Onderhoud | Grootboek

Het grootboek is van wezenlijk belang voor de administratie. Vele onderdelen van Minox Online hebben grootboekrekeningen nodig om te functioneren, zoals bijvoorbeeld de Rapportage of de BTW aangifte.

  • Gegevens worden op grootboekrekeningnummer verzameld en opgeslagen.
  • Automatisch worden er cumulatieven van de grootboekmutaties opgebouwd.
  • In meerdere bestanden en invoerprogramma's dient het grootboekrekeningnummer te worden ingegeven.
  • In het gehele systeem worden controles op de grootboekrekeningnummers uitgevoerd zodat de administratie op een juiste wijze bewaakt kan worden, rapportages vervaardigd kunnen worden en BTW aangiftes opgesteld kunnen worden.

 

In het menu-onderdeel Onderhoud | Grootboek worden alle grootboekrekeningen aangemaakt, gewijzigd of verwijderd.

Indien er mutaties aanwezig zijn voor een bepaalde grootboekrekening, kan de betreffende rekening niet vervallen.

Ook als een grootboekrekening als tegenrekening aan een dagboek is gekoppeld, kan de rekening niet worden verwijderd.

 

 

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Grootboekrekeningen getoond met (standaard) de volgende informatie:

  • Grootboekrekeningnr.

  • Omschrijving

Het tabblad Algemeen

Grootboekrek.nr.

Geef hier een uniek nummer in ter identificatie van de grootboekrekening. Het grootboekrekeningnummer moet groter zijn dan 0 (nul) en kan maximaal 6 posities hebben. 

Een of meerdere grootboekrekeningnummers worden o.a. gebruikt in:

  • Basisgegevens administratie

  • Betalingscondities

  • Boeken

  • BTW-gegevens

  • Crediteuren

  • Dagboeken

  • Debiteuren

Omschrijving

De omschrijving van de grootboekrekening wordt hier ingetoetst.

Sterstotaal (2 N)

De sterstotalen worden in rapportages gebruikt om bovenliggende gegevens in totaalvelden te cumuleren.

Indien een sterstotaal wordt ingegeven, zijn alleen de velden Nummer en Omschrijving nog van toepassing. Het veld Blokkeren wordt automatisch op Ja gezet.


Op een grootboekrekening met een sterstotaal kan nooit geboekt worden.

Voor sterstotalen zijn meerdere niveaus mogelijk (1 t/m 5). Een grootboekrekening met sterstotaal 1 zal alle voorgaande grootboekrekeningen optellen, een grootboekrekening met sterstotaal 2 zal alle voorgaande rekeningen met sterstotaal 1 optellen enz.

Voorbeeld:

Grootboek

Sterstotaal

3000 Voorraad Pennen

0

3010 Voorraad Calculators

0

3992 TOTAAL RUBRIEK 3

2

3993 BALANSTOTAAL

3

4000 Salarissen

0

4020 Vakantiegeld

0

4040 Bedrijfsvereniging

0

4091 TOTAAL PERSONEELSKOSTEN

1

4802 Afschrijvingskosten gebouwen

0

4835 Afschrijvingskosten inventaris

0

4852 Afschrijvingskosten personenauto's

0

4891 TOTAAL AFSCHRIJVINGEN

1

4992 TOTAAL RUBRIEK 4

2

.......

 

9993 TOTAAL WINST OF VERLIES

3

9994 TOTAAL GROOTBOEK

4

Om te voorkomen dat "3992 Totaal rubriek 3" wordt opgeteld bij "4992 Totaal rubriek 4", heeft 3992 een sterstotaal 2 gekregen in plaats van sterstotaal 1. Het is niet noodzakelijk dat voor sterstotaal 2 een sterstotaal 1 wordt aangemaakt.

Voorstel BTW-code

Dit veld is uitsluitend van toepassing indien in het veld BTW J/N is gekozen voor Ja. De hier ingegeven code dient te zijn gedefinieerd in Onderhoud | Algemeen | BTW gegevens. 
O.a. in verband met het juist kunnen printen van een BTW-aangifte, is het niet mogelijk om voor eenzelfde grootboekrekening zowel Te vorderen BTW als Af te dragen BTW te gebruiken in het boekingsprogramma. In dat geval dien je twee grootboekrekeningen aan te maken.

BTW soort

Informatie

Af te dragen (1a, 1b)

Voor grootboekrekeningen met een "Te betalen BTW-code" (omzetrekeningen), geef je hier de juiste BTW-code in.

Om een correcte BTW-aangifte te kunnen genereren met MINOX, is het tijdens het boeken niet mogelijk om een andere BTW-code te kiezen. Er wordt uiteraard geen BTW-bedrag berekend en geboekt.

Te vorderen (5b)

Voor grootboekrekeningen met een "Te vorderen BTW-code" (kostenrekeningen), geef je hier de (meest gebruikte) BTW-code in. Tijdens het boeken is het desgewenst mogelijk om een andere (Te vorderen) BTW-code te kiezen met een ander percentage.

Verlegd binnenland
(levering en verwerving)

Geef hier de juiste BTW-code in.

Om een correcte BTW-aangifte te kunnen genereren met MINOX, is het tijdens het boeken niet mogelijk om een andere BTW-code te kiezen. Er wordt uiteraard geen BTW-bedrag berekend en geboekt.

Verlegd binnen en buiten EU (verwerving)

Idem

 

 

Als u goederen exporteert naar EU-landen en het gaat om een intracommunautaire levering, dan moet uw factuur aan extra eisen voldoen:

 

  • Op uw facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-identificatienummers van u én uw klant staan. Vraag het btw-identificatienummer aan uw klant. 

  • U factureert met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat het een intracommunautaire levering is.
    Vermeld op de factuur in elke gewenste taal: 
    'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of
    'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'

 

Idem

 

Bij afstandsverkopen betaalt u de BTW niet in het vestigingsland, maar in Nederland. Bij een afstandsverkoop voldoet u aan de volgende 2 voorwaarden:

 

Indien afstandsverkopen op u van toepassing zijn, moet u zich registreren bij de Belastingdienst/kantoor Buitenland.

  • Je levert de goederen af bij de koper in Nederland. Dit kun je zelf doen, maar je kunt hiervoor ook een ander bedrijf inschakelen. Van belang is dat het vervoer door jou is gedaan, of voor jouw rekening komt.

  • Je verkoopt in een kalenderjaar voor meer dan het drempelbedrag van € 100.000 aan Nederlandse particulieren of rechtspersonen zonder BTW -identificatienummer.

 

Idem

 

 In het geval van een intracommunautaire dienst:

 

  • Stuur je een factuur zonder BTW waarop u noteert: 'BTW verlegd'. 

  • Geef je deze dienst aan in uw BTW-aangifte. 

  • Geef je deze dienst op in uw Opgaaf Intracommunautaire Presentaties.

 

Idem

Voorstel debet/credit

Deze code geeft aan in welke kolom je default het bedrag wenst in te toetsen tijdens het boeken: debet of credit. Het is tijdens het boeken mogelijk om handmatig naar de andere kolom te gaan.

De volgende codes zijn mogelijk:

  • Debet: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom debet. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die beginnen met een 4, 5, 6 of 7.

  • Credit: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom credit. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die beginnen met een 8.

  • Geen voorkeur: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom debet. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die niet met een van de bovenstaande nummers beginnen.

Een en ander is ook afhankelijk van de ingave bij Voorstel BTW-code: 

Voorstel BTW-code

Voorstel debet/credit

Te vorderen

Debet (er mag bij Voorstel debet/credit niet worden gekozen voor "Credit").

Af te dragen

Credit (er mag bij Voorstel debet/credit niet worden gekozen voor "Debet").

 

 Zodra er mutaties aanwezig zijn voor een grootboekrekening, is het niet meer mogelijk om de volgende velden te wijzigen:

  • BTW

  • Voorstel BTW-code

  • Voorstel debet/credit


Balans/WV-code 

De hier ingegeven code dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Algemeen → Balans/WV-codes. Het is niet mogelijk om een (sters)totaalrekening uit de tabel Balans/WV-codes in te toetsen.

Balans
Het betreft een Balansrekening indien een van de volgende waarden wordt ingegeven:

  • 0 (of geen ingave)

  • 100 t/m 299

De omschrijving van de geselecteerde Balanscode wordt weergegeven. Er kunnen geen tientallen worden geselecteerd.

Winst/Verlies
Het betreft een W/V-rekening indien een van de volgende waarden wordt ingegeven:

  • 1 t/m 99

De omschrijving van de geselecteerde Winst- & verliescode wordt weergegeven. Er kunnen geen sterstotalen worden geselecteerd.

Na het inbrengen van de grootboekrekeningen is het verstandig het controleoverzicht af te drukken met daarop:

  • de grootboekrekeningen zonder een Balans/WV-code

  • de grootboekrekeningen met een Balans/WV-code die niet aanwezig is in de basisgegevens Balans/WV-codes

Zie Rapportage|  Grootboek | Controle  Balans/WV-codes.

Blokkeren

In dit veld kan worden aangegeven of een grootboekrekening geblokkeerd dient te worden. Een grootboekrekening kan om verschillende redenen zijn geblokkeerd:

Code

Blokkeren

Omschrijving

N

Niet geblokkeerd

Voor een grootboekrekening waarop gewoon geboekt mag worden, dien je N in te vullen (is default).

N

In gebruik door BTW

Dit is een van de grootboekrekeningen die is opgegeven bij de BTW-gegevens. Er kan wel worden geboekt op deze grootboekrekening.

J

Geblokkeerd door MINOX

Dit betreft een handmatige blokkering die door de gebruiker zelf is ingetoetst. Dit is de enige code die (later) door de gebruiker kan worden uitgezet.

In de netwerkversie wordt "MINOX" vervangen door de gebruikersinitialen van de gebruiker die de blokkering heeft geactiveerd.

J

Geblokkeerd door dagboek

Dit is een van de grootboekrekeningen die is opgegeven bij de dagboeken.

J

Geblokkeerd door sterstotaal.

Geblokkeerd door sterstotaal.

Voor alle grootboekrekeningen met de code Blokkeren op Ja, geldt dat zij niet in andere tabellen worden getoond. Ook in de registratieprogramma's (bijvoorbeeld boeken) kunnen deze grootboekrekeningen niet worden gebruikt. Deze grootboekrekeningen worden uiteraard wel getoond in de lijst van Onderhoud | Grootboek.

 

Het tabblad Extra 

Verdichten

Er kan worden gekozen voor:

  • J: Door te kiezen voor Ja, worden alle boekingen die betrekking hebben op deze grootboekrekening per dagboekblad verdicht op het rekeningoverzicht.

  • N: Er vindt geen verdichting plaats.

Alle dagboekrekeningen, verzamelrekeningen en BTW-rekeningen worden automatisch verdicht, ongeacht hetgeen in dit veld is ingegeven.

Aantallen

Indien u tijdens het boeken gebruik wenst te maken van aantallen, dient u dit veld aan te vinken.
Het veld wordt overgeslagen indien het veld niet aangevinkt is. 

Kostensoortnr.

Meerdere grootboekrekeningen kunnen tot één kostensoort behoren. Alleen als er sprake is van een kostensoorten/-plaatsenadministratie, vult u hier een nummer in. Er kan alleen een nummer worden ingetoetst als er nog geen mutaties aanwezig zijn voor deze grootboekrekening. Een goed moment om kostensoorten en -plaatsen te activeren is na een jaarafsluiting.
Het hier ingegeven kostensoortnummer dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Kostensoorten/-plaatsen → Kostensoorten.

Budgetverdeelsleutelnr.

Het hier ingetoetste budgetverdeelsleutelnummer dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Algemeen → Budgetverdeelsleutels.
De budgetverdeelsleutel betreft de wijze waarop het Jaarbudget wordt verdeeld over de perioden.

Jaarbudget

Er kan een budget worden ingetoetst in de boekhoudvaluta. Er zijn geen decimalen mogelijk. Een credit-budget, zoals bij opbrengstrekeningen, dient men negatief (met een min-teken) in te toetsen. Het ingetoetste bedrag is van toepassing op een heel jaar.

 

Het tabblad Memo

Memo tonen

Er kan worden gekozen voor:

  • J: Tijdens het boeken wordt na ingave van het betreffende grootboekrekeningnummer automatisch het veld Memo getoond.

  • N: Er kan wel tekst worden ingevoerd in het veld Memo maar de tekst wordt niet automatisch getoond tijdens het boeken.

Memo

Hier kan tekst worden ingevoerd die o.a. kan worden geraadpleegd tijdens het boeken. Het memoveld is een toelichting op de grootboekrekening en kan automatisch worden getoond tijdens het boeken. Indien het veld Memo tonen op Ja staat, wordt tijdens het boeken na ingave van het betreffende grootboekrekeningnummer automatisch deze tekst getoond, tenzij er geen tekst is ingevoerd in dit veld.

 

 

Zoeken en Instellingen

 Zoeken

In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Land door het intoetsen van (een gedeelte van de) omschrijving.

Verwijderen zoekopdracht

Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Dagboeken de weer te geven informatie aan te passen.

Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst

Kaart

 

Navigatie en Knoppen

Navigatie

Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.

Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.

Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.

Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.

Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop Omschrijving
 

Aanmaken
Een nieuw record maken.

Opslaan
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. 
Opslaan en Nieuw record
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart. 
Annuleren
Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
Verwijderen record
Een reeds opgeslagen record verwijderen. 

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.