Nieuw boekjaar aanmaken

Wanneer je een nieuw boekjaar wilt aanmaken, kun je dit gemakkelijk doen door de onderstaande stappen te volgen.

Stap 1: Ga naar Boekjaar & periodes

1. Open Inrichting in het hoofdmenu.

2. Ga naar Boekhouding.

3. Klik op Boekjaar & periodes.

4. Klik rechtsboven op Toevoegen.

Je start nu de wizard Nieuw boekjaar.

Stap 2: Kies welke gegevens je overneemt

Je geeft eerst aan welke informatie je wilt overnemen uit het vorige boekjaar.

Beginbalans

Kies één van de volgende opties:

• Beginbalans niet overnemen

• Volledig overnemen (inclusief alle balansrekeningen)

• Kas- en banksaldo overnemen

Bij volledig overnemen worden de eindsaldi van het vorige boekjaar als beginsaldi in het nieuwe boekjaar geplaatst.

Openstaande posten

Activeer Openstaande posten als je de subadministratie van debiteuren en crediteuren wilt meenemen.

Openstaande verkoop- en inkoopfacturen blijven dan openstaan in het nieuwe boekjaar en betalingen in het nieuwe jaar kunnen worden afgeletterd tegen facturen uit het vorige jaar.

Klik op Volgende.

Stap 3: Overname kostenanalyse (indien van toepassing)

Als je werkt met kostenanalyse, geef je hier aan wat je wilt overnemen:

• Stamgegevens
  (kostensoorten, kostenplaatsen, budgetverdeel­sleutels)

• Geblokkeerde kostenplaatsen

• Beginbalans kostensoorten en -plaatsen
  (op basis van totalen voorgaand boekjaar)

• Budget o.b.v. resultaat
  (jaarbudgetten vullen met resultaat voorgaand boekjaar)

Klik op Volgende.

Stap 4: Herzien inrichting

In het scherm Herzien inrichting controleer je:

• Het eerstvolgende factuurnummer

• Eventuele btw-instellingen

• Optie voor meerdere btw-codes op resultaatrekeningen

Klik daarna op Aanmaken.

Het nieuwe boekjaar wordt nu aangemaakt en toegevoegd aan het overzicht.

Stap 5: Periodes boekjaar

Wanneer je op het jaartal van een boekjaar klikt, open je het boekjaar en kun je nog een aantal zaken controleren en eventueel aanpassen. Denk aan het aantal periodes dat een boekjaar moet hebben, begin- en einddatum van een boekjaar en het voorlopig en definitief afsluiten van een periode.

Periodes

Er zijn meerdere opties voor periodes in een boekjaar, 

• Per jaar (1 periode)

• Per kwartaal (4 periodes)

• Per maand (12 periodes)

• Per vier weken (13 periodes)

Een correctieperiode is automatisch aanwezig.

Standaard gaat Minox uit van maanden (12). Het aantal perioden wordt onder meer gebruikt bij de budgetverdeelsleutels, opvragen (grootboek, debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen), het boekingsprogramma en het afdrukken van overzichten. 

Begin en eind boekjaar

Een boekjaar is niet verplicht gelijk aan een kalenderjaar (1 januari t/m 31 december). Daarom kun je in Minox Focus de begin- en einddatum aanpassen.

Dat is nodig in situaties zoals:

• Gebroken boekjaar (bijv. 1 april t/m 31 maart)

• Eerste boekjaar bij start onderneming (korter of langer dan 12 maanden)

• Wijziging van boekjaarstructuur door reorganisatie of aansluiting bij een moedermaatschappij

• Correctie van een foutieve inrichting (zolang dit nog is toegestaan)

De gekozen data bepalen de periode-indeling en rapportages. Pas deze daarom alleen aan wanneer dit administratief en fiscaal juist is.

Afsluiten periode

Je kunt gedurende het hele boekjaar boeken in alle open perioden. Op basis van de boekingsdatum stelt Minox automatisch de juiste periode voor.

Zolang een periode openstaat, kun je boekingen wijzigen of verwijderen.

Een periode kun je voorlopig afsluiten, bijvoorbeeld na een btw-aangifte. De periode wordt dan geblokkeerd, maar kan later weer worden geopend of definitief worden afgesloten.

Bij een definitieve afsluiting zijn wijzigingen niet meer mogelijk. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Dagboekbladen blijven wel inzichtelijk.