Verkoopfacturen verwerken
In Boekhouding | Verkoopfacturen upload je verkoopfacturen, controleer je de herkende gegevens en bevestig je de boeking. Zo staan al je debiteurenfacturen snel en correct in je administratie.
Stap-voor-stap
Voordat je begint: documentherkenning moet zijn ingericht, zodat verkoopfacturen automatisch worden herkend en voorgesteld. Zie hiervoor Documentherkenning verwerking inrichten.
Is documentherkenning nog niet ingericht? Regel dit eerst via bovenstaande pagina, anders worden geüploade facturen niet automatisch herkend.
Stap 1: Ga naar Verkoopfacturen
Klik in het menu op Boekhouding | Verkoopfacturen. Je ziet een overzicht van alle ingelezen verkoopfacturen, met kolommen als Factuurnr., Datum, Naam, Bedrag, Btw, Status, Opmerking en Toewijzing.
Stap 2: Voeg een factuur toe
Klik rechtsboven op Toevoegen. Je kiest tussen:
- Document uploaden: voor één of enkele facturen
- Bulk uploaden: voor meerdere facturen tegelijk
Stap 3: Upload het document
In het venster Documenten uploaden sleep je één of meerdere bestanden naar het uploadvak, of je klikt erop om een bestand te selecteren. Ondersteunde formaten zijn onder andere PDF, JPG, PNG en DOCX, met een maximum van 10 MB per bestand.
Stap 4: Open een factuur
Klik in de lijst op een factuur om de details te openen. Rechts zie je een voorbeeld van het document. Onder Document en Herkenning staan de gegevens die Minox automatisch heeft herkend, zoals klant, factuurnummer, factuurdatum en KVK-nummer. Onder Herkenning zie je de status, bijvoorbeeld Klant toegewezen. Onder Toewijzing zie je het bedrag en of dit volledig is toegewezen.
Stap 5: Controleer de boeking
In het onderdeel Boeking staat de journaalpost die Minox voorstelt: Klant, Factuurnummer, Datum, Boekstuknummer, Dagboek (bijvoorbeeld VRK1 - Verkoop), Boekjaar en Periode, gevolgd door de boekingsregels met Rekening, Debet/Credit, Btw-code en Omschrijving.
Controleer of het totaal onderaan op In balans staat. Klopt een bedrag of rekening niet, dan pas je dit aan:
- Klik in het veld Rekening en typ een zoekterm (bijvoorbeeld "omzet") om uit de voorgestelde grootboekrekeningen te kiezen.
- Klik in het bedrag om dit handmatig te wijzigen.
- Voeg zo nodig een extra boekingsregel toe met Regel toevoegen.
Stap 6: Vergelijk met het originele document
Gebruik het documentvoorbeeld rechts om de factuur te controleren. Met de zoomknoppen pas je de weergavegrootte aan en met het speldicoon zet je het voorbeeld vast, zodat het in beeld blijft terwijl je door de factuur bladert.
Stap 7: Sla je wijzigingen op
Klik op Opslaan om aanpassingen te bewaren. Wil je niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan maken, klik dan op Ongedaan maken. Minox vraagt eerst een bevestiging via de melding Wijzigingen ongedaan maken?, met de keuze tussen Behouden en Ongedaan maken.
Stap 8: Bevestig de factuur
Staat de boeking in balans en klopt alles, klik dan op Bevestigen. Je ziet even de melding Document wordt bevestigd..., waarna de factuur de status Toegewezen krijgt en definitief in je administratie wordt geboekt.
Stap 9: Ga verder naar de volgende factuur
Met de pijlknoppen Vorige en Volgende bovenin blader je direct door naar de andere facturen in je lijst, zonder terug te hoeven naar het overzicht.
Stap 10: Extra opties
Via het menu met de drie puntjes (naast Bevestigen) heb je nog drie extra opties:
- Blokkeren: de factuur tijdelijk buiten de verwerking houden
- Opnieuw herkennen: Minox laat het document opnieuw analyseren
- Verwijderen: de factuur definitief verwijderen uit Verkoopfacturen