Stap-voor-stap
Stap 1: Open Rapporten | Verkoop | Klanten telefoonlijst
Ga in het linkermenu naar Rapporten | Verkoop en klik in het onderdeel Debiteuren op Klanten telefoonlijst. Je komt dan op de pagina Klanten telefoonlijst.
Stap 2: Stel de selectie in
Geef bij Klantnummer van en Klantnummer t/m aan voor welke klanten je het overzicht wilt opvragen. Laat je deze velden op Eerste en Laatste staan, dan neemt Minox alle klanten mee. Wil je alleen klanten uit een bepaald land, dan stel je dit in bij Land van en Land t/m.
Stap 3: Kies de gewenste opties, het soort overzicht en de sortering
Onder Opties kun je Bezoekadres hanteren aanvinken als je het bezoekadres wilt gebruiken in plaats van het standaard postadres. Bij Soort overzicht kies je voor Standaard (een compact overzicht met kerngegevens) of Uitgebreid (met aanvullende contactinformatie), en bij Sortering bepaal je of het overzicht wordt gesorteerd op Klantnummer, Sleutel 1, Sleutel 2 of Sleutel 3. De standaardinstelling is sortering op klantnummer.
Stap 4: Bekijk het overzicht
Klik op Weergeven om de telefoonlijst op je scherm te tonen. Het overzicht wordt standaard als PDF weergegeven.
Stap 5: Exporteer het overzicht(optioneel)
Wil je de telefoonlijst opslaan of verder verwerken, klik dan op het menu met de drie puntjes naast Weergeven en kies voor Exporteer PDF-bestand (handig als interne telefoongids of om op papier te gebruiken) of Exporteer Excel-bestand (handig voor verdere bewerking of om te delen met collega's).
Wat staat er in het rapport?
Bovenaan het rapport vind je de algemene gegevens: het administratienummer, het jaar, de datum waarop het rapport is aangemaakt en het bladnummer.
Daaronder volgt per klant een regel met:
- Nummer en Naam - het klantnummer en de naam van de klant
- Contactpersoon - de contactpersoon bij de klant, indien ingevuld
- Postcode en Plaats - het adres zoals dat bij de klant is vastgelegd (standaard het postadres, of het bezoekadres als je die optie hebt aangevinkt)
- Telefoonnummer - het telefoonnummer van de klant, indien ingevuld
Niet elke klant heeft alle gegevens ingevuld; klanten zonder contactpersoon, adresgegevens of telefoonnummer verschijnen wel met hun nummer en naam op de lijst, maar de overige kolommen blijven dan leeg. Bij een groter klantenbestand wordt het overzicht over meerdere bladzijden verdeeld, zoals aangegeven bij Blad bovenaan elke pagina.