Ondernemersapps filteren en beheren

Stap-voor-stap
1. Ga naar Instellingen > Ondernemersapps via het zoekvenster.

Direct na het openen zie je drie tegels met de belangrijkste aantallen: 

• Actieve gebruikers – gebruikers die gekoppeld zijn en de app gebruiken
• Uitgenodigd – gebruikers die een uitnodiging hebben ontvangen maar deze nog niet hebben geaccepteerd
• Verlopen bankkoppelingen – bankkoppelingen die vernieuwd moeten worden

Onder de tegels staat de volledige lijst met de kolommen Gebruiker, Administratie, Status, Realtime & Automatisch en Bankenkoppeling. 

3. Filter op Status, Realtime & Automatisch, Bankkoppeling of Administratie. 

Gebruik het filterpaneel links om snel de juiste gebruikers of administraties te vinden:

• Zoeken – zoek op naam of e-mailadres
• Status – filter op Alle, Actief of Uitgenodigd
• Realtime & Automatisch – toon alleen gebruikers met Aan en/of Uit
• Bankkoppeling – filter op status van de bankkoppeling, eventueel met een aantal dagen tot een koppeling verloopt
• Administratie(s) – beperk de lijst tot één of meerdere specifieke administraties

4. Stel eventueel een filter in op het aantal dagen tot een bankkoppeling verloopt.
5. Bekijk bovenin de totalen voor actieve gebruikers, uitgenodigde gebruikers en verlopen bankkoppelingen.
6. Klik op Nieuw om een gebruiker uit te nodigen, of op Verversen om de lijst te vernieuwen.

Klik op Nieuw bovenin de lijst, of op het personen-plus-icoon achter een bestaande administratie in de rij. Het scherm Gebruiker uitnodigen voor koppeling met administratie opent.

• Vul bij E-mail gebruiker het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen. Gebruik je een bestaand gebruikersaccount, dan wordt deze automatisch herkend.
• Bij Administratie(s) staat de administratie waarvoor je de uitnodiging verstuurt. Voeg zo nodig extra administraties toe.
• Vink onder Gewenste functionaliteit aan welke rechten de gebruiker krijgt: Digitaal aanleveren (bonnen en facturen aanleveren) en/of Bankrekeningen koppelen en beheren.

Klik op Volgende om door te gaan.

Stel de uitnodigingsmail samen en verstuur deze

Na stap 6 opent het scherm Gebruiker uitnodigen met een kant-en-klare e-mail:

• Aan – het e-mailadres van de uit te nodigen gebruiker, automatisch overgenomen uit de vorige stap
• BCC – vul dit veld eventueel in als je zelf een kopie wilt ontvangen
• Onderwerp – standaard "[Uitnodiging] Direct aan de slag met [appnaam]", pas dit zo nodig aan
• Kern – de inhoud van de uitnodiging, inclusief de naam van de administratie(s) waarvoor de gebruiker toegang krijgt en een toelichting op de functionaliteit (zoals Documenten aanleveren en Banktransacties aanleveren)
• Ondertekening – vul je eigen naam in bij "VUL HIER JE NAAM IN"

Controleer de tekst en klik op het groene vinkje rechtsonder om de uitnodiging te versturen.

Controleer bankkoppelingen die actie vereisen

Staat er in de kolom Bankenkoppeling een oranje Actie vereist? Beweeg dan met je muis over deze melding. In de tooltip zie je per bankrekening of deze nog niet is geactiveerd of (bijna) verloopt. Klik op Onderhoud bankkoppeling om de koppeling direct te herstellen.

Stuur een herinnering aan een uitgenodigde gebruiker die nog niet heeft gereageerd

 Heeft een gebruiker de uitnodiging nog niet geaccepteerd? Beweeg dan in de lijst over het envelop-icoon achter de betreffende rij en klik op Gebruiker uitnodigingsherinnering sturen om de uitnodiging opnieuw te versturen.