Met de Import Module kun je allerlei bestanden inlezen. Als je een programma gebruikt waar Minox geen API koppeling mee heeft, dan kan Minox meestal via een import toch gegevens inlezen.
Indien je een bestand hebt wat je wilt importeren, neemt dan contact op met de supportafdeling van Minox. Zij kunnen het exportbestand beoordelen en hier een (nieuw-) import script voor creëren.
Huidige scope import
Met de importmodule kunnen de volgende gegevens worden geïmporteerd:
- Debiteuren
- Journaalposten
- Crediteuren
- Artikelen
Import script en bestand
Voor een import heb je een import script (*.mip bestand) nodig en een bestand met de data die moet worden ingelezen.
- Selecteer een import script. Dit zijn bestanden waar *.mip achter staat.
- Selecteer een data bestand. Dit zijn bestanden die je uit een extern pakket heb geëxporteerd.
- Je kunt stap 1 en 2 een aantal keer herhalen bijvoorbeeld om eerst debiteuren en daarna bijbehorende journaalposten te importeren. ( wacht hiermee bij voorkeur wel tot het vorige bestand klaar is)
- Klik op import starten om de bestanden te laten verwerken.
Optioneel: Je kunt een dagboek, periode en boekjaar opgegeven waarin je de te importeren data geplaatst wilt hebben. In sommige gevallen is het dagboek al vastgelegd in het script, maar vaak kan hetzelfde script voor meerdere dagboeken gebruikt worden en geef je hier aan voor welk dagboek je een import doet.
Indien je hier geen periode opgeeft, wordt de periode bepaald o.b.v. de factuurdatum. Dit geldt ook voor het boekjaar.
Verwerkingsvolgorde
Verwerk de importbestanden in een logische volgorde:
- Eerst worden stamgegevens (debiteuren/crediteuren) geïmporteerd
- Daarna worden mutatieregels / journaalposten geïmporteerd
Achtergrondproces
De regels uit de importbestanden worden in een wachtrij geplaatst en vervolgens via een achtergrondproces één voor één in Minox verwerkt. In principe hoeft er niet te worden gewacht tot de verwerking is afgerond.
Afhankelijk van de grootte van de bestanden en de drukte op de server kan een import enige tijd duren.
Zeker bij grote bestanden zou het aanbeveling verdienen toch even te wachten tot de bevestigingsmail is ontvangen voordat je een nieuwe import start.
Tussentijds kan het overzicht van het achtergrond proces worden ververst, waarbij een schatting wordt aangegeven van de resterende tijd tot de import is afgerond.
Wanneer een import is afgerond ontvang je dus per mail een notificatie met een samenvatting van het import. Er kan bij deze mail een bijlage zitten met eventuele foutmeldingen voor regels die niet geïmporteerd kunnen worden zoals ze in het bestand staan. Een reden wordt hiervoor dan opgegeven in deze bijlage. Probeer deze regels handmatig aan te passen als ze op de rekening voor betalings of boekingsverschillen zijn geplaatst, of probeer ze handmatig in te voeren als ze helemaal niet zijn geïmporteerd. Meestal zie je dan ook direct waarom de import van deze regel(s) een probleem was en hoe je dit bij nieuwe imports kunt voorkomen.