Onderhoud | Grootboek

Het tabblad Algemeen

Grootboekrek.nr.

Geef hier een uniek nummer in ter identificatie van de grootboekrekening. Het grootboekrekeningnummer moet groter zijn dan 0 (nul) en kan maximaal 6 posities hebben. 

Een of meerdere grootboekrekeningnummers worden o.a. gebruikt in:

• Basisgegevens administratie

• Betalingscondities

• Boeken

• BTW-gegevens

• Crediteuren

• Dagboeken

• Debiteuren

Omschrijving

De omschrijving van de grootboekrekening wordt hier ingetoetst.

Sterstotaal (2 N)

De sterstotalen worden in rapportages gebruikt om bovenliggende gegevens in totaalvelden te cumuleren.

Voor sterstotalen zijn meerdere niveaus mogelijk (1 t/m 5). Een grootboekrekening met sterstotaal 1 zal alle voorgaande grootboekrekeningen optellen, een grootboekrekening met sterstotaal 2 zal alle voorgaande rekeningen met sterstotaal 1 optellen enz.

Voorbeeld:

Om te voorkomen dat "3992 Totaal rubriek 3" wordt opgeteld bij "4992 Totaal rubriek 4", heeft 3992 een sterstotaal 2 gekregen in plaats van sterstotaal 1. Het is niet noodzakelijk dat voor sterstotaal 2 een sterstotaal 1 wordt aangemaakt.

Voorstel BTW-code

Dit veld is uitsluitend van toepassing indien in het veld BTW J/N is gekozen voor Ja. De hier ingegeven code dient te zijn gedefinieerd in Onderhoud | Algemeen | BTW gegevens. 
O.a. in verband met het juist kunnen printen van een BTW-aangifte, is het niet mogelijk om voor eenzelfde grootboekrekening zowel Te vorderen BTW als Af te dragen BTW te gebruiken in het boekingsprogramma. In dat geval dien je twee grootboekrekeningen aan te maken.

Voorstel debet/credit

Deze code geeft aan in welke kolom je default het bedrag wenst in te toetsen tijdens het boeken: debet of credit. Het is tijdens het boeken mogelijk om handmatig naar de andere kolom te gaan.

De volgende codes zijn mogelijk:

• Debet: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom debet. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die beginnen met een 4, 5, 6 of 7.

• Credit: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom credit. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die beginnen met een 8.

• Geen voorkeur: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom debet. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die niet met een van de bovenstaande nummers beginnen.

Een en ander is ook afhankelijk van de ingave bij Voorstel BTW-code: 

 Zodra er mutaties aanwezig zijn voor een grootboekrekening, is het niet meer mogelijk om de volgende velden te wijzigen:

• BTW

• Voorstel BTW-code

• Voorstel debet/credit

Balans/WV-code 

De hier ingegeven code dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Algemeen → Balans/WV-codes. Het is niet mogelijk om een (sters)totaalrekening uit de tabel Balans/WV-codes in te toetsen.

Balans
Het betreft een Balansrekening indien een van de volgende waarden wordt ingegeven:

• 0 (of geen ingave)

• 100 t/m 299

De omschrijving van de geselecteerde Balanscode wordt weergegeven. Er kunnen geen tientallen worden geselecteerd.

Winst/Verlies
Het betreft een W/V-rekening indien een van de volgende waarden wordt ingegeven:

• 1 t/m 99

De omschrijving van de geselecteerde Winst- & verliescode wordt weergegeven. Er kunnen geen sterstotalen worden geselecteerd.

Na het inbrengen van de grootboekrekeningen is het verstandig het controleoverzicht af te drukken met daarop:

• de grootboekrekeningen zonder een Balans/WV-code

• de grootboekrekeningen met een Balans/WV-code die niet aanwezig is in de basisgegevens Balans/WV-codes

Zie Rapportage|  Grootboek | Controle  Balans/WV-codes.

Blokkeren

In dit veld kan worden aangegeven of een grootboekrekening geblokkeerd dient te worden. Een grootboekrekening kan om verschillende redenen zijn geblokkeerd:

Voor alle grootboekrekeningen met de code Blokkeren op Ja, geldt dat zij niet in andere tabellen worden getoond. Ook in de registratieprogramma's (bijvoorbeeld boeken) kunnen deze grootboekrekeningen niet worden gebruikt. Deze grootboekrekeningen worden uiteraard wel getoond in de lijst van Onderhoud | Grootboek.

Het tabblad Extra 

Verdichten

Er kan worden gekozen voor:

• J: Door te kiezen voor Ja, worden alle boekingen die betrekking hebben op deze grootboekrekening per dagboekblad verdicht op het rekeningoverzicht.

• N: Er vindt geen verdichting plaats.

Alle dagboekrekeningen, verzamelrekeningen en BTW-rekeningen worden automatisch verdicht, ongeacht hetgeen in dit veld is ingegeven.

Aantallen

Indien u tijdens het boeken gebruik wenst te maken van aantallen, dient u dit veld aan te vinken.
Het veld wordt overgeslagen indien het veld niet aangevinkt is. 

Kostensoortnr.

Meerdere grootboekrekeningen kunnen tot één kostensoort behoren. Alleen als er sprake is van een kostensoorten/-plaatsenadministratie, vult u hier een nummer in. Er kan alleen een nummer worden ingetoetst als er nog geen mutaties aanwezig zijn voor deze grootboekrekening. Een goed moment om kostensoorten en -plaatsen te activeren is na een jaarafsluiting.
Het hier ingegeven kostensoortnummer dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Kostensoorten/-plaatsen → Kostensoorten.

Budgetverdeelsleutelnr.

Het hier ingetoetste budgetverdeelsleutelnummer dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Algemeen → Budgetverdeelsleutels.
De budgetverdeelsleutel betreft de wijze waarop het Jaarbudget wordt verdeeld over de perioden.

Jaarbudget

Er kan een budget worden ingetoetst in de boekhoudvaluta. Er zijn geen decimalen mogelijk. Een credit-budget, zoals bij opbrengstrekeningen, dient men negatief (met een min-teken) in te toetsen. Het ingetoetste bedrag is van toepassing op een heel jaar.

Het tabblad Memo

Memo tonen

Er kan worden gekozen voor:

• J: Tijdens het boeken wordt na ingave van het betreffende grootboekrekeningnummer automatisch het veld Memo getoond.

• N: Er kan wel tekst worden ingevoerd in het veld Memo maar de tekst wordt niet automatisch getoond tijdens het boeken.

Memo

Hier kan tekst worden ingevoerd die o.a. kan worden geraadpleegd tijdens het boeken. Het memoveld is een toelichting op de grootboekrekening en kan automatisch worden getoond tijdens het boeken. Indien het veld Memo tonen op Ja staat, wordt tijdens het boeken na ingave van het betreffende grootboekrekeningnummer automatisch deze tekst getoond, tenzij er geen tekst is ingevoerd in dit veld.

Zoeken en Instellingen

 Zoeken

In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Land door het intoetsen van (een gedeelte van de) omschrijving.

Verwijderen zoekopdracht

Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Dagboeken de weer te geven informatie aan te passen.

Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst

Kaart

Navigatie en Knoppen Navigatie Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat. Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat. Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven. Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat. Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat. Knoppen Knop Omschrijving   Aanmaken Een nieuw record maken. Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.  Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.  Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen. Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.  Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.