Onderhoud Documenten - Factuur

In dit onderdeel worden instellingen vastgelegd die betrekking hebben op de lay-out van het document Factuur.

 Voordat het programma Facturering in gebruik wordt genomen, is het belangrijk om de lay-out goed in te stellen.

In de tab Documenten van Onderhoud | Algemeen  |  Basisgegevens administratie is reeds gekozen voor een factuur met een Horizontale sluitregel of een een factuur met een Verticale sluitregel.

Door te klikken op de knop Wijzigen, is het mogelijk om o.a. de kolommen en de teksten die op de Factuur worden geprint, aan te passen.

Het is mogelijk om voor de E-mail-factuur een aantal instellingen te laten afwijken van de standaard factuur.

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Documenten (Verkoopfactuur) getoond met (standaard) de volgende informatie:

• Documentsoort
• Taalcode

Zoeken en Instellingen

Zoeken

In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Docuement door het intoetsen van: 

• • (een gedeelte van de) Omschrijving:
    Door het intoetsen van een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt.

  • Verwijderen zoekopdracht

    Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

    
    

    Instellingen

  • Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Documenten de weer te geven informatie aan te passen.

    Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.

E-mail "Body"

In de tekst van de email zelf kun je ook een variabele gebruiken, bijvoorbeeld om in de aanhef  de contactpersoon op te nemen <CONTACTPERSOON>

E-mail - Afzender

Het e-mailadres dat dient te worden gebruikt als Afzender, kan hier worden ingetoetst.

E-mail - BCC

BCC staat voor Blind Copy Conform. Het e-mailadres van een BCC-ontvanger is niet zichtbaar in de mail die wordt verzonden.

Je kunt hier bijvoorbeeld, ter controle, je eigen e-mailadres intoetsen of het e-mailadres van de Afdeling Administratie van je bedrijf.

Je kunt ook meerdere emailadressen instellen door deze met een komma te scheiden (123@hotmail.com,456@gmail.com) 

Bedrijfsnaam

Hier kan de bedrijfsnaam worden ingetoetst, zoals deze op de e-mailfactuur moet worden afgedrukt. Indien gebruik maakt van afbeelding met een bedrijfslogo, hoeft dit veld niet te worden ingevuld.

Bedrijfsgegevens

Door deze optie aan te vinken, worden de NAW-gegevens van de administratie afgedrukt zoals die zijn ingegeven in de tabbladen Algemeen, Extra en Bank van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie. Afhankelijk van de velden die daar zijn ingevuld, wordt de kop voor het document bepaald. 

Indien je gebruik maakt van afbeelding met je bedrijfsgegevens, hoeft dit veld niet te worden aangevinkt.

Afbeeldingen

Links in het tabblad worden - indien aanwezig - de afbeeldingen weergegeven voor de kop van de factuur en voor de voet van de factuur. Indien er (nog) geen afbeeldingen aanwezig zijn, kan dit worden gerealiseerd middels de knop Wijzigen.

Afbeeldingen kunnen worden ingesteld voor:

Tekst bij e-mail

Een factuur die per e-mail wordt verzonden, wordt in de bijlage van het e-mailbericht geplaatst.

In de e-mail kun je een begeleidende tekst opnemen. Deze tekst is voor alle e-mailfacturen hetzelfde, maar kan persoonlijk worden gemaakt door het opnemen van:

Voorbeeld:

Geachte <AANHEF>,

Hierbij treft u onze factuur <FACTUURNR> aan.

Vaste bijlage

Door middel van het toevoegen van een attachment, kun je naast de factuur, een bijlage toevoegen aan de e-mail die wordt verzonden (bijvoorbeeld een document met daarin uw leveringsvoorwaarden).
Een gekoppelde vaste bijlage wordt meegestuurd bij alle facturen.

BTW verlegd

De standaardteksten die worden afgedrukt met betrekking tot BTW verlegd, kunnen hier worden aangepast. De teksten kunnen bijvoorbeeld worden aangepast voor facturen met een andere taalcode.

De standaard tekst is:
<PERC_GREK>% van het loonsombedrag zijnde <GBEDRAG> dient te worden betaald op de G-Rekening, nummer <GBANKREK> en het restant ad <RESTANT> dient te worden betaald op onze gewone rekening <BANKREK1>.