Opvragen | Grootboek

Grootboekrek.nr. en Omschrijving

Bovenin het scherm worden het grootboekrekeningnummer en de omschrijving van de opgevraagde grootboekrekening weergegeven.

Omschrijving

Alle perioden en de omschrijvingen hiervan worden automatisch weergegeven (het aantal perioden wordt opgegeven bij het aanmaken van een administratie).

Periode (huidig boekjaar)

De geboekte bedragen van een periode worden bij elkaar opgeteld en (per periode) in deze kolom weergegeven.

Cumulatief (huidig boekjaar)

Bij iedere periode worden de bedragen van de voorliggende perioden opgeteld. Dit zogenaamde cumulatieve saldo wordt (per periode) in deze kolom getoond. Het saldo dat in deze kolom bij de laatste periode wordt vermeld, is dus gelijk aan het Eindsaldo.

Totalen

De geboekte bedragen van een periode worden bij elkaar opgeteld. Alle bedragen bij elkaar opgeteld vormen het eindsaldo.

Vergelijking met Budget

Door deze optie aan te vinken wordt ook het venster Budget getoond. Indien bij de grootboekrekening een jaarbudget en een budgetverdeelsleutel is ingevuld dan kan met behulp van deze button worden gekozen of de gegevens verdeeld over de perioden getoond moeten worden.

Voortschrijdend

Indien deze optie wordt aangevinkt dan worden de periodecijfers per regel gecumuleerd zodat een overzicht gegeven wordt t/m elke periode. Indien deze optie niet is aangevinkt dan worden de cijfers per afzonderlijke periode getoond.

% (Percentage)

Het verschil tussen het budgetbedrag en het gerealiseerde bedrag wordt hier weergegeven, uitgedrukt in een percentage.

Periode

Het jaarbudget wordt verdeeld over de aanwezige perioden. Hoe deze bedragen verdeeld zijn hangt af van de gebruikte budgetverdeelsleutel. Dit hoeft niet per se een evenredige verdeling te zijn. Budgetverdeelsleutels worden ingebracht in Onderhoud → Algemeen → Budgetverdeelsleutels.
Automatisch wordt onderaan een totaal weergegeven. Dit is het jaarbudget zoals dat voor de betreffende grootboekrekening is ingebracht in Onderhoud → Grootboek.

Verschil

Het verschil tussen het budgetbedrag en het gerealiseerde bedrag wordt hier weergegeven, uitgedrukt in een bedrag.
Automatisch wordt onderaan een totaal weergegeven.

Vergelijking met Vorig jaar

Door deze optie aan te vinken wordt (indien aanwezig) het voorgaande boekjaar getoond.

Periode (vorig boekjaar)

Indien is gekozen voor "Vergelijking met Vorig jaar" wordt - naast de periode van het huidig boekjaar - het saldo van de betreffende periode van het vorig boekjaar getoond.

Cumulatief (vorig boekjaar)

Indien is gekozen voor "Vergelijking met Vorig jaar" wordt - naast het cumulatief van het huidig boekjaar - het cumulatief van het vorig boekjaar getoond.

De regels tonen de in het boekingsprogramma ingegeven informatie.
Voor de kolommen Debet, Credit en BTW-bedrag worden onderaan automatisch de totalen berekend. Tevens wordt het saldo van de grootboekrekening getoond.

In dit tabblad kun je via de knop Instellingen bepalen welke kolommen zichtbaar zijn;

Door middel van de knop Standaard worden de instellingen van dit tabblad teruggezet naar de standaard Minox instellingen.

 

Door te klikken op het potloodje aan het begin van een getoonde regel kies je “Bewerken” en wordt automatisch het boekingsprogramma (Taken | Boeken) gestart. Indien het boekingsprogramma reeds geopend is, wordt het actieve dagboekblad gesloten. Het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt wordt geopend en de cursor gaat naar de betreffende mutatie.

Er kan meer informatie van een regel worden opgevraagd door te klikken op deze icoon. Daardoor wordt er detailinformatie van de boeking getoond.
Het venster Detailinformatie van een boekingsregel in Opvragen Grootboek ziet er als volgt uit:

Behalve de gegevens uit het boekingsprogramma, worden ook de volgende gegevens getoond:

Systeemdatum - De datum waarmee de computer is opgestart.

Systeemtijd - De tijd van de computer op het moment dat de boekingsregel is gemaakt.

Gebruiker - De naam van de gebruiker die de boeking heeft gemaakt. Dit is met name van belang als er meerdere gebruikers zijn. Bij een licentie met 1 gebruiker staan hier altijd dezelfde initialen, namelijk die van de gebruiker MINOX.

Knoppen:

	Door te kiezen voor Afdrukken dagboekbladen wordt het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, naar het beeldscherm geprint. Het is mogelijk het dagboekblad alsnog naar de printer te sturen.
	Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaarten wordt direct het onderdeel Afdrukken → Grootboek → Rekeningkaarten opgestart. Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".
	Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond, bijvoorbeeld alleen de mutaties van het eerste kwartaal.   Er kan een selectie worden opgegeven voor één of meerdere velden. De laatst ingegeven selecties blijven bewaard totdat MINOX wordt afgesloten. De titels van de kolommen waarvoor een filter is ingesteld worden in het oranje weegegeven. Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken.
	In de tab Mutaties kan men de mutaties van meerdere boekjaren opvragen door middel van deze knop. In het venster worden de beschikbare jaren getoond:   Achter de boekjaren die daadwerkelijk aanwezig zijn, wordt "Beschikbaar" vermeld.

De relevante stamgegevens van de grootboekrekening worden hier getoond.

Een verdere beschrijving van de getoonde velden vind je in Onderhoud | Grootboek.

Het tabblad Afletteren is vrijwel identiek aan het tabblad Mutaties.

In het tabblad Afletteren is het mogelijk om mutaties van een grootboekrekening af te vinken. Afletteren wordt doorgaans gebruikt bij boekingen die zijn gedaan op tussenrekeningen. Vaak worden op deze rekeningen boekingen "geparkeerd" waarvoor de definitieve bestemming niet bekend is, bijvoorbeeld vooruitbetalingen. Verschillende boekingen kunnen middels het afletteren aan elkaar gekoppeld worden. De niet-gekoppelde bedragen die overblijven, geven uiteindelijk het saldo van de rekening weer.

Automatische boekingen worden niet getoond in het tabblad Afletteren.

Ook hier kun je weer bepalen welke kolommen zichtbaar zijn door middel van de knop instellingen.

Voor de volgende rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm:

• Datum

• Documentnr.

• Dagboekcode

• Bladnr.

• Regelnr.

• Periodenr.

• Kostenplaatsnr.

• BTW

• Omschrijving

Door middel van de knop Standaard worden de instellingen van dit tabblad teruggezet naar de standaard Minox instellingen.

Knoppen:

	Door te kiezen voor deze knop kan direct een overzicht worden geprint met de mutaties: Afgeletterde Niet afgeletterde Beide Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".
	Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaart wordt direct het onderdeel Afdrukken → Grootboek → Rekeningkaarten opgestart. Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".
	Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond: Afgeletterde Niet afgeletterde Beide Door te klikken op Nulstellen kun je alle selecties ongedaan maken.
	Afletteren bevestigen.

Afletteren

Status	Omschrijving
	Blanco. Niet afgeletterde mutaties hebben deze status.
	Gemarkeerd. Mutaties die zijn geselecteerd (met de linker muisknop) hebben deze status.
	Afgeletterd. Mutaties die zijn afgeletterd hebben deze status.

Aan het eind van iedere regel kan in de kolom Status een mutatie worden afgeletterd.

Door te klikken op een Blanco status , wijzigt de status in Gemarkeerd . Op dit moment is de mutatie nog niet afgeletterd.

Met hulp van de knop "Afletteren bevestigen" wijzigt de status van een gemarkeerde mutatie in de status Afgeletterd . Een mutatie blijft ook na het afsluiten van de administratie zichtbaar als afgeletterd.

Door opnieuw op de status van een afgeletterde mutatie te klikken, wijzigt de status weer in Blanco.