Werken met een verzameldebiteur

Alle verkopen worden dan geboekt op één gezamenlijke debiteur. Dit vereenvoudigt de administratie, maar betekent ook dat je geen afzonderlijk debiteurensaldo per eindklant bijhoudt.

Wanneer gebruik je een verzameldebiteur?

Een verzameldebiteur is geschikt wanneer:

je veel eenmalige verkopen hebt,
je werkt met particuliere klanten zonder vaste relatie,
detailniveau per individuele klant niet nodig is,
je de administratie compact wilt houden.

Gebruik géén verzameldebiteur wanneer:

je per klant openstaande posten wilt volgen,
je kredietlimieten wilt bewaken,
je individuele klantgeschiedenis nodig hebt.

Stap 1: Maak een verzameldebiteur aan

Ga naar Klanten.
Klik op Toevoegen.
Vul een herkenbare naam in, bijvoorbeeld Contante verkopen of Diverse klanten.
Kies bij Soort:
Verzameldebiteur (eenmalige verkopen).
Vul eventueel aanvullende gegevens in.
Sla de klant op.

Stap 2: Gebruik de verzameldebiteur bij verkoop

Maak een verkoopdocument aan, bijvoorbeeld via Verkoop | Facturen, en kies bij Klant de verzameldebiteur.

Naast het veld Klant verschijnt een paars persoonicoon. Daarmee leg je vast aan wie je deze verkoop doet. Klik op het icoon om het venster Eenmalige klant te openen.

Heb je bij de verzameldebiteur zelf al gegevens ingevuld, dan staan die hier alvast. Anders is het venster leeg. Vul de gegevens van je klant in of pas ze aan:

Naam (verplicht)
Contactpersoon
Naam toevoeging
Adres, Postcode, Plaats en Land (verplicht)

Typ je iets verkeerd? Met de knop met het pijltje terug maak je je laatste wijziging ongedaan.

Klik op Bevestigen. Het icoon wordt groen en de naam en het adres staan onder het veld Klant. Wil nog nog wat aanpassen in de adresgegevens klik dan op het groen icoon.

Verwerk de verkoop daarna zoals gebruikelijk.

Opmerking: De gegevens die je invult gelden alleen voor deze factuur. De klantkaart van de verzameldebiteur blijft ongewijzigd en de factuur wordt op de verzameldebiteur geboekt.

Wat betekent dit voor de boekhouding?

Alle openstaande posten komen op één gezamenlijke debiteur te staan.
Je ziet geen uitsplitsing per eindklant in het debiteurenoverzicht.
De omzet wordt wel normaal geboekt volgens de ingestelde btw- en grootboekinstellingen.

Belangrijk

Omdat alle posten op één debiteur staan, kan het openstaande saldo snel oplopen. Dit vraagt om duidelijke interne afspraken over verwerking en aflettering.

Verzameldebiteur versus normale klant

Normale klant	Verzameldebiteur
Eigen openstaande posten	Gezamenlijke openstaande posten
Individuele klantgeschiedenis	Geen individuele klantanalyse
Geschikt voor structurele relaties	Geschikt voor incidentele verkopen

Een verzameldebiteur is dus een administratieve vereenvoudiging. Gebruik deze alleen wanneer detailniveau per klant niet noodzakelijk is.