Vraag 1: Hoe maak ik een back-up van een administratie?
Ga naar Instellingen > Administraties en open de gewenste administratie. Onder "Details" zie je per boekjaar een download-icoon. Als je hierover beweegt, verschijnt de tooltip "Back-up boekjaar".
Klik op dit icoon om het venster "Back-up boekjaar" te openen. Hier zie je het abonnement, de administratie en het boekjaar waarvoor je een back-up maakt.
Klik ten slotte op "Back-up boekjaar" om de back-up te starten.
Vraag 2: Wat betekent de optie "Documenten meenemen"?
In het back-up-venster staat een schakelaar "Documenten meenemen". Zet je deze aan, dan worden ook alle gekoppelde documenten (zoals inkoop- en verkoopfacturen) in de back-up opgenomen. Dit is alleen nodig als je van plan bent de administratie te verwijderen of te verplaatsen naar een andere licentie: dan is dit de enige manier om de bijbehorende documenten te behouden. Voor een reguliere back-up kun je deze optie uit laten staan; het bestand blijft dan kleiner en sneller klaar.
Vraag 3: Waar vind ik mijn back-up terug en wat betekent de bestandsnaam?
Zodra je de back-up hebt gestart, wordt deze op de achtergrond aangemaakt. Klik rechtsboven op het bel-icoon om het overzicht "Achtergrondtaken" te openen. Zodra de taak op "Voltooid" staat, klik je op de regel om het bestand te downloaden.
Je browser vraagt vervolgens waar je het bestand wilt opslaan.
De bestandsnaam is opgebouwd volgens een vast patroon:
{klantnummer}-{administratienummer}-{boekjaar}-backup.zip
Zo herken je direct van welk klantnummer, welke administratie en welk boekjaar de back-up is, ook als je meerdere back-ups naast elkaar hebt staan.
Vraag 4: Kan ik in één keer een back-up maken van meerdere boekjaren?
Nee, een back-up wordt per boekjaar gemaakt. Heeft een administratie meerdere boekjaren, dan herhaal je de stappen hierboven voor ieder boekjaar waarvan je een back-up wilt.