Facturen maken en verzenden

Dit artikel begeleidt je stap voor stap bij het maken en versturen van je eerste factuur.

Je vindt dit onderdeel via: Verkoop > Facturen

Stap 1: Start een nieuwe factuur

Klik in het facturenoverzicht op + om een nieuwe factuur te maken. Je komt in het scherm Factuur aanmaken.

Links zie je het facturenoverzicht. In het midden bouw je de factuur op.

Stap 2: Kies de klant

Bovenaan begin je met Selecteer een klant. Kies de klant in het veld Klant.

Zodra je een klant selecteert, vult Minox Focus automatisch de klantgegevens in (zoals naam, adres en e-mailadres). Dit is een goed moment om kort te controleren of:

de tenaamstelling klopt;
het e-mailadres aanwezig is (als je per e-mail wilt verzenden);
de betalingsconditie logisch is.

Ga je voor het eerst een factuur sturen naar deze klant? Klik op het zoekveld en kies 'nieuwe klant toevoegen'. Dit opent een nieuw tabblad waar je direct jouw nieuwe klant kunt registreren.

Stap 3: Controleer de factuurgegevens

Rechtsboven staan de Factuurgegevens. In de screenshot zie je o.a.:

Factuurnummer: staat op Concept zolang je nog bezig bent
Factuurdatum
Betalingsconditie
Referentie

Pas hier alleen aan wat nodig is (bijvoorbeeld referentie of datum). Je hoeft nog niets “definitief” te maken; dat gebeurt pas bij verzenden.

Stap 4: Voeg factuurregels toe

Onderin werk je in het tabblad Regels. Hier bepaal je wat je factureert.

Artikelregel toevoegen

In de regel kies je een artikel (of voer je een artikel/omschrijving in), en vul je vervolgens de velden zoals:

Aantal
Eenheid
Prijs
Datum (indien van toepassing)
Btw (bijv. NL 21%)
Totaal (wordt berekend)

In de screenshot zie je bijvoorbeeld een regel met 100 stuks à 8,50 en btw NL 21%.

Omschrijvingsregel toevoegen

Wil je een toelichting opnemen zonder bedrag (bijvoorbeeld afspraken of leverinformatie), voeg dan een omschrijvingsregel toe.

Je voegt nieuwe regels toe via Regel toevoegen.

Kortingen toepassen

Kortingen kun je op twee manieren toepassen, afhankelijk van wat je wilt bereiken:

korting op één specifieke regel (regelkorting)
korting over de hele factuur (factuurkorting)

1) Regelkorting toepassen

Een regelkorting gebruik je als je korting geeft op één artikel of dienst.

In de regels zie je bij een artikelregel een kortingsveld. Minox Focus verwerkt die korting in het regelbedrag.

Daarnaast kan Minox Focus een aparte kortingsregel tonen die de korting inzichtelijk maakt.

Praktisch gebruik:

Geef je korting op één product? Gebruik regelkorting.
Wil je de korting transparant uitsplitsen op de factuur? Dan is een aparte kortingsregel handig.

2) Factuurkorting toepassen

Een factuurkorting gebruik je als je één korting wilt toepassen op het totaal van de factuur (bijvoorbeeld “5% korting op het geheel” of een algemene tegemoetkoming).

Bovenin het scherm staat de knop Factuurkorting. Daarmee voeg je een korting toe op factuurniveau. Je ziet het effect vervolgens terug in de totalen onderaan (subtotaal en totaal wijzigen). Je kunt factuurkorting alleen als een percentage van het totaalbedrag toepassen.

Stap 5: Controleer de totalen

Door op het totaalbedrag te klikken open je hoe het totaalbedrag is opgebouwd.

Subtotaal
Belastbaar
Btw (eventueel uitgesplitst, bijvoorbeeld 21%, 9%)
Totaal

Stap 6: Tabblad Instellingen gebruiken (optioneel)

Naast Regels vind je het tabblad Instellingen. Hier stel je aanvullende factuurparameters in.

Prijsinstellingen

Valuta
Koers
Btw-instellingen
Prijscode
Omzetcategorie

Deze instellingen zijn relevant wanneer je werkt met meerdere valuta, afwijkende btw-regelingen of specifieke omzetindelingen.

Categorisering

Hier kun je aanvullende classificaties vastleggen zoals:

Dit is met name van belang voor rapportages en interne analyses.

Specifieke opties

Zoals:

Loonsoomartikelen op g-rekening innen
Bruto artikelprijs overnemen als nettoprijs

Gebruik deze alleen wanneer dit in jouw administratie van toepassing is.

Voor een standaardfactuur hoef je dit tabblad meestal niet aan te passen.

Stap 6: Opslaan (factuur klaarzetten om te verzenden)

Klik op Opslaan.

Belangrijk: opslaan betekent dat de factuur wordt bewaard en klaarstaat om te verzenden. Je kunt daarna nog steeds:

de factuur openen en Wijzigen
een Voorbeeld bekijken
de factuur Verzenden

Stap 7: Voorbeeld bekijken en eventueel wijzigen

Open de factuur en klik op Voorbeeld om te zien hoe de klant de factuur ontvangt (lay-out, gegevens, btw, totalen).

Zie je iets dat niet klopt? Klik op Wijzigen om de factuur aan te passen en sla opnieuw op.

Stap 8: Verzenden

Klik op Verzenden. Je ziet nu een verzendscherm met de keuze:

Volgens instellingen klant (meest gebruikt)
Handmatige instellingen

Afhankelijk van wat er is ingericht, kun je verzendopties aan- of uitzetten, zoals:

E-mail met PDF
E-factuur (UBL2.1) bijvoegen
Bijlage(n) bijvoegen
Printversie weergeven op scherm

Klik daarna op Verzenden om de factuur daadwerkelijk te versturen.

Handige opties tijdens het factureren

Interne memo toevoegen

Onderaan de factuur kun je een Memo vastleggen. Dit is bedoeld voor intern gebruik (bijvoorbeeld “klant belt eerst” of “afspraak over levering”) en is niet bedoeld als factuurtekst.

Extra acties via het menu

Rechtsboven op de factuur staat het drie-puntjesmenu. Daar vind je o.a.:

Dupliceren (handig bij terugkerende facturen)
Verzenden blokkeren (als je eerst intern wilt controleren of als verzending niet gewenst is)
Factuur verwijderen (bij foutieve concepten)

In hetzelfde scherm zie je ook een sectie met leveringsinformatie (zoals ordernummer/afleverdatum/verzendadres), afhankelijk van wat in jouw administratie wordt gebruikt.