Grootboekrekeningen beheren

Via Boekhouding > Grootboek beheer je deze rekeningen en richt je ze inhoudelijk en rapportagetechnisch correct in.

Wat is het grootboek?

Het grootboek is een systematische indeling van alle financiële posten binnen je onderneming.

Elke grootboekrekening vertegenwoordigt een categorie, zoals:

• Omzet

• Kosten

• Bank

• Debiteuren

• Crediteuren

• Activa (bijvoorbeeld inventaris of machines)

• Schulden

Wanneer je een factuur boekt of een bankmutatie verwerkt, wordt het bedrag gekoppeld aan één of meerdere grootboekrekeningen. Hierdoor ontstaat inzicht in:

• Je winst en verlies

• Je bezittingen en schulden (balans)

• Je btw-positie

• Je kostenstructuur

Kort gezegd: zonder grootboek geen financiële rapportage.

Wat kun je binnen Grootboek beheren?

Binnen dit onderdeel kun je:

• Nieuwe grootboekrekeningen aanmaken

• Bestaande rekeningen wijzigen

• Rekeningen blokkeren voor nieuwe boekingen

• Btw-codes koppelen

• Balans- of W&V-codes instellen voor rapportages

• Kosten- of budgetstructuren koppelen

• Instellen of aantallen van toepassing zijn

• Jaarbudget vastleggen

• Rekeningen laten verdichten in rapportages

Een grootboekrekening inrichten

Bij het aanmaken of wijzigen van een grootboekrekening werk je vanuit verschillende secties.

Algemeen

Hier leg je de basis vast:

• Grootboekrekeningnummer

• Omschrijving

• Eventueel blokkeren van de rekening (geen nieuwe boekingen toestaan)

Daarnaast bepaal je:

• Onder welk stertotaal de rekening valt

• Of er een voorkeur is voor debet of credit

Voor gebruikers zonder boekhoudachtergrond:

• Debet wordt meestal gebruikt voor kosten en bezittingen.

• Credit wordt vaak gebruikt voor opbrengsten en schulden.

Twijfel je? Dan kies je geen voorkeur.

Btw-instellingen

Je kunt een standaard btw-code koppelen aan de rekening.

Hiermee wordt bij boekingen automatisch het juiste btw-tarief voorgesteld. Dit voorkomt fouten en versnelt het boeken.

Optioneel kun je toestaan dat bij het boeken van deze rekening een andere btw-code mag worden gekozen.

Rapportage-instellingen

Voor correcte verwerking in balans en winst- en verliesrekening koppel je een:

• Balans/W&V-code

Deze code bepaalt waar de rekening terugkomt in financiële rapportages.

In het geavanceerde gedeelte kun je daarnaast koppelen:

• Kostenplaats

• Budgetverdeelsleutel

• Jaarbudget

Hiermee ondersteun je interne rapportages en budgetbewaking.

Memo

Indien gewenst kun je een memo toevoegen aan de rekening. Deze wordt zichtbaar bij het boeken en kan bijvoorbeeld instructies bevatten over het gebruik van de rekening.

Geavanceerde instellingen

Afhankelijk van je administratie kun je aanvullende opties gebruiken:

• Aantal van toepassing
  Hiermee registreer je naast bedrag ook aantallen (bijvoorbeeld liters, uren of stuks).

• Verdichten
  Hiermee worden boekingen in rapportages samengevoegd weergegeven.

Deze instellingen worden vooral gebruikt in meer uitgebreide administraties.

Wanneer pas je het grootboek aan?

Je wijzigt of breidt het grootboek uit wanneer:

• Je nieuwe activiteiten start

• Je extra inzicht wilt in specifieke kosten of omzetstromen

• Je rapportagestructuur wordt aangepast

• Je accountant vraagt om een aanvullende specificatie

Wijzigingen aan bestaande rekeningen hebben invloed op toekomstige boekingen. Historische boekingen blijven ongewijzigd.

Praktische inrichtingstip

Houd het grootboek overzichtelijk.

Te veel rekeningen maken rapportages onnodig complex. Te weinig rekeningen geven onvoldoende inzicht.

Stem de inrichting af op:

• De omvang van je onderneming

• De gewenste rapportagedetail

• Eventuele eisen van accountant of branche