Een auditfile exporteren
Met een auditfile exporteer je de financiële gegevens uit je administratie naar een standaardbestand in XAF-formaat. Dit bestand kan worden ingelezen door de Belastingdienst, je accountant of een ander softwarepakket, zonder dat zij toegang tot Minox Focus nodig hebben.
Doel: Je maakt een auditfile aan over een boekjaar of een deel daarvan en downloadt het bestand naar je computer.
📝 Opmerking: De auditfile bevat een standaardgegevensset uit je financiële administratie (grootboek). De Belastingdienst kan bij een controle om deze gegevens vragen.
Stap-voor-stap
Stap 1: Ga naar Auditfile
Ga naar Boekhouding | Rapporteren | Auditfile.
Je ziet het scherm Auditfile met de velden Boekjaar, Periode van, Periode t/m en XAF Versie.
Stap 2: Kies het boekjaar
Klik op het veld Boekjaar en selecteer het boekjaar waarvan je een auditfile wilt maken.
Stap 3: Selecteer de periodes
Standaard staat Periode van op Eerste en Periode t/m op Laatste. Hiermee exporteer je het volledige boekjaar.
Periode van
Wil je alleen een deel van het boekjaar exporteren? Klik op Periode van en kies de eerste periode die je wilt meenemen.
Periode t/m
Klik op Periode t/m en kies de laatste periode die je wilt meenemen.
Opmerking: Bij Periode van kun je kiezen vanaf Beginbalans. Bij Periode t/m kun je kiezen tot en met de correctieperiode. Zo neem je ook de beginbalans en eventuele correctieboekingen mee in de auditfile.
Tip: Vraagt de Belastingdienst of je accountant om een auditfile? Laat dan de standaardinstelling Eerste t/m Laatste staan, zodat het hele boekjaar in het bestand staat.
Stap 4: Kies de XAF-versie
Bij XAF Versie is standaard 4.0 geselecteerd. Kies alleen 3.2 als de ontvanger van de auditfile hier expliciet om vraagt, bijvoorbeeld omdat hun software versie 4.0 nog niet kan inlezen.
Stap 5: Exporteer de auditfile
Klik rechtsboven op Exporteren.
Het bestand wordt als XML-bestand gedownload naar je computer. Meestal vind je het in de map Downloads, tenzij je in je browser een andere downloadlocatie hebt ingesteld.
De bestandsnaam bestaat uit het woord auditfile, de naam van de administratie en het boekjaar, bijvoorbeeld auditfile-mijn-administratie-2026.xml.
Tip: In de bestandsnaam zie je niet welke XAF-versie je hebt geëxporteerd. Exporteer je zowel versie 4.0 als 3.2? Pas dan zelf de bestandsnaam aan, bijvoorbeeld door de versie toe te voegen. Zo voorkom je dat je het verkeerde bestand verstuurt.
Opmerking: Een auditfile maak je per administratie aan. Heb je voor meerdere administraties een auditfile nodig, herhaal deze stappen dan in elke administratie.
Foutmelding bij exporteren
Bij het exporteren controleert Minox Focus of de gegevens voldoen aan de eisen van de auditfile. Is dat niet zo, dan wordt de auditfile niet gedownload en krijg je een overzicht Validatiefouten auditfile. Hierin staat per fout om welke klant of leverancier het gaat en wat er niet klopt.
Ongeldige landcode bij de btw-identificatie
Een veelvoorkomende melding is:
Crediteur [nummer]: De landcode 'null' bij de BTW-identificatie is geen geldig ISO gedefineerde landcode en is niet toegestaan.
Deze melding kan ook bij een debiteur voorkomen.
Het btw-nummer van deze relatie heeft geen geldige landcode. Zo los je dit op:
- Ga naar Inkoop | Rapporteren | Leveranciers (bij een crediteur) of Verkoop | Rapporteren | Klanten (bij een debiteur).
- Open de relatie met het nummer uit de foutmelding.
- Controleer het btw-nummer en zorg dat dit begint met een geldige landcode, bijvoorbeeld NL.
- Sla de wijziging op en exporteer de auditfile opnieuw.
Tip: Staan er meerdere relaties in het overzicht? Los dan eerst alle meldingen op voordat je opnieuw exporteert.