Stap-voor-stap
Stap 1: Open Inkoop | Openstaande posten
Ga in het linkermenu naar Inkoop en klik op Openstaande posten. Je komt dan op de pagina Openstaande posten, met daarin een overzicht van alle openstaande inkoopfacturen.
Toelichting van het overzicht
Per factuur zie je onder andere:
- Datum - de factuurdatum
- Factuurnummer - de referentie van de leverancier
- Vervaldatum en Dagen vervallen - wanneer de factuur betaald moet zijn en hoeveel dagen dit al is overschreden
- Leverancier - bij wie de factuur hoort
- Status - bijvoorbeeld Betaald, Na vervaldatum of Geblokkeerd
- Betaald, Openstaand en Saldo - de financiële status van de post
Rijen die na vervaldatum zijn, worden gemarkeerd zodat je snel ziet waar actie nodig is. Let ook op negatieve bedragen: dit kunnen correcties of creditfacturen zijn.
Stap 2: Filter en zoek
Bovenin het scherm kun je het overzicht verfijnen met Zoeken (op factuurnummer of leverancier), Status, Leverancier en Vervaldatum t/m. Gebruik deze filters bijvoorbeeld om alleen achterstallige posten of posten van één leverancier te bekijken. Via het icoon rechtsboven de tabel kies je bovendien welke kolommen je wilt tonen.
Stap 3: Bekijk het detail van een openstaande post
Klik op een regel om de details te openen. Hier zie je het Totaalbedrag, het Betaalde bedrag en het Openstaand saldo, de Ouderdom van de post (aantal dagen openstaand), de Factuurgegevens (factuur- en vervaldatum) en de Status en opvolging (bijvoorbeeld aanmaningen).
Onder het tabblad Document zie je de scan of PDF van de factuur. Onder Boekingen zie je hoe de factuur in de administratie is verwerkt; dit geeft je volledig inzicht in de achtergrond van een openstaande post.
Stap 4: Wijzig of blokkeer een post
Klik op Wijzigen om onder andere de betalingsconditie, vervaldatum of interne memo aan te passen. Met de schuifknop Post blokkeren sluit je een post bewust uit van betaling, bijvoorbeeld bij een geschil met de leverancier; betalen via een betaalvoorstel is dan niet mogelijk. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
Waar moet je op letten?
- Vervallen posten - facturen met status Na vervaldatum vragen om actie
- Geblokkeerde posten - deze worden bewust uitgesloten van betaling, bijvoorbeeld bij een geschil
- Ouderdom van posten - lang openstaande facturen kunnen wijzen op gemiste betalingen of fouten
- Negatieve bedragen - dit kunnen correcties of creditfacturen zijn
Samenhang met andere processen
Openstaande posten zijn direct gekoppeld aan je inkoopboekingen (facturen en creditfacturen) en aan betalingen (afletteren van posten). Zodra een factuur is betaald en afgeletterd, verdwijnt deze automatisch uit het overzicht van openstaande posten.
Een goed overzicht van openstaande posten helpt je om tijdig betalingen uit te voeren, je liquiditeit te bewaken, fouten in je administratie snel te signaleren en grip te houden op je verplichtingen richting leveranciers.