Het komt voor dat de volgorde van regels na het boeken is veranderd , bijvoorbeeld na wijzigingen of toevoegingen van regels. Hoe kan dit?
Bij het boeken in Minox (of wanneer Minox transacties ontvangt via een bankkoppeling, import of koppeling met externe software), wordt er aan de boekingsregels een zogenaamd entry-ID toegekend.
Deze entry-ID's groeperen boekingsregels op een dagboekblad die bij elkaar horen tot één boeking (let op, één boeking betekent hier niet één regel, maar een "cluster" van regels die bij elkaar horen omdat het één transactie betreft) op basis van een aantal vooraf vastgestelde kenmerken en voorwaarden.
Kenmerk
De regels delen dus een bepaald kenmerk. Dit is een subset aan velden die voor alle regels gelijk zijn aan elkaar. Het gaat om de volgende velden:
- datum
- boekstuknummer
- factuurnummer (onderdeel van kenmerk alleen bij inkoop- en verkoopdagboek)
Daarnaast wordt er gecontroleerd op de boekingsmethode die in de administratie wordt gebruikt, of deze de BTW op de grootboekregel boekt of juist niet.
In een administratie met BTW op grootboek is er slechts één regel toegestaan binnen een transactie of mutatie in een inkoop- en verkoopdagboek een subadministratie, (dus op een een crediteur- of debiteurnummer).
Na deze controle wordt er gesorteerd op regelnummer en het toegekende entry-ID. Hieronder staat een voorbeeld van hoe de regels er na sortering op kenmerk uitzien:
NB.: Dit entry ID zie je niet in de boekingsregel.
Voor elke regel op het blad zonder een entry ID wordt gezocht naar regels op het blad met hetzelfde kenmerk die wel een entry ID hebben.
Indien er een regel wordt gevonden, vindt er een controle op de subadministratie plaats (zoals eerder beschreven, er mag slechts één regel zijn voor een crediteur of debiteur nummer). Als de regel aan deze controle voldoet, krijgt deze hetzelfde entry ID. Anders krijgt de regel een nieuw entry ID.
Voorbeeld van het resultaat na deze controle:
