Facturen incasseren via Minox kan erg snel en verbetert je liquiditeit. Onderstaande uitleg zorgt dat je probleemloos van start kunt.
- Ga naar Onderhoud | Grootboek
Maak (indien nog niet aanwezig in het rekeningschema) twee extra grootboekrekeningen aan, te weten: Tussenrekening incasso en Tegenrekening dagboek incasso.
- Ga naar Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie
Vul in de tab “Grootboek” de grootboekrekening “Incasso” in. Deze tussenrekening wordt gebruikt om het saldo van alle incasso-opdrachten tegen te boeken.
Vul in de tab Bank het Incassant–id in.
-
- Ga naar Onderhoud | Algemeen | Dagboeken
- Maak een extra dagboek voor Automatische incasso aan (Soort = Memoriaal) en gebruik hierbij de eerder aangemaakte “Tegenrekening dagboek incasso”.
- Controleer bij het dagboek voor de bank (die je wilt gebruiken voor incasso-opdrachten) of het BIC- en IBAN-nummer is ingevuld in de tab Kas/Bank.
- Ga naar Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities
Maak voor elk gewenst incassotype een aparte betalingsconditie aan met het juiste Mandaat-type. (Kredietbeperking en betalingskorting is niet mogelijk in combinatie met incasso).
- Ga naar Onderhoud | Debiteuren
- Geef in de tab Financieel de betalingsconditie die voor het gewenste Incasso-type.
- Geef in de tab Bank het BIC- en IBAN-nummer van de debiteur.
Indien de debiteur NIET geïncasseerd mag worden, vink dan de optie “Incasso blokkeren” aan.
- Maak via de button Mandaten in de knoppenbalk het gewenste mandaat aan en zet hierbij de optie Actief op “Ja” en kies bij “1-ste DM” voor de waarde “Nee”.
Wanneer je met Minox factureert:
- Ga naar Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | Tab Documenten
Klik bij Factuur op Wijzigen en selecteer in de linker kolom VKF – NL.
Vul in de tab Voet de gewenste voet-tekst in voor incasso-facturen.
- Ga naar Taken | Facturering
Na het aanmaken van de factuur, klik op de knop ‘’verwerken’’ en zorg er voor dat bij het maken van de factuur de speciale betalingsconditie voor Incasso wordt gehanteerd.
Bij het afsluiten en verwerken van de factuur kan je een incasso-termijn (aantal dagen) ingeven, waarmee de incassodatum van de factuur wordt bepaald.
- Ga naar Taken | Incasso
- Selecteer de gewenste “Vervaldatum t/m” en de betalingsconditie. Bepaal ook of je de gekozen vervaldatum wilt toepassen op de Incassodatum of de Vervaldatum van de facturen. Deze kunnen verschillend zijn.
- Klik dan op de groene vink om het incasso-voorstel aan te maken.
Let op! Je kan per voorstel maar één soort incasso selecteren.
Het incasso-voorstel kan naar eigen inzicht nog worden aangepast. Je kunt facturen toevoegen, aanpassen of verwijderen. Klik op de button Verwerken als het voorstel gereed is.
- Selecteer het juiste IBAN-nummer en selecteer het eerder aangemaakte incasso-dagboek.
- Selecteer de gewenste uitvoeringsdatum.
Na OK (groene vink) wordt het SEPA incassobestand aangemaakt en in de Downloads map van de lokale PC opgeslagen. Dit bestand heet IC001.XML ( het volgende bestand dat je opslaat heet vervolgens IC002.XML, tenzij je het eerste bestand hebt verwijderd).
Het SEPA incasso-bestand moet vervolgens bij de bank worden ingelezen.
Aandachtspunt:
Wanneer een factuur / openstaande post niet in het incasso-voorstel wordt opgenomen, controleer dan de betalingsconditie van die openstaande post. Ga hiervoor naar Opvragen | Debiteuren en selecteer de tab Openstaande posten. Klik op het “potloodje” vooraan de regel van de betreffende openstaand post en pas betalingsconditie aan.