Klanten

Een klant is in Minox Focus niet alleen een relatie met een naam en adres, maar ook een administratieve entiteit die bepaalt:

• hoe facturen worden opgesteld

• hoe btw wordt verwerkt

• op welke grootboekrekening omzet wordt geboekt

• hoe openstaande posten worden bewaakt

• en hoe omzet terugkomt in rapportages

De inrichting van een klant heeft dus directe invloed op je financiële administratie.

Wat kun je met Klanten doen?

Klant aanmaken

Bij het aanmaken van een klant leg je vast:

• Klantnummer en naam

• Soort klant (zakelijk, verzameldebiteur of sterstotaal)

• Btw- en KvK-gegevens

• Adres- en contactinformatie

• Bankrekening(en)

• Vrije velden en interne memo’s

Dit vormt de basis voor alle verdere verwerking in verkoop en boekhouding.

Zie: Klant aanmaken

 

Verkoop- en documentinstellingen

Per klant kun je standaardinstellingen vastleggen voor:

• Taal en valuta

• Betalingscondities

• Prijscode en kortingsgroep

• Leveringsconditie en verzendwijze

• Vertegenwoordiger of rayon

• Voorkeursinstellingen voor verzending (PDF, UBL, e-mail, print)

Hiermee zorg je dat documenten automatisch de juiste instellingen gebruiken, zonder dat je dit per factuur hoeft aan te passen.

Zie: Verkoop- en documentinstellingen instellen

 

Btw- en boekhoudinstellingen

Dit onderdeel is belangrijk voor de financiële verwerking.

Je bepaalt hier onder andere:

• Of btw in rekening wordt gebracht, verlegd of geblokkeerd

• Welke standaard btw-code wordt toegepast

• Op welke grootboekrekening omzet wordt geboekt

• Hoe omzet wordt uitgesplitst in rapportages

Een btw-code bepaalt hoe btw wordt berekend én waar deze terechtkomt in de btw-aangifte. Een grootboekrekening bepaalt waar omzet zichtbaar wordt in de resultatenrekening. Bij btw-verlegging factureer je zonder btw, waarbij de afnemer zelf de btw aangeeft.

Onjuiste instellingen kunnen leiden tot afwijkingen in je btw-aangifte of omzetrapportage.

Zie: Btw- en boekhoudinstellingen per klant instellen

 

Kredietlimiet en debiteurenbeheer

Voor financieel risicobeheer kun je per klant instellen:

• Een maximale kredietlimiet (maximaal openstaand saldo)

• Uitsluiting van debiteurenbeheer

• Uitsluiting van automatische incasso

• Eventuele G-rekening (specifiek voor sectoren zoals bouw of uitzendbranche)

Dit helpt bij het beheersen van betalingsrisico’s.

Zie: Kredietlimiet en debiteurenbeheer instellen

 

Verzend- en afleveradressen

Naast het standaard postadres kun je meerdere verzendadressen vastleggen. Dit is vooral relevant wanneer:

• Factuuradres en afleveradres verschillen

• Een klant meerdere vestigingen heeft

Zie: Verzend- en afleveradressen toevoegen

 

Openstaande posten en verkoopdocumenten

Bij een bestaande klant heb je direct inzicht in:

• Openstaande facturen

• Verkoopdocumenten (offertes, orderbevestigingen, pakbonnen, afleverbonnen, abonnementen en facturen)

• Verkoopstatistieken

Zo combineer je relatiebeheer met financieel overzicht.

Zie: Openstaande posten en verkoopdocumenten bekijken

 

Werken met een Verzameldebiteur

Een verzameldebiteur gebruik je voor eenmalige of kleine verkopen waarbij je niet voor elke klant een aparte debiteur wilt aanmaken.

Alle verkopen worden dan geboekt op één gezamenlijke klant. Dit vereenvoudigt administratie, maar beperkt detailinformatie per individuele afnemer.

Zie: Werken met een verzameldebiteur

 

Werken met een Sterstotaal (Totalisering voor rapportage)

Een sterstotaal is géén echte debiteur, maar een hulpmiddel voor rapportage.

Je gebruikt dit wanneer je omzet wilt groeperen of totaliseren, bijvoorbeeld:

• Per filiaal

• Per afdeling

• Per projectstructuur

Boekingen worden gekoppeld aan het sterstotaal zodat ze gezamenlijk zichtbaar zijn in rapportages, zonder dat het een zelfstandige klantrelatie is.

Zie: Werken met een sterstotaal (totalisering voor rapportage)

 

Met deze opzet kun je klanten niet alleen administratief vastleggen, maar ook sturen op correcte btw-verwerking, duidelijke omzetrapportage en effectief debiteurenbeheer.