Opmaak van documenten instellen

Met Opmaak documenten richt je stap voor stap in hoe je facturen, offertes en andere verkoopdocumenten eruitzien. Je bepaalt niet alleen de vormgeving, maar ook welke gegevens zichtbaar zijn en hoe deze worden gepresenteerd.

Een zorgvuldig ingerichte documentopmaak voorkomt correcties achteraf, zorgt voor herkenbaarheid in je communicatie en ondersteunt een duidelijke financiële afhandeling.

Je vindt dit onderdeel via: Inrichting > Verkoop > Opmaak documenten

Waar begin je?

Bij het openen van dit onderdeel zie je een overzicht van alle beschikbare documenttypes, zoals factuur, offerte, orderbevestiging en aanmaning.

Begin altijd met het documenttype dat je het meest gebruikt — in de praktijk is dat meestal de factuur. Wanneer deze goed is ingericht, kun je de andere documenttypes hierop laten aansluiten.

Na het kiezen (of aanmaken) van een documentopmaak doorloop je vijf tabbladen:

1. Overzicht

2. Kop

3. Inhoud

4. Voet

5. Verzending

Door deze in volgorde te doorlopen bouw je het document logisch op van buitenkant naar detail.

Stap 1: De basis goed neerzetten (tabblad Overzicht)

Hier leg je de fundering van je document.

Lay-out en marges

Je kiest eerst de basislay-out. Vervolgens stel je de marges in. De marges bepalen hoeveel witruimte je rondom je document wilt behouden. Dit is met name relevant wanneer je met voorgedrukt briefpapier werkt of een vaste huisstijl wilt hanteren.

Huisstijl

Daarna bepaal je hoe je visuele identiteit wordt toegepast:

• Gebruik je een volledige A4-achtergrond (briefpapier)?

• Of werk je met een losse kop- en voettekst?

Je kunt een aparte instelling maken voor de printversie. Dit is verstandig wanneer digitale documenten anders mogen ogen dan geprinte versies.

Tip: upload eerst je definitieve logo of briefpapier voordat je de rest van de inrichting afrondt. Zo zie je direct hoe alles visueel uitlijnt.

Stap 2: De documentkop structureren (tabblad Kop)

In de kop van het document komen drie zaken samen:

• Je eigen bedrijfsgegevens

• De klantgegevens

• De documentgegevens (zoals factuurnummer en datum)

Per veld kun je aangeven:

• Of het zichtbaar moet zijn

• Welke benaming (label) wordt gebruikt

Denk hierbij goed na over wat je klant daadwerkelijk nodig heeft om het document correct te verwerken.

Voor een factuur zijn bijvoorbeeld factuurnummer, datum en btw-gegevens essentieel. Voor een offerte ligt de nadruk mogelijk meer op referentie of geldigheidsdatum.

Ook de positie van het adresblok (links of rechts) stel je hier in. Stem dit af op eventuele vensterenveloppen of huisstijlrichtlijnen.

Stap 3: De artikelregels overzichtelijk maken (tabblad Inhoud)

Dit tabblad bepaalt hoe de kern van je document eruitziet: de regels met artikelen of diensten.

Je kiest hier welke kolommen zichtbaar zijn, zoals:

• Artikelcode

• Omschrijving

• Aantal

• Prijs

• Korting

• Bedrag

Niet elke organisatie heeft alle kolommen nodig. Een eenvoudige dienstverlening vraagt vaak minder detail dan een handelsbedrijf met artikelcodes en staffelprijzen.

Daarnaast kun je:

• Kolomnamen aanpassen

• Kolombreedtes instellen

• Btw-codes per regel tonen

• Omschrijvingsregels activeren

Richt dit tabblad in met je doelgroep in gedachten: hoe minder overbodige informatie, hoe duidelijker het document.

Stap 4: Financiële afronding en vaste teksten (tabblad Voet)

Onderin het document worden de totalen en vaste teksten weergegeven.

Totalen structureren

Je bepaalt hier welke bedragen zichtbaar zijn, zoals:

• Totaal exclusief btw

• Btw-bedrag

• Factuurbedrag

• Kortingen

Ook kun je instellen of btw-specificaties worden getoond of verborgen. Dit kan relevant zijn bij B2C-facturatie (inclusief btw) of specifieke situaties zoals verlegde btw.

Standaard voetteksten

Daarnaast kun je vaste teksten vastleggen voor:

• Betaling

• Betalingskorting

• Kredietbeperking

• Incasso

• Verlegde btw (EU)

• Afstandsverkopen

Deze teksten worden automatisch toegevoegd en zorgen voor consistentie in je communicatie.

Let erop dat wettelijke vermeldingen (zoals bij verleggingsregelingen) correct zijn opgenomen.

Stap 5: Verzending per e-mail inrichten (tabblad Verzending)

Wanneer je documenten per e-mail verstuurt, stel je hier de standaard e-mailinstellingen vast.

Je bepaalt:

• Onderwerpregel

• Afzender

• Eventuele BCC

• Standaard e-mailtekst

• Eventuele bijlagen

In de e-mailtekst kun je variabelen gebruiken, zoals <AANHEF>, <FACTUURNR> of <BETAALLINK>. Hiermee blijft de tekst uniform, maar wordt deze automatisch gepersonaliseerd. Werk je nog niet met een Mollie betaallink? We leggen je hier uit hoe je dat kunt instellen.

De factuur zelf wordt als bijlage aan het e-mailbericht toegevoegd.

Hoe werk je efficiënt?

Werk gestructureerd:

1. Richt eerst de factuur volledig in.

2. Controleer een proefdocument (PDF).

3. Pas daarna de overige documenttypes aan.

Let bij wijzigingen op het volgende:

• Aanpassingen gelden voor nieuw aangemaakte documenten.

• Reeds definitieve documenten blijven ongewijzigd.

Een goed ingerichte documentopmaak bespaart tijd, voorkomt vragen van klanten en ondersteunt een correcte financiële afhandeling.