Openstaande posten

Binnen Verkoop > Openstaande posten beheer je alle nog niet (volledig) betaalde verkoopfacturen van je administratie. Dit is het centrale overzicht voor debiteurenbeheer.

Waar je via een klantkaart alleen de posten van één specifieke relatie ziet, geeft dit scherm je inzicht in álle openstaande facturen tegelijk. Daardoor is dit de plek waar je betalingsachterstanden signaleert, opvolgt en bewaakt.

Wat is een openstaande post?

Een openstaande post ontstaat op het moment dat je een verkoopfactuur boekt.
De factuur wordt dan:

op de debiteurenrekening geboekt (de klant moet nog betalen),
en blijft openstaan totdat de betaling is verwerkt.

Zolang een factuur niet volledig is voldaan, blijft deze zichtbaar in dit overzicht.

Het overzicht gebruiken

Ga naar Verkoop > Openstaande posten.

Bovenaan het scherm kun je filters gebruiken om gericht te zoeken. Je kunt bijvoorbeeld filteren op:

Status (zoals binnen termijn of na vervaldatum)
Vervaldatum t/m
Vrij zoeken via het zoekveld (bijvoorbeeld op klant of factuurnummer)

Hiermee kun je snel selecteren welke posten aandacht nodig hebben.

Inzicht in de lijst

In het overzicht zie je per factuur onder andere:

Factuurnummer en factuurdatum
Vervaldatum
Aantal dagen vervallen
Klant
Status
Bedrag, voldaan en openstaand
Klantnummer

De kolom Status geeft direct aan of een factuur:

Binnen termijn valt (nog niet vervallen), of
Na vervaldatum is (betaaltermijn verstreken).

De kolom Aantal dagen vervallen helpt bij prioritering. Hoe hoger het aantal dagen, hoe langer de betaling uitstaat.

Detailweergave van een openstaande post

Wanneer je op een factuurnummer klikt, opent de detailpagina van die openstaande post.

Bovenin zie je direct een financiële samenvatting:

Het totaalbedrag (inclusief btw)
Wat reeds is betaald
Het nog openstaande bedrag
De ouderdom in dagen

De ouderdom geeft aan hoe lang de factuur inmiddels vervallen is. Dit is belangrijk bij het bepalen van vervolgstappen.

Factuur- en klantgegevens

In de detailweergave zie je daarnaast:

Factuurnummer
Factuurdatum
Vervaldatum
Klantnummer
Contactpersoon
E-mailadres

Deze informatie gebruik je wanneer je contact opneemt over de betaling.

Opvolging en herinneringen

Bij een vervallen factuur kun je via Herinneren een betalingsherinnering starten.

Via het menu (de drie puntjes) kun je bovendien instellen dat aanmaningen en incasso voor deze factuur worden geblokkeerd.

Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer er een betalingsregeling is afgesproken.

Financiële verwerking bekijken

Onder het tabblad Boekingen zie je hoe de factuur boekhoudkundig is verwerkt. Hier vind je:

Datum van boeking
Omschrijving
Gebruikt dagboek
Debet- en creditbedragen

Dit geeft inzicht in de oorspronkelijke boeking en eventuele latere correcties.

Bij het boeken van een verkoopfactuur wordt de debiteurenrekening gedebiteerd (de klant moet betalen) en de omzetrekening (en btw) gecrediteerd. Zodra een betaling wordt verwerkt, wordt de openstaande post (gedeeltelijk of volledig) afgeboekt.

Praktisch gebruik in debiteurenbeheer

In de praktijk gebruik je dit overzicht bijvoorbeeld als volgt:

Filter op Status: Na vervaldatum.
Sorteer op Aantal dagen vervallen.
Neem contact op met klanten met de oudste posten.
Start indien nodig een herinnering.

Door dit overzicht regelmatig te controleren, houd je grip op openstaande bedragen en voorkom je dat achterstanden ongemerkt oplopen.

Het scherm Openstaande posten vormt daarmee het centrale stuurinstrument voor je debiteurenbeheer: overzichtelijk, actueel en direct gekoppeld aan de onderliggende boekingen.