop instellingen.

cc20af0d-60ed-4d23-9901-ac4f62a4e408

 

 

Voor de volgende rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm:

  • Datum

  • Documentnr.

  • Dagboekcode

  • Bladnr.

  • Regelnr.

  • Periodenr.

  • Kostenplaatsnr.

  • BTW

  • Omschrijving

Door middel van de knop Standaard worden de instellingen van dit tabblad teruggezet naar de standaard Minox instellingen.

Knoppen:

7e726bbc-a7db-4069-83b5-f84787939462

 

Door te kiezen voor deze knop kan direct een overzicht worden geprint met de mutaties:

  • Afgeletterde

  • Niet afgeletterde

  • Beide

Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".

774448ec-2a4c-47dc-b02a-910d36dee0aa (1)

 

Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaart wordt direct het onderdeel Afdrukken → Grootboek → Rekeningkaarten opgestart. Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".

35acc3ae-7022-4e6a-9fcf-40546215ab19

 

Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond:

  • Afgeletterde

  • Niet afgeletterde

  • Beide

Door te klikken op Nulstellen kun je alle selecties ongedaan maken.

fcf13b93-4248-4a2c-b79a-ec820f898c65

 

Afletteren bevestigen.

Afletteren

Status

Omschrijving

0599a091-0cf1-4d18-9081-2767378c6069

 

Blanco.
Niet afgeletterde mutaties hebben deze status. 

a0519a15-6bf3-44c7-8063-6d8f65e82bd1

 

Gemarkeerd.
Mutaties die zijn geselecteerd (met de linker muisknop) hebben deze status. 

a1ea8504-45ca-4696-bb25-df9fe78b8e77

 

Afgeletterd.
Mutaties die zijn afgeletterd hebben deze status. 

Aan het eind van iedere regel kan in de kolom Status een mutatie worden afgeletterd.

Door te klikken op een Blanco status , wijzigt de status in Gemarkeerd . Op dit moment is de mutatie nog niet afgeletterd.

fcf13b93-4248-4a2c-b79a-ec820f898c65 Met hulp van de knop "Afletteren bevestigen" wijzigt de status van een gemarkeerde mutatie in de status Afgeletterd . Een mutatie blijft ook na het afsluiten van de administratie zichtbaar als afgeletterd.

Door opnieuw op de status van een afgeletterde mutatie te klikken, wijzigt de status weer in Blanco.

 

Belangrijk

Bij het afletteren is het eventueel ingestelde Filter belangrijk. Het Filter bepaalt of de afgeletterde, niet afgeletterde of alle mutaties worden getoond. Indien is gekozen voor "Niet afgeletterde", verdwijnt de mutatie direct van het scherm zodra deze wordt afgeletterd. Hierdoor blijven de nog af te letteren mutaties steeds zichtbaar.