In dit artikel
- Zo werken kostensoorten en kostenplaatsen
- Stap 1: Open het overzicht Kostensoorten
- Stap 2: Maak een nieuwe kostensoort aan
- Stap 3: Vul het nummer en de omschrijving in
- Stap 4: Controleer de zoeksleutel
- Stap 5: Sla de kostensoort op
- Stap 6: Koppel de kostensoort aan een grootboekrekening
- Saldi van een kostensoort bekijken
- Boekingen van een kostensoort bekijken
- Een kostensoort opzoeken, wijzigen, kopiëren of verwijderen
Zo werken kostensoorten en kostenplaatsen
Een kostensoort is een verzamelnaam voor één of meer grootboekrekeningen, zoals Autokosten, Huisvestingskosten of Kantoorkosten.
Een kostenplaats geeft aan waar of voor wie de kosten zijn gemaakt, zoals een project, filiaal, afdeling of medewerker. Hoe je kostenplaatsen aanmaakt, lees je in Kostenplaatsen aanmaken en beheren (LINK-INVULLEN).
Je koppelt een kostensoort aan een grootboekrekening. Daarna geldt:
- Boek je op een rekening met een kostensoort, dan is een kostenplaats verplicht. Focus toont direct de lijst met kostenplaatsen en je kunt het veld niet leeg laten.
- Boek je op een rekening zonder kostensoort, dan is het veld kostenplaats niet beschikbaar.
Voorbeeld: je bedrijf heeft een wagenpark en elke medewerker met een auto heeft een eigen kostenplaats. De kostensoort Autokosten koppel je aan de rekeningen voor brandstof, reparatie en onderhoud en verzekering. Boek je de garagerekening voor de auto van Henk, dan kies je bij de boeking de kostenplaats van Henk. In de rapporten zie je daarna de autokosten per medewerker.
Welke rapporten er zijn, lees je bij Rapporten | Kostenanalyse (https://klanten.minox.nl/nl/focus/rapporten#kostenanalyse).
Opmerking Kostensoorten en kostenplaatsen horen bij een boekjaar. Maak je een nieuw boekjaar aan, dan kies je onder Overname kostenanalyse of je ze meeneemt. Zie Nieuw boekjaar aanmaken en periodes afsluiten (https://klanten.minox.nl/nl/focus/boekjaar-aanmaken-en-periodes-afsluiten).
Terug naar boven
Stap 1: Open het overzicht Kostensoorten
Ga naar Inrichting | Rapportage | Kostenanalyse | Kostensoorten.
Je ziet het overzicht met de kostensoorten die al in je administratie staan, met per kostensoort het nummer en de omschrijving.
Screenshot: kostensoorten-overzicht.png
Terug naar boven
Stap 2: Maak een nieuwe kostensoort aan
Klik rechtsboven op Toevoegen. Het scherm Nieuwe kostensoort wordt geopend.
Terug naar boven
Stap 3: Vul het nummer en de omschrijving in
Vul bij Nummer een uniek nummer in. Dit veld is verplicht. Zolang het leeg is, zie je de melding Nummer is verplicht en is de knop Opslaan niet beschikbaar.
Vul bij Omschrijving een duidelijke naam in, zoals Autokosten. Deze omschrijving zie je terug in het overzicht en in de rapporten.
Terug naar boven
Stap 4: Controleer de zoeksleutel
De Zoeksleutel helpt je een kostensoort snel terug te vinden. Focus vult de zoeksleutel automatisch met de eerste 20 tekens van de omschrijving, in hoofdletters. Je kunt de zoeksleutel zelf aanpassen.
Terug naar boven
Stap 5: Sla de kostensoort op
Klik rechtsboven op Opslaan. Je ziet de melding Kostensoort is aangemaakt en de nieuwe kostensoort staat direct in het overzicht.
Wil je nog een kostensoort aanmaken? Klik dan boven het overzicht op + en herhaal stap 3 t/m 5.
Terug naar boven
Stap 6: Koppel de kostensoort aan een grootboekrekening
Een kostensoort doet pas iets als je hem koppelt aan een of meer grootboekrekeningen.
Ga naar Boekhouding | Rapporteren | Grootboek, open de rekening en klik op Wijzigen. Kies op het tabblad Gegevens onder Rapportages bij Kostensoortnr. de kostensoort en klik op Opslaan. Dit kan ook bij een rekening waarop al is geboekt. Hoe dit werkt, lees je in Een grootboekrekening aanmaken en beheren (https://klanten.minox.nl/nl/focus/een-grootboekrekening-aanmaken-en-beheren).
Opmerking Vanaf dat moment is bij elke boeking op deze rekening een kostenplaats verplicht. Zorg dus dat je kostenplaatsen klaarstaan voordat je de kostensoort koppelt.
Tip Boekingen die al op de rekening stonden voordat je de kostensoort koppelde, hebben geen kostenplaats. Ze komen daarom niet terug in de rapporten over kostensoorten en kostenplaatsen. Wil je een volledig beeld van het hele boekjaar? Koppel de kostensoort dan bij voorkeur aan het begin van het boekjaar.
Terug naar boven
Saldi van een kostensoort bekijken
Klik in het overzicht op het nummer van de kostensoort. Het tabblad Saldi wordt geopend. Hier zie je per periode wat er is geboekt, naast het budget. Naast Saldi zie je de tabbladen Gegevens en Boekingen.
Bovenaan bepaal je wat je ziet:
- Boekjaar: het boekjaar waarvan je de saldi wilt zien.
- Kostenplaats: laat je dit veld leeg, dan zie je alle boekingen op de kostensoort. Kies een kostenplaats als je alleen de saldi van die kostenplaats wilt zien.
- Vergelijken met: kies Budget of Vorig boekjaar.
- Budget tonen: kies of je het budget Per periode of Cumulatief ziet.
Kies je bij Vergelijken met voor Budget, dan zie je in de tabel per periode, van Beginbalans tot en met Correctieperiode:
- Gerealiseerd: het geboekte bedrag in de periode en het cumulatieve bedrag sinds het begin van het boekjaar.
- Budget: het deel van het jaarbudget dat aan de periode is toegewezen (Verdeling %) en het budgetbedrag.
- Verschil: het verschil tussen het gerealiseerde bedrag en het budget.
Kies je voor Vorig boekjaar, dan zie je per periode de bedragen van het gekozen boekjaar en het boekjaar ervoor naast elkaar, zowel per periode als cumulatief. Budget tonen is dan niet beschikbaar.
Onderaan staan de Totalen. Het budget leg je vast via Inrichting | Rapportage | Kostenanalyse | Budgetten.
Terug naar boven
Boekingen van een kostensoort bekijken
Open de kostensoort en klik op het tabblad Boekingen. Je ziet alle boekingen op de kostensoort, met onder andere de datum, de omschrijving, het dagboek, de rekening, debet, credit, btw, de btw-code, het boekingsnummer, het factuurnummer en de kostenplaats.
Bovenaan bepaal je welke boekingen je ziet. Je kiest het Boekjaar en kunt filteren op Kostenplaats, Periode en Dagboek. Met Zoeken zoek je in de boekingen. Zet Beginbalans tonen aan als je ook de beginbalans wilt zien.
Onderaan zie je de totalen voor Debet, Credit, Saldo en Btw van de boekingen in je selectie.
Klik op een regel om rechts bij Documenten de gekoppelde documenten te zien.
Terug naar boven
Een kostensoort opzoeken, wijzigen, kopiëren of verwijderen
Opzoeken
Typ (een deel van) een nummer of omschrijving in het veld Zoek kostensoorten. Je kunt de lijst ook sorteren door op de kolomkop Nummer of Omschrijving te klikken.
Wijzigen
Klik in het overzicht op het nummer van de kostensoort en klik rechtsboven op Wijzigen. Pas de gegevens aan en klik op Opslaan.
Opmerking De omschrijving en de zoeksleutel kun je altijd aanpassen, het Nummer niet. Heb je een verkeerd nummer gekozen? Maak dan een nieuwe kostensoort aan met het juiste nummer.
Kopiëren
Wil je een kostensoort aanmaken die lijkt op een bestaande? Open de bestaande kostensoort, klik rechtsboven op ⋮ en kies Kopiëren. Het scherm Nieuwe kostensoort wordt geopend met de omschrijving en zoeksleutel van de bestaande kostensoort. Het veld Nummer is leeg en verplicht. Vul een nieuw nummer in, pas de gegevens aan en klik op Opslaan.
Verwijderen
Open de kostensoort, klik rechtsboven op ⋮ en kies Verwijderen. Je krijgt de vraag Weet je het zeker?. Klik op Verwijderen om te bevestigen of op Annuleren om terug te gaan. Na je bevestiging is de kostensoort direct verwijderd.
Opmerking Een kostensoort die aan een grootboekrekening is gekoppeld of waarop al is geboekt, kun je niet verwijderen. Je ziet dan de melding Deze kostensoort is in gebruik bij een grootboekrekening en kan niet worden verwijderd.