Leveranciers aanmaken en beheren
Binnen leveranciers beheer je alle crediteuren van je administratie. Je legt hier leveranciers vast, beheert hun gegevens en krijgt inzicht in openstaande posten en inkoophistorie.
Wat kun je met leveranciers doen?
- Nieuwe leveranciers aanmaken
- Stamgegevens en contactgegevens vastleggen
- Bankrekeningen registreren voor betalingen
- Boekhoudkundige standaardinstellingen per leverancier bepalen
- Leveranciers blokkeren of uitsluiten van betalingsvoorstellen
- Openstaande posten en inkoophistorie per leverancier bekijken
Een leverancier aanmaken
Ga naar Leveranciers en klik op Toevoegen. Vervolgens richt je de leverancier in via de tabbladen Gegevens en Instellingen.
Gegevens invullen
Op het tabblad Gegevens leg je de basis van de leverancier vast.
Algemeen
Vul hier in ieder geval het leveranciersnummer en de naam in. Het nummer kan automatisch worden voorgesteld, afhankelijk van je inrichting. Kies altijd een duidelijke naam, zodat de leverancier later makkelijk terug te vinden is.
Je kiest hier ook het soort leverancier. Daarbij kun je aangeven of het gaat om een gewone leverancier, een verzamelleverancier of een leverancier die je gebruikt voor bankbetalingen. Deze keuze is van invloed op de manier waarop de leverancier in de administratie wordt gebruikt.
Inrichtingsgegevens
Hier vul je gegevens in zoals het btw-identificatienummer en het KvK-nummer. Deze gegevens zijn niet in elke situatie verplicht, maar wel belangrijk voor een correcte vastlegging en controle van je administratie.
Postadres
Vul het adres, de postcode, plaats en het land in. Deze gegevens zijn vooral van belang voor herkenning, correspondentie en een volledige crediteurenadministratie.
Je kunt daarnaast aangeven of het bezoekadres gelijk is aan het postadres.
Contactinformatie
Leg hier de contactpersoon, het telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer vast. Ook extra contactgegevens kunnen apart worden ingevuld. Dat is handig wanneer je bijvoorbeeld met verschillende contactpersonen werkt voor administratie en betalingen.
Bankrekeningen
Onder Bankrekeningen leg je één of meer bankrekeningen van de leverancier vast. Deze gegevens zijn van belang wanneer je leveranciersbetalingen wilt voorbereiden of controleren.
Vrije velden en geavanceerde gegevens
Wanneer jouw administratie met vrije velden werkt, kun je hier aanvullende kenmerken opslaan. Denk aan interne classificaties of gegevens die specifiek voor jouw organisatie relevant zijn.
Onder Geavanceerd kun je extra informatie vastleggen, zoals een naam zoekveld, website, branche, omschrijving of interne memo. Ook kun je aangeven dat een leverancier een memo heeft of is gekoppeld aan een debiteur. Dat laatste kan relevant zijn wanneer een relatie zowel klant als leverancier is.
Instellingen bepalen
Op het tabblad Instellingen leg je vast hoe de leverancier boekhoudkundig en praktisch gebruikt wordt.
Algemene instellingen
Hier bepaal je onder andere:
- Taal
- Valuta
- Betalingscondities
- BTW-behandeling
Bij btw geef je aan of de btw in rekening wordt gebracht of naar jou wordt verlegd. Deze keuze is belangrijk voor de juiste verwerking van inkoopfacturen.
Je kunt hier ook een leverancier blokkeren. Een geblokkeerde leverancier wordt niet meer getoond in overzichten en selectielijsten. Dat is handig wanneer een leverancier niet meer actief is, maar wel in de historie moet blijven bestaan.
Boekhouding
Hier leg je de standaard boekhoudkundige verwerking vast, zoals:
- Btw-code
- Grootboekrekening inkoop
Deze standaardinstellingen helpen om inkoopboekingen sneller en consistenter te verwerken. Zeker wanneer je vaak met dezelfde soort kosten werkt, voorkomt dit onnodig handmatig werk.
Inkoop en betalen
Bij het onderdeel Inkoop kun je aanvullende betaalinstellingen vastleggen, zoals het betalingskenmerk.
Je kunt hier ook aangeven dat een leverancier moet worden uitgesloten van betalingsvoorstellen. Dat gebruik je bijvoorbeeld wanneer je facturen van deze leverancier niet via de reguliere betaalrun wilt laten verlopen.
Waar moet je goed over nadenken?
Bij het aanmaken van een leverancier zijn dit de belangrijkste keuzes:
- Gebruik je de juiste btw-instelling?
Dit bepaalt hoe inkoopfacturen fiscaal worden verwerkt. - Is een standaard grootboekrekening wenselijk?
Vooral bij terugkerende kosten kan dit veel tijd besparen. - Moet deze leverancier meegenomen worden in betalingsvoorstellen?
Niet elke crediteur hoeft automatisch in het betaalproces mee te lopen. - Moet de leverancier actief zichtbaar blijven?
Zo niet, dan kun je deze blokkeren in plaats van verwijderen. - Is er sprake van een gecombineerde relatie?
Bijvoorbeeld wanneer iemand zowel debiteur als crediteur is.
Leverancier openen en beheren
Nadat een leverancier is opgeslagen, kun je deze later openen om gegevens aan te passen of financiële informatie te bekijken.
Per leverancier zijn meerdere tabbladen beschikbaar:
- Overzicht
Hier zie je een samenvatting van de leverancier, zoals contactgegevens, openstaand saldo, leveranciersnummer en betalingstermijn. Ook zie je hier de inkoopstatistiek per periode. - Gegevens
Voor het wijzigen van stamgegevens, adressen, contactinformatie en bankrekeningen. - Instellingen
Voor het aanpassen van btw-, betaal- en boekhoudinstellingen. - Openstaande posten
Hier zie je welke facturen nog openstaan, inclusief factuurdatum, vervaldatum, aantal dagen te laat, status, bedrag, betaald bedrag en openstaand saldo.
Waarom dit belangrijk is
Een leverancier is meer dan alleen een naam in je administratie. De inrichting bepaalt mede:
- hoe inkoopfacturen worden geboekt
- hoe btw wordt verwerkt
- of de leverancier kan worden meegenomen in betalingen
- welk inzicht je hebt in openstaande posten en inkoophistorie
Een zorgvuldige inrichting aan de voorkant voorkomt correctiewerk achteraf.