Met gebruikersrollen in Minox Focus bepaal je nauwkeurig welke informatie en functionaliteiten toegankelijk zijn voor gebruikers. Dankzij de gedetailleerde rechtenstructuur kun je per entiteit, zoals klanten, boekingen of facturen, instellen welke handelingen iemand mag uitvoeren. Denk aan lezen, bewerken, verwijderen, rapporteren of beheren. Deze rechten gelden overal waar de betreffende entiteit in Minox Focus wordt gebruikt. Zo kun je gebruikersrollen flexibel inrichten en iedere gebruiker precies de toegang geven die nodig is voor zijn werkzaamheden.
Door toegangsrechten te beperken tot wat daadwerkelijk nodig is, verklein je het risico op fouten, ongewenste wijzigingen en onbevoegde toegang tot vertrouwelijke informatie. Bovendien kun je verantwoordelijkheden beter scheiden en gebruikersrollen laten aansluiten op de werkprocessen binnen je organisatie. Ook wordt het gebruikersbeheer eenvoudiger: je richt een rol één keer in en kunt deze vervolgens aan meerdere gebruikers toekennen.
Bij vele pagina's is inzichtelijk welke rechten er nodig zijn en welke gebruikers deze rechten al hebben:
Door middel van klikken op "rol bewerken", kun je beide pagina's naast elkaar bekijken en precies aan zetten wat je voor die groep wil bewerken.
Achter een recht kun je ook op het vraagteken klikken om te bekijken waar deze voor nodig is.
Stap-voor-stap
1. Ga naar Instellingen | Gebruikersrollen via zoeken in de topbalk (Ctrl + k):
2. Klik op de + om een nieuwe rol aan te maken, of open een bestaande rol.
3. Vul de Naam en Omschrijving van de rol in.
In tabblad Permissies:
4. Vink per onderdeel (bijvoorbeeld Financieel, Inkoop, Verkoop) aan welke permissies (rechten) de gebruikers in deze groep krijgen. Geef per entiteit aan of gebruiker dit type informatie mogen Lezen, Bewerken, Verwijderen, Rapporteren of Beheren.
Tip: met de vinkjes vooraan regels met onderdelen en entiteiten vink je meteen alle verwante vinkjes binnen dit onderdeel of entiteit aan.
5. Als een rol boekingen mag lezen of bewerken, dan kan je onder Boeking maken eventueel beperkingen opleggen met betrekking tot bepaalde dagboeksoorten.
In tabblad Toegang:
6. Vink per administratie aan of de rol hier toegang toe heeft, en zie welke boekjaren dit betreft.
7. Klik op Opslaan.
