Onderhoud | Debiteuren

Debiteurennr.

Het debiteurennummer is uniek en dient binnen de range van een verkoopdagboek te liggen. De daar aangemaakte range bepaalt dus ook uit hoeveel posities het debiteurennummer bestaat.

Het bepalen van het debiteurennummer kan automatisch geschieden door het aanvinken van de optie "Automatisch toekennen" in de basisgegevens van het verkoopdagboek (zie Onderhoud | Algemeen | Dagboeken).

Door het gebruik van "Automatisch toekennen" stelt MINOX, bij het aanmaken van een nieuwe debiteur een nieuw nummer voor. Het nieuwe nummer is het hoogste debiteurennummer +1. Er zal dus niet een vrij nummer tussen bestaande nummers worden gehanteerd.
De cursor blijft in het veld Debiteurennummer staan. Dit nummer kun je bevestigen met <Enter> of desgewenst aanpassen. Indien er meerdere verkoop-dagboeken aanwezig zijn waarbij voor de automatische nummering is gekozen, zal MINOX vragen in welk dagboek je een debiteur wenst aan te maken. Vervolgens zal MINOX een nummer in dat dagboek blijven voorstellen totdat je het Onderhoud | Debiteuren hebt verlaten.

Sterstotaal

De sterstotalen worden gebruikt om in overzichten bovenliggende gegevens in totaalvelden te cumuleren. Indien een sterstotaal wordt ingegeven, zijn alleen de velden Debiteurennummer en Omschrijving sterstotaal nog van toepassing. Het veld Blokkeren wordt automatisch op Ja gezet. NB.: Op een debiteur met een sterstotaal mag nooit geboekt worden.

Voor sterstotalen zijn meerdere niveaus mogelijk (1 t/m 5). Een debiteur met sterstotaal 1 zal alle voorgaande debiteuren optellen, een debiteur met sterstotaal 2 zal alle voorgaande debiteuren met sterstotaal 1 optellen enz.

Voorbeeld:

Om te voorkomen dat "14998 Totaal debiteuren binnenland" wordt opgeteld bij "19998 Totaal debiteuren buitenland", heeft 14998 een sterstotaal 2 gekregen in plaats van sterstotaal 1. Het is niet noodzakelijk dat voor sterstotaal 2 een sterstotaal 1 wordt aangemaakt.

Omschrijving sterstotaal

Ingeval van een sterstotaal kan hier een omschrijving worden ingetoetst.

Eenmalige debiteur

Indien dit veld is aangevinkt, is er sprake van een zogenaamde eenmalige debiteur.
In dat geval geef je tijdens het boeken en/of factureren de naam van de debiteur in. Tijdens het boeken dient dit te gebeuren in de kolom Omschrijving.

Op de Openstaande postenlijst van de debiteuren, wordt de naam die is ingetoetst tijdens het boeken of factureren, afgedrukt.

Naam

Hier kan de (bedrijfs)naam van de debiteur worden ingegeven. Deze naam verschijnt o.a. tijdens het boeken op het beeldscherm.

 Klik hierop om direct te zoeken in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. 

Mogelijkheden:

	Omschrijving
	Overname van NAW-gegevens in Minox. De naam, zoals getoond in "Gevonden resultaten", wordt overgenomen.
	Overname van NAW-gegevens in Minox. De naam van de ingeschreven rechtspersoon wordt overgenomen.
	Annuleren en terug naar Minox.

Naam (vervolg)

Voor bijvoorbeeld lange bedrijfsnamen of de vermelding van een industrieterrein, kan dit veld worden gebruikt.

Contactpersoon

Hier kan men de contactpersoon of de betreffende afdeling vermelden.

Aanhef

Hier kan de aanhef van de contactpersoon worden ingetoetst. Indien in het veld Contactpersoon bijvoorbeeld "T.a.v. de heer A. van Aken" is ingetoetst, kun je in dit veld "heer Van Aken" ingeven. Bij het afdrukken van aanmaningen wordt de inhoud van dit veld achter het woord "Geachte" afgedrukt. Heb je in Onderhoud | Algemeen | Aanmaningsteksten het woord "Geachte" vervangen door "Beste" dan kun je hier de voornaam van de contactpersoon intoetsen.

Telefoonnr.

Hier is een vrije omschrijving van het telefoonnummer mogelijk.

Faxnr.

Hier is een vrije omschrijving van het faxnummer mogelijk.

Zoeksleutel 1

De zoeksleutel is een hulpmiddel om een debiteur terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en boeken, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt. Automatisch verschijnen in dit veld de eerste 20 posities van de naam van de debiteur. De zoeksleutel kan echter afwijken van deze naam en handmatig worden gewijzigd. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.

E-mailadres

Hier is een vrije omschrijving van het e-mailadres mogelijk.

Postadres

Hier is een vrije omschrijving van het postadres mogelijk.

 Klik hierop om direct het juiste adres en woonplaats te selecteren. Je dient de postcode en het huisnummer in te toetsen.

Mogelijkheden:

	Overname van NAW-gegevens in de debiteurenkaart.
	Annuleren en terug naar de debiteurenkaart.

Postcode postadres en Plaats postadres

Hier kan men de postcode en plaats ten behoeve van het postadres intoetsen. De velden worden automatisch in hoofdletters opgeslagen.

Landcode postadres

Geef hier de landcode in ten behoeve van het postadres. De landcode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Landen. Standaard wordt hier de landcode weergegeven die is ingetoetst in het veld Landcode in Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens.

Taalcode

De taalcode wordt gebruikt voor het aansturen van de gewenste talen in externe documenten zoals de aanmaning, verkooporder en de factuur. Default staat hier de taalcode NL (= Nederlands).

De hier ingetoetste taalcode dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Talen.

Zoeksleutel 2

De zoeksleutel is een hulpmiddel om een debiteur terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en boeken, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt.
Automatisch verschijnen in dit veld de eerste 20 posities van de plaats van het postadres van de debiteur. De zoeksleutel kan echter afwijken van deze plaats en handmatig worden gewijzigd. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.

Zoeksleutel 3

De zoeksleutel is een hulpmiddel om een debiteur terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en boeken, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt.

Zoeksleutel 3 is geen voorgedefinieerde zoeksleutel en kan dus vrij worden gebruikt voor bijvoorbeeld postcode of vertegenwoordiger. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.

BTW J/N

Hier kan worden aangegeven of er voor deze debiteur BTW van toepassing is: 

Voorstel BTW-code

Dit veld is uitsluitend van toepassing indien in het veld BTW J/N is gekozen voor Ja. De hier ingegeven code dient te zijn gedefinieerd in de tabel BTW-gegevens. Uitsluitend BTW-codes met de soort "Te vorderen" kunnen worden ingegeven.

Voorstel tegenrekening

Tijdens het boeken in een verkoopdagboek, toont MINOX in de regel van de tegenboeking default dit grootboekrekeningnummer. Het is mogelijk om tijdens het boeken dit nummer te wijzigen.
Vaak is het zo dat de opbrengsten van een debiteur altijd betrekking hebben op dezelfde tegenrekening, bijvoorbeeld "Omzet binnenland detaillisten". Door de desbetreffende tegenrekening hier reeds in te vullen kan het boeken aanzienlijk worden versneld.

Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek.

BTW-identificatienr.

Hier kan het BTW-identificatienummer van de debiteur worden ingetoetst.

Dit nummer is van toepassing op debiteuren uit EU-lidstaten. Onder bepaalde voorwaarden (waaronder het vermelden van het BTW-identificatienummer op de factuur) kunnen deze debiteuren tegen 0% BTW geleverd worden. In het veld BTW J/N dien je in dat geval N(ee) in te geven. Indien een nummer wordt ingetoetst dat niet geldig is, verschijnt hiervan een melding op het beeldscherm. Het is mogelijk om deze melding te negeren.

De landcode, gevolgd door een aantal posities, vormt het BTW-nummer.

Valutacode

Hier dient de valutacode te worden ingetoetst waarin de debiteur doorgaans wordt gefactureerd. Tijdens het boeken of het factureren kan door de gebruiker alsnog een andere valutacode worden gekozen.

De valutacode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Valuta.

Blokkeren aanmaningen

Een van de volgende waarden is mogelijk:

Betalingsconditienr.

Het nummer dat hier wordt ingetoetst dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities.

Indien er geen betalingsconditienummer wordt ingegeven, wordt de betalingstermijn gebruikt die is ingevuld in het veld OP-termijn 1 van het bijbehorende verkoopdagboek in Onderhoud | Algemeen | Dagboeken.

Blokkeren

In dit veld kan worden aangegeven of een debiteur geblokkeerd dient te worden.

Voor alle debiteuren met de code Blokkeren op Ja, geldt dat zij niet in andere tabellen worden getoond. Ook in de registratieprogramma's (boeken, verwerking bankmutaties enz.) kunnen deze debiteuren niet worden gebruikt. Deze debiteuren worden uiteraard wel getoond in de lijst van Onderhoud | Debiteuren.

Bankrekeningnr.

Zonder IBAN en BIC, kan de bank geen incasso opdracht uitvoeren. Het IBAN kan ook helpen bij het herkennen van bankmutaties.

Het IBAN (International Bank Account Number) staat voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC (Bank -of Business- Identifier Code) , die naar een bepaalde bank verwijst.

Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het Nederlandse IBAN heeft 18 tekens.

Het IBAN bestaat uit een landcode (2 letters), een controlegetal (2 cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

Je kunt in Minox bij debiteuren en crediteuren meerdere IBANs kwijt:

Gebruik de knop "Nieuw" om een nieuwe IBAN bij een debiteur op te voeren:

Vul alle velden en bepaal of je de nieuwe rekening als standaard rekening wilt gebruiken of niet.

Door op het pennetje aan de voorkant van een regel te klikken, kun je een bestaande rekening wijzigen of verwijderen:

Naam bank

Hier is een vrije omschrijving van de banknaam mogelijk.

Plaats bank

Hier is een vrije omschrijving van de bankplaats mogelijk. Het veld wordt automatisch in hoofdletters opgeslagen.

IBAN

Het International Bank Account Number, afgekort IBAN, is het (internationaal) bankrekeningnummer.
Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN bestaat uit een landcode (twee letters), een controlegetal (twee cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

Het IBAN staat dus voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst. 

BIC 1

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt bij grensoverschrijdend betalingsverkeer om een bank te identificeren.
De BIC van de debiteur kan hier worden ingetoetst. Voor een aantal IBAN kan MINOX de BIC automatisch bepalen.

IBAN en BIC zijn van belang indien je werkt met de module MINOX-Automatische betalingen, MINOX-Verwerking bankmutaties en/of MINOX-Incasso.

Incasso blokkeren

Wil je een debiteur uitsluiten voor incasso, dan kunt u dit opgeven door in de rubriek Incasso blokkeren voor J (Ja) te kiezen.

Veld 1 t/m 5

De ingave in deze velden (1 t/m 5) is vrij. De velden kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt.

De omschrijvingen van deze velden kunnen worden aangepast in de tab Vrije velden van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie: Vrije velden debiteuren - Veld 1 t/m 5.

Memo tonen

Er kan worden gekozen voor:

• J: Tijdens het boeken wordt na ingave van het betreffende debiteurennummer automatisch het veld Memo getoond.

• N: Er kan wel tekst worden ingevoerd in het veld Memo maar de tekst wordt niet automatisch getoond tijdens het boeken.

Memo

Hier kan tekst worden ingevoerd die o.a. kan worden geraadpleegd tijdens het boeken. Het memoveld is een toelichting op de debiteur en kan automatisch of handmatig worden getoond tijdens het boeken.

Indien het veld Memo tonen op Ja staat, wordt tijdens het boeken na ingave van het betreffende debiteurennummer automatisch deze tekst getoond, tenzij er geen tekst is ingevoerd in dit veld. Staat het veld Memo tonen op Nee dan kan indien gewenst alsnog de memo worden opgevraagd.

Prijscode

Hier kan een keuze worden gemaakt:

Afwijkende verkoopprijzen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• een bepaalde groep debiteuren, bijvoorbeeld de groothandel

• prijzen in vreemde valuta

• prijzen inclusief BTW

Inclusief BTW

Wanneer het vinkje wordt geactiveerd of gedeactiveerd, heeft dat de volgende gevolgen:

Verkoophistorie

Wanneer het vinkje wordt geactiveerd of gedeactiveerd, heeft dat de volgende gevolgen:

Statistiekcode

Er kan een keuze worden gemaakt:

Samen met de statistiekcode van het artikel wordt bepaald hoe de omzetstatistieken worden afgedrukt.
Ongeacht de statistiekcode die hier wordt ingevuld, worden de statistieken te allen tijde op de meest uitgebreide manier bijgehouden. Voordeel hiervan is dat eventueel later alsnog een uitgebreidere statistiek kan worden afgedrukt.

Factuurkorting %

Dit is een vaste korting die wordt verleend over de totale factuur. Ook als in de factuurregels gebruik is gemaakt van een korting, wordt alsnog deze korting verleend over het totale netto factuurbedrag. Tijdens de facturering kun je deze korting (die verschijnt in de sluitregel van de factuur) niet aanpassen of verwijderen. 

G-Rekening %

Indien er sprake is van een G-rekening, wordt tijdens de facturering normaal gesproken het percentage gehanteerd dat is vastgelegd in de tab Diversen van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Indien voor een debiteur een afwijkend percentage van toepassing is, kan dat hier worden ingetoetst.

Kredietlimiet

Hier kan een bedrag (in de boekhoudvaluta) worden ingetoetst dat geldt als kredietlimiet. Indien de kredietlimiet van de debiteur wordt overschreden, wordt tijdens de facturering het overschreden bedrag aangegeven. Het is te allen tijde mogelijk om een factuur te maken als de kredietlimiet wordt overschreden.

Omzetcategorie

Het is mogelijk om een van de volgende omzetcategorieën te selecteren:

Aan de hand van deze code wordt een opbrengstrekening gebruikt uit de Artikelgroepen. Het artikelgroep nummer dat is ingevuld bij een artikel bepaalt samen met deze omzetcategorie de uiteindelijke opbrengstrekening. Door een juiste opzet van deze velden, kan men (automatisch) een BTW-aangifte afdrukken.

Kortingsgroep nr.

De kortingsgroep die hier wordt ingegeven, wordt gebruikt door de kortingsmatrix (zie Onderhoud | Facturering | Kortingsmatrix).

Leveringsconditienr.

Er kan een leveringsconditie worden geselecteerd uit of worden aangemaakt in Onderhoud | Facturering | Leveringscondities.

Verzendwijzenr.

Er kan een verzendwijze worden geselecteerd uit of worden aangemaakt in Onderhoud | Facturering | Verzendwijzen.

Vertegenwoordigersnr.

Er kan een vertegenwoordiger worden geselecteerd uit of worden aangemaakt in Onderhoud | Facturering | Vertegenwoordigers. Vertegenwoordigers worden o.a. gebruikt voor het afdrukken van de statistieken.

Rayonnr.

Er kan een rayon worden geselecteerd uit of worden aangemaakt in Onderhoud | Facturering | Rayons. Rayons worden o.a. gebruikt voor het afdrukken van de statistieken.

Debiteurensoortnr.

Er kan een debiteurensoort worden geselecteerd uit of worden aangemaakt in Onderhoud | Facturering | Debiteurensoorten. Men kan dit veld naar eigen inzicht gebruiken. Bij het afdrukken van statistieken kan het debiteurensoortnummer worden gebruikt als selectiecriterium.

Verzendadres

Het standaard verzendadres kan hier worden vastgelegd. Er kan een verzendadres worden geselecteerd uit of worden aangemaakt in Onderhoud | Facturering | Verzendadressen.

Type factuur

Meerdere combinaties zijn mogelijk.

Emailadres factuur

Hier kun je het emailadres intoetsen voor de facturering.
Om een factuur naar meerdere personen te sturen, kan men meerdere e-mailadressen intoetsen. De e-mailadressen dienen te worden gescheiden door een , (komma). 
Bijvoorbeeld: e.vanloon@voorbeeldbedrijf.nl,administratie@voorbeeldbedrijf.nl,e.vanloon@hotmail.com