Kan ik ook bonnetjes insturen via Scan & Herken?
Ja, dat kan zeker. In dit artikel lees je hoe.
Bonnetjes kun je op dezelfde manier insturen als in- en verkoopfacturen. Mail je bonnetjes naar het mailbox adres voor Scan & Herken. Je vindt en beheert dit adres in je administratie onder Inrichting | Boekhouding | Documenten, op het tabblad Aanleveren, bij het onderdeel Mailboxen. Je kunt de bonnetjes ook fotograferen en versturen via de Bizcuit app.
Tip: Voordat je bonnetjes via Bizcuit verwerkt, stel je eerst de fictieve KvK-nummers in, zie Fictieve KvK-nummers voor pin- en kasbonnen verderop op deze pagina.
Voordat je bonnetjes via Bizcuit verwerkt, stel je eerst de fictieve KvK-nummers in, zie Fictieve KvK-nummers voor pin- en kasbonnen verderop op deze pagina.
Bonnetjes insturen via de Bizcuit app
Zodra je een Bizcuit account hebt gekoppeld aan je administratie en de Bizcuit app op je telefoon hebt geïnstalleerd, stuur je een bonnetje in de volgende stappen naar je administratie in Minox:
- Open de Bizcuit app op je telefoon.
- Ga naar Documenten en klik op het camera icoon.
- Maak een zo recht en duidelijk mogelijke foto van de bon.
- Klik op het pijltje naar rechts (volgende).
- Klik op Insturen.
- Vul het formulier waar nodig aan.
- Keur het document goed.
Tip: Controleer voor de zekerheid of in je Bizcuit account bij het uitgaande e-mailadres het juiste adres staat gekoppeld. Dit doe je via Instellingen | Administraties in Bizcuit. Dit adres moet overeenkomen met het mailbox adres dat je in Minox hebt opgeslagen voor Scan en Herken.
Het document komt vervolgens binnen in Taken | Scan en Herken, als voorstel.
Fictieve KvK-nummers voor pin- en kasbonnen
Pinbonnen krijgen bij herkenning het fictieve KvK-nummer 99999998. Kasbonnen krijgen 99999999. Voor deze fictieve KvK-nummers maak je in Minox Focus twee algemene leveranciers aan.
Een verzamelcrediteur aanmaken voor pin- of kasbonnen
- Ga naar Inkoop | Leveranciers.
- Klik rechtsboven op + Toevoegen.
- Vul bij Naam een herkenbare naam in, bijvoorbeeld Verzamel crediteur pinbonnen of Verzamel crediteur kasbonnen.
- Kies bij Soort de optie Verzamelcrediteur (eenmalige inkopen).
- Vul bij KVK-nummer het fictieve nummer in: 99999998 voor pinbonnen of 99999999 voor kasbonnen.
- Klik op Toevoegen.
- Kies in het venster Nummering dagboek het dagboek waarop het nummer moet aansluiten, bijvoorbeeld INK1 Inkoop Binnenland (20000-24999) of INK2 Inkoop Buitenland (25000-999999).
- Klik op Bevestigen.
Herhaal deze stappen voor het tweede fictieve KvK-nummer.
Waarschuwing: Vul deze fictieve KvK-nummers nooit in bij een gewone leverancier. Alle bonnetjes met dat KvK-nummer worden dan namelijk op die leverancier geboekt in plaats van op de verzamelcrediteur. Gebruik de fictieve nummers alleen bij de hierboven aangemaakte verzamelcrediteuren.
Deze werkwijze sluit aan op de instelling KVK-nummer overnemen bij leverancier, die je vindt op het tabblad Boeken (Inkoopfacturen) onder Inrichting | Boekhouding | Documenten. Deze instelling neemt een KvK-nummer van een herkend document alleen over bij een leverancier als daar nog geen KvK-nummer bekend is. Omdat je het fictieve KvK-nummer zelf al bij de verzamelcrediteur hebt ingevuld, wordt dit dus niet overschreven.