Offertes maken en verzenden

Het verschil zit in het documenttype: je maakt een offerte in plaats van een factuur. Daarbij wordt automatisch de ingestelde offerte lay-out gebruikt.

Je vindt dit onderdeel via: Verkoop > Offertes.

Stap 1: Start een nieuwe offerte

Klik in het offerteoverzicht op + om een nieuwe offerte te maken. Je komt in het scherm Offerte aanmaken.

Stap 2: Kies de klant

Bovenaan begin je met Selecteer een klant. Kies de klant in het veld Klant.

Zodra je een klant selecteert, vult Minox Focus automatisch de klantgegevens in (zoals naam, adres en e-mailadres). Dit is een goed moment om kort te controleren of:

• de tenaamstelling klopt;

• het e-mailadres aanwezig is (als je per e-mail wilt verzenden);

• de gegevens van de contactpersoon correct zijn.

Ga je voor het eerst een offerte maken voor deze klant? Klik op het zoekveld en kies ‘nieuwe klant toevoegen’. Dit opent een nieuw tabblad waar je direct jouw nieuwe klant kunt registreren.

Stap 3: Controleer de offertegegevens

Rechtsboven staan de Offertegegevens. Hier zie je onder andere:

• Offertenummer (staat op Concept zolang je nog bezig bent)

• Offertedatum

• Referentie

Pas hier alleen aan wat nodig is (bijvoorbeeld referentie of datum). De offerte is nog niet definitief zolang deze niet is verzonden.

Stap 4: Voeg offerteregels toe

Onderin werk je in het tabblad Regels. Hier bepaal je wat je aanbiedt.

Artikelregel toevoegen

In de regel kies je een artikel (of voer je een artikel/omschrijving in), en vul je vervolgens de velden zoals:

• Aantal

• Eenheid

• Prijs

• Datum (indien van toepassing)

• Btw

• Totaal (wordt berekend)

De berekening van subtotaal, btw en totaal werkt hetzelfde als bij facturen.

Omschrijvingsregel toevoegen

Wil je een toelichting opnemen zonder bedrag (bijvoorbeeld projectomschrijving of leverafspraken), voeg dan een omschrijvingsregel toe.

Je voegt nieuwe regels toe via Regel toevoegen.

Kortingen toepassen

Kortingen kun je op twee manieren toepassen, afhankelijk van wat je wilt bereiken:

• korting op één specifieke regel (regelkorting)

• korting over de hele offerte (offertekorting)

1) Regelkorting toepassen

Een regelkorting gebruik je als je korting geeft op één artikel of dienst.

In de regels zie je bij een artikelregel een kortingsveld. Minox Focus verwerkt die korting direct in het regelbedrag.

Daarnaast kan Minox Focus een aparte kortingsregel tonen die de korting inzichtelijk maakt op de offerte.

Praktisch gebruik:

• Geef je korting op één product? Gebruik regelkorting.

• Wil je de korting transparant uitsplitsen? Dan is een aparte kortingsregel handig.

2) Offertekorting toepassen

Wil je een algemene korting toepassen over het totale offertebedrag? Klik dan bovenin op Factuurkorting (deze knop wordt ook bij offertes gebruikt).

Hiermee voeg je een korting toe op offerteniveau. Het effect zie je direct terug in de totalen onderaan.

Je kunt een totale korting alleen als percentage van het totaalbedrag toepassen.

Stap 5: Controleer de totalen

Door op het totaalbedrag te klikken open je hoe het totaalbedrag is opgebouwd:

• Subtotaal

• Belastbaar

• Btw (eventueel uitgesplitst per percentage)

• Totaal

Controleer of het aanbod exact overeenkomt met wat je wilt voorstellen aan de klant.

Stap 6: Tabblad Instellingen gebruiken (optioneel)

Naast Regels vind je het tabblad Instellingen. Hier stel je aanvullende offerteparameters in.

Prijsinstellingen

• Valuta

• Koers

• Btw-instellingen

• Prijscode

• Omzetcategorie

Categorisering

Hier kun je aanvullende classificaties vastleggen zoals:

• Leveringsconditie

• Verzendwijze

• Rayon

• Vertegenwoordiger

• Klantsoort

Deze instellingen zijn met name van belang voor rapportages en interne analyses.

Voor een standaardofferte hoef je dit tabblad meestal niet aan te passen.

Stap 7: Opslaan

Klik op Opslaan.

De offerte wordt nu bewaard en blijft in conceptstatus. Je kunt deze altijd opnieuw openen en wijzigen.

Stap 8: Voorbeeld bekijken en eventueel wijzigen

Open de offerte en klik op Voorbeeld om te zien hoe de klant deze ontvangt.

De lay-out die wordt gebruikt is de ingestelde offertelay-out (zoals ingericht onder Opmaak documenten).

Zie je iets dat niet klopt? Klik op Wijzigen en sla opnieuw op.

Stap 9: Verzenden

Klik op Verzenden.

Je ziet nu een verzendscherm met de keuze:

• Volgens instellingen klant

• Handmatige instellingen

Afhankelijk van wat is ingericht, kun je verzendopties aan- of uitzetten, zoals:

• E-mail met PDF

• Bijlage(n) bijvoegen

• Printversie weergeven op scherm

Klik daarna op Verzenden om de offerte daadwerkelijk te versturen.

Handige opties tijdens het maken van offertes

Interne memo toevoegen

Onderaan de offerte kun je een Memo vastleggen voor intern gebruik. Deze is niet zichtbaar voor de klant.

Extra acties via het menu

Rechtsboven staat het drie-puntjesmenu. Daar vind je onder andere:

• Dupliceren (handig bij vergelijkbare offertes)

• Verzenden blokkeren

• Offerte verwijderen

Belangrijk verschil met facturen

Een offerte heeft geen directe financiële verwerking in de administratie. Het is een prijsvoorstel. Pas wanneer je een factuur maakt, wordt de boekhouding geraakt.