De instellingen voor het herkennen en het boeken van de bankmutaties
Er zijn twee verschillende soorten instellingen. De instellingen voor het boeken en de instellingen voor de herkenning en verwerking.
We bespreken eerst de instellingen voor het Boeken:
Boekstuknummer
Een van de volgende opties kan worden gekozen:
|
: |
Het laatst gebruikte boekstuknummer uit het bankboek wordt vermeld in Onderhoud | Algemeen | Dagboeken. Dat nummer kan worden overgenomen in de bankmutatie in het veld Boekstuknummer. |
|
: |
Iedere bankmutatie bevat in het veld Boekstuknummer het nummer dat hier wordt ingetoetst. |
Sortering/Verwerking
Een van de volgende opties kan worden gekozen:
|
: |
De volgorde van het bankbestand wordt gehanteerd. In deze volgorde levert de bank de mutaties aan. |
|
: |
De mutaties worden gesorteerd op valutadatum. |
Subadministratie
Dit is de omschrijving zoals die in de mutatie van het bankboek zal worden vermeld in het geval van de subadministratie (debiteuren of crediteuren). Een van de volgende opties kan worden gekozen:
|
: |
De zoeknaam van de debiteur of crediteur zoals die is vermeld in de basisgegevens van Minox wordt overgenomen in de omschrijving van de bankmutatie. |
|
: |
De omschrijving zoals die in het bankbestand voorkomt, wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
|
: |
De naam zoals die in het bankbestand voorkomt bij "tegenrekening", wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
|
: |
Er kan handmatig een tekst worden ingevoerd. Deze tekst wordt opgenomen in het veld Omschrijving van iedere bankmutatie. |
Grootboek
Dit is de omschrijving zoals die in de mutatie van het bankboek zal worden vermeld in het geval van een grootboekrekening. Een van de volgende opties kan worden gekozen:
|
: |
De omschrijving zoals die in het bankbestand voorkomt, wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
|
: |
De naam zoals die in het bankbestand voorkomt bij "tegenrekening", wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
|
: |
Er kan handmatig een tekst worden ingevoerd. Deze tekst wordt opgenomen in het veld Omschrijving van iedere bankmutatie. |
|
OK De ingegeven selecties zijn akkoord en de tab Voorstel wordt geopend. |
|
|
Annuleren Het programma Verwerking bankmutaties wordt afgesloten. |
Instellingen Herkenning en verwerking
Herkennen op openstaande posten:
De herkenning van de mutaties op basis van openstaande posten in de administratie kan op basis van alleen het bedrag, of op basis van het bedrag in combinatie met de datum worden uitgevoerd. In beide gevallen kan de toegestane afwijking naar keuze worden toegepast, of geen afwijkingen worden toegestaan.
Toegestane afwijking:
Deze kan zowel in bedragen als in percentages worden opgegeven en worden alleen toegepast indien aangevinkt bij “herkennen openstaande posten”.
(Je geeft hier dus een marge op die mag worden toegepast in de bepaling of een openstaande post wel of niet overeenkomt met het bedrag van de mutatie. Als jouw debiteur dus per ongeluk een euro teveel heeft betaald, zal de post ook herkend worden als dit binnen de opgegeven marge valt.)
Optie:
Niet vragen om herkenningstekst: indien deze optie is aangevinkt wordt er na het aanpassen/aanvullen van een bankmutatie niet gevraagd of er een herkenningstekst moet worden aangemaakt.
Opties voor verwerken voorstel:
-
Dagboekbladen aanvullen op basis van periode: Indien NIET aangevinkt wordt er voor ieder voorstel een nieuw dagboekblad aangemaakt, ongeacht de periode van de mutaties en of er voor deze periode al een dagboekblad bestaat. Indien aangevinkt worden de mutaties, indien er voor de periode van de mutaties al een dagboekblad bestaat, toegevoegd aan het bestaande dagboekblad. Indien er voor deze periode nog geen dagboekblad bestaat wordt deze aangemaakt.
-
Beta: Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken: Indien deze optie is aangevinkt, wordt er geen voorstel aangemaakt maar worden de mutaties rechtstreeks doorgeboekt naar het betreffende bankdagboek. Het voordeel van deze optie is een versnelde verwerking van de bankmutaties. Houd er echter wel rekening mee dat de mutaties dan worden geboekt zoals Minox ze herkend denkt te hebben en de controle door de gebruiker ontbreekt. Hierdoor kunnen er bijvoorbeeld veel meer mutaties op de rekening voor boekings of betalingsverschillen terecht komen omdat deze niet zijn herkend. ❗ Deze optie is nog in beta-stadium en wordt derhalve niet door ons ondersteund.
- Bij bevestigen boeking automatisch IBAN invullen bij debiteur/crediteur: Optie om, bij het bevestigen van een transactie, IBAN's automatisch op te slaan bij de gewenste debiteur/crediteur, wanneer deze gegevens nog niet aanwezig zijn in de stamgegevens.
Herkenning betalingskenmerken belastingdienst
Stel hier per belastingstroom een (grootboek-)rekening in waar de betalingen en/of ontvangsten naar toe geboekt moeten worden. Dit kan per RSIN/BSN nummer worden opgegeven. Klik op het informatie icoontje bij deze instelling voor meer informatie.
Herkenningsteksten
Door te kiezen voor Herkenningsteksten wordt een venster getoond waarin teksten aan een rekeningnummer kunnen worden gekoppeld.
Tekst
Geef zoveel mogelijk herkenningsteksten in. Herkenningsteksten zijn met name belangrijk voor de herkenning van bankmutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld contante betalingen (PIN) of automatische afschrijvingen (huur, abonnementen enz.).
In de tabel met herkenningsteksten kun je opgeven naar welke rekening een bedrag moet worden geboekt als in het betalingskenmerk van een bankmutatie een bepaalde tekst of code voorkomt.
Voorbeeld:
Maandelijks wordt een bedrag afgeschreven door de energiemaatschappij onder vermelding van
"BETALINGSKENMERK 3752449765823* Klantnr. 22101803-7".
In dit voorbeeld kunt u als tekst opgeven "22101803-7" en verwijzen naar grootboekrekening 4150 - Gas, licht en water. De bankmutatie zal dan altijd automatisch worden herkend.
Ook IBAN-nummers kunnen als herkenningstekst worden gebruikt en aan grootboek-, debiteuren- of crediteurennummers worden gekoppeld.
Belangrijk is dat een herkenningstekst uniek is en in elke volgende bankmutatie naar verwachting weer terug zal komen.
Rekeningnr.
Hier kan een grootboekrekening-, debiteuren- of crediteurennummer worden ingetoetst. Op deze rekening zal automatisch het bedrag worden geboekt.
Kostenplaatsnr.
In geval van een grootboekrekeningnummer met een kostensoort, ben je verplicht om een kostenplaatsnummer in te geven. Het kostenplaatsnummer kan eventueel later nog worden aangepast door de bankmutatie op te vragen en de regel te wijzigen.
Via de knop “Herkenningsteksten” kun je de ingevoerde herkenningsteksten afdrukken