Je bent overgestapt van Minox voor Windows naar Minox Online. Je Administratie(s), inclusief (oude) boekjaren wil je natuurlijk meenemen, hoe je dat doet, leggen we je hier uit.
De administratie bestanden (per boekjaar een eigen bestand) moeten eerst vanuit Minox voor Windows worden geconverteerd naar een conversie bestand, waar dan in de Online versie een Minox Online Administratie bestand van wordt gemaakt.
Stap 1: De conversie bestanden vanuit Minox voor Windows klaar zetten
-
Open Minox voor Windows
-
Open een administratie
-
Ga naar Administratie | Conversie naar Online
-
Indien er meerdere administraties aanwezig zijn, kun je er het beste eerst voor zorgen dat er geen administratie geselecteerd is. Klik op de knop "Selecties opheffen"
-
Selecteer vervolgens met de rechter muisklik de administraties/boekjaren die je wilt converteren
-
Klik op de knop “Exporteren”
Stap 2: De conversie bestanden in Minox Online inlezen
-
Ga (bij voorkeur via Google Chrome) naar minox.nl om in te loggen bij Minox Online
-
Geef je gebruikersnaam, klantnummer en wachtwoord op
-
Open de reeds aanwezige test administratie Import Holland
-
Ga naar Administratie | Conversie | Minox voor Windows
-
Klik op de knop “Selecteer Conversiebestanden”
-
Klik op de knop “Bestanden Selecteren” en selecteer de gewenste conversiebestanden die in de Minox voor Windows map klaar staan (Meestal C:\Minox).
-
Klik daarna op “Openen” en daarna op “Versturen”
-
Zodra de conversie klaar is, volgt er een melding dat je de administratie(s) kunt openen.
Als dit je eerste stappen in Minox Online zijn, is het misschien handig om even te kijken naar het artikel Van start met Minox Online
Stap 3: Uitschakelen van de Popup blocker van de browser
Als je voor het eerst met Minox Online werkt, kan het zijn dat er door je browser pop-ups worden geblokkeerd. Aangezien Rapportage en een aantal andere functionaliteiten gebruik maken van pop-ups is het verstandig deze gelijk even voor Minox uit te schakelen.
Klik hier voor het uitschakelen van de popup-blocker: Uitschakelen Popup Blokkering
Minox Online maakt gebruik van meerdere servers en bepaalt op basis van de drukte op de servers automatisch op welke server je terecht komt als je inlogt. Het kan dus zijn dat deze handeling nog een paar keer herhaald moet worden. Mocht je constateren dat een opgevraagd rapport niet op het scherm verschijnt, ben je waarschijnlijk op een server aangekomen waar je de pop up blocker nog niet hebt uitgeschakeld. Herhaal dan deze stappen en je rapport kan weer worden opgevraagd.
Stap 4: Factuur layout controleren / instellen
Als je factureert met Minox, is het verstandig de factuur lay-out na te lopen. Ga hiervoor naar Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens Administratie | Documenten.
Kies bij “Factuur” een van de drie lay-outs. Deze keuze kun je later alsnog aanpassen. Klik daarna op “Wijzigen”.
Loop door de tabjes Algemeen, Kop, Regel, Voet, Afbeelding en E-mail en stel de lay-out naar eigen inzicht in. Via de knoppen “Print voorbeeld” en “E-mail voorbeeld” in de knoppenbalk, kun je een preview bekijken met het (tussentijdse) resultaat.
In de tabjes “Kop” en “Voet” kunnen respectievelijk het adresvensters en de sluitbalk van de factuur worden verschoven naar de gewenste positie.
In Minox Online is het mogelijk om PDF bestand (A4-formaat) als achterliggend briefpapier te koppelen. Dit kan worden ingesteld in de tabjes Afbeelding en/of E-mail. Eerder gekoppelde kop- en voetafbeeldingen moeten dan worden ontkoppeld.
Belangrijk: Als je de factuur wilt mailen, vul dan in de tab E-mail de rubrieken Onderwerp, Afzender e-mail, BCC mailadres en de Tekst bij e-mail in. Vul bij Afzender en BCC bij voorkeur niet dezelfde e-mail adressen in. De Vaste bijlage kun je bijvoorbeeld gebruiken als je leveringsvoorwaarden wilt meesturen.
Stap 5: Snelkoppeling naar Minox Online
-
Rechter muisklik op het Bureaublad en kies voor “Nieuw” | “Snelkoppeling”
-
Geef de locatie op: https://app.minox.nl en klik op “Volgende”
-
Geef de snelkoppeling een naam en klik op Voltooien
Nieuwe features in Minox Online
In Minox Online zijn er een aantal nieuwe features die je kunt gebruiken:
Scan en Herken
Met Scan en Herken wordt het inboeken van inkoopfacturen (en, als je niet vanuit Minox zelf factureert zelfs je verkoopfacturen) geautomatiseerd. Je stuurt de PDF facturen door naar een email adres dat je in Minox hebt opgeslagen, en ze worden netjes in een voorstel voor je klaargezet ter verwerking. Na controle van het voorstel verwerk je het voorstel en worden de boekingsregels in het juiste dagboek geboekt. De factuur is gekoppeld aan de boekingsregel.
Automatische Bankenkoppeling
In Minox voor Windows bestond al de mogelijkheid om je bankafschriften via een MT940 of CAMT bestand in te lezen in je administratie. In Minox Online is het ook mogelijk deze automatisch te laten downloaden. Minox zet de mutatie regels netjes voor je in een voorstel, wat na controle en verwerking wordt geboekt in het bank-dagboek.
RGS Mapper / RGS Analyser
Maak klant-specifieke dashboards op basis van RGS. RGS is een open standaard waardoor de dashboard direct bruikbaar zijn voor iedere administratie. Eén keer maken en in alle administraties gebruiken. Het is mogelijk om een normering in te stellen waarmee analyses een signaal kleur krijgen, het gaat zeer goed of je moet echt ingrijpen. Hierdoor zie je waar de aandachtspunten in de administratie liggen.
Uniek in de opzet van het RGS Analyzer dashboard is dat het werkt via het principe "wisdom of the crowd". Analyses die door klanten worden gemaakt worden gedeeld en kunnen door andere klanten ook worden gebruikt. Hierdoor is er een grote hoeveelheid analyses vrij beschikbaar voor iedereen. Ook hele dashboards kunnen indien door de klant gewenste worden gedeeld met andere kantoren. Zo kun je samenwerken aan dashboards voor bepaalde branches of doelgroepen.