Importeren van data

De importmodule bestaat uit twee onderdelen: het voorbereiden van een import (script en bestand) en het verwerken en monitoren van de importtaken.

Wat kun je met de importmodule doen?

De importfunctie ondersteunt het gecontroleerd inlezen van gegevens in je administratie:

• Importeren van boekingen in een dagboek
  Bijvoorbeeld memoriaalboekingen of mutaties die extern zijn samengesteld.

• Werken met importscripts
  Een script bepaalt hoe kolommen uit een bestand worden vertaald naar velden in Minox (bijvoorbeeld datum, grootboekrekening, bedrag, btw-code).

• Bestanden vooraf controleren
  Voordat je een import start, kun je zien welk script en welk bestand worden gebruikt.

• Imports monitoren via importtaken
  Na het starten van een import wordt een taak aangemaakt waarvan je de status kunt volgen.

• Herleidbaarheid en controle
  Je ziet per import wanneer deze is aangemaakt, wat is geïmporteerd en of de verwerking is afgerond.

De importmodule is met name geschikt wanneer je gegevens periodiek of in grotere aantallen wilt verwerken, bijvoorbeeld vanuit een extern systeem of een conversiebestand.

Wil je een bestand importeren? Neem dan contact op met de supportafdeling van Minox. Zij beoordelen het bronbestand en bepalen of import technisch mogelijk is. Indien nodig wordt hiervoor een passend importscrip t ingericht.

Het testen van een bestand op importeerbaarheid is kosteloos. Wanneer import mogelijk blijkt, kan er een script worden gebouwd. Voor het ontwikkelen van een importscript worden eenmalige kosten in rekening gebracht. Hiervoor ontvang je vooraf een offerte.

 

Hoe importeer ik een bestand?

Met onderstaande stappen start je een import.

Stap 1: Ga naar Importeren

1. Ga naar Inrichting

2. Kies Importeren

Je ziet nu het scherm met de onderdelen Extra gegevens, Te importeren bestanden en Import taken.

Stap 2: Vul de extra gegevens in

Onder Extra gegevens geef je aan hoe de boekingen moeten worden verwerkt:

• Dagboek
  Selecteer het dagboek waarin de boekingen moeten worden aangemaakt.

• Periodenr.
  Geef de periode op waarin de boekingen moeten worden verwerkt.

• Boekjaar
  Selecteer het juiste boekjaar.

Deze gegevens bepalen de administratieve context van de import.

Stap 3: Kies een importscript

Klik op Import script en selecteer het juiste script.

Een importscript bevat de vertaalslag tussen de kolommen in je bestand (bijvoorbeeld CSV of TXT) en de velden binnen Minox. Zorg dat het script aansluit bij de structuur van het bestand dat je wilt importeren.

Stap 4: Selecteer het importbestand

Klik op Import bestand en kies het bestand dat je wilt inlezen.

Na selectie verschijnt het bestand in het overzicht onder Te importeren bestanden. Hier zie je onder andere:

• Of het bestand gereed is

• Welk script wordt gebruikt

• De omschrijving

• Het soort import

• Het gekoppelde dagboek

Stap 5: Start de import

Klik op Import starten om de verwerking te starten.

Na het starten wordt een importtaak aangemaakt.

 

Hoe controleer ik de status van een import?

Onder Import taken zie je een overzicht van alle uitgevoerde imports.

Per taak zie je onder andere:

• Status

• Soort import

• Import bestand

• Aangemaakt

• Laatste update

• Afgerond

• Dagboek

• Periode

• Boekjaar

Via Verversen haal je de actuele status op.

Wanneer een import niet correct is verwerkt, controleer dan het bestand en het gebruikte script. Corrigeer waar nodig en start een nieuwe import.

Belangrijk bij importeren

• Controleer altijd of periode en boekjaar open staan.

• Zorg dat het bestand exact aansluit op de structuur van het importscrip t.

• Test bij nieuwe imports eerst met een klein bestand.

• Geïmporteerde boekingen worden direct verwerkt in de administratie.

Door zorgvuldig te werken met scripts en testbestanden voorkom je foutieve of dubbele boekingen.