Dagboeken aanmaken en beheren
Elk dagboek in Minox Focus heeft een eigen Soort en een Standaard tegenrekening, waarmee boekingen automatisch in balans worden gebracht. In dit stappenplan lees je hoe je een nieuw dagboek aanmaakt en welke extra velden er per soort dagboek bijkomen.
Op deze pagina vind je de volgende informatie
Stap voor stap
- Ga naar Inrichting | Boekhouding | Dagboeken. Je ziet hier het overzicht van alle bestaande dagboeken, met de kolommen Code, Naam en Soort.
- Klik rechtsboven op + Toevoegen. Rechts opent het paneel Nieuw dagboek.
- Vul bij Code een korte code in (bijvoorbeeld KAS2) en bij Naam de omschrijving van het dagboek.
- Kies bij Soort het gewenste type dagboek. De keuzelijst toont: Verkoop, Inkoop, Bank, Kas, Memoriaal en Beginbalans.
- Vul bij Standaard tegenrekening de grootboekrekening in waarmee boekingen in balans worden gebracht. Typ een zoekterm (bijvoorbeeld "mem") om direct te filteren, of klik in het lege veld om door de volledige lijst met grootboekrekeningen te bladeren.
- Klik op Opslaan. Het dagboek verschijnt nu in de lijst en het detailscherm toont de vastgelegde gegevens.
Tip: Weet je de code van de grootboekrekening niet uit je hoofd? Typ dan een deel van de omschrijving in het zoekveld bij Standaard tegenrekening, dit werkt sneller dan scrollen door de volledige
Extra velden per soort dagboek
Afhankelijk van de gekozen Soort verschijnen er bij het openen van een bestaand dagboek extra secties met instellingen.
Verkoop en Inkoop
Bij dagboeken van het soort Verkoop (subadministratie debiteuren) of Inkoop (subadministratie crediteuren) komen de volgende secties erbij:
- Nummering klanten / leveranciers: Nummeren vanaf en Nummeren t/m bepalen de nummerreeks, en de toggle Automatisch nummer toekennen bij nieuwe klant/leverancier regelt of dit automatisch gebeurt.
- Boeken: Volgend factuurnummer en de tegenrekening voor Betalingsverschillen.
- Boekstuknummer: keuze tussen Automatisch doornummeren (aanpasbaar) of Gelijk houden aan factuurnummer (niet aanpasbaar).
- Termijnen ouderdomsanalyse en herinneren: een tabel waarin per termijn de Ouderdom tot en het bijbehorende Tekstnummer (voor aanmaningen) worden vastgelegd.
Voorzichtig: Focus controleert dit zelf: bij een overlappende reeks krijg je de foutmelding "Het bereik overlapt met een ander inkoop- of verkoopjournaal" en kun je niet opslaan. Denk bij het aanmaken van een nieuw dagboek dus vooraf na over een logische verdeling, bijvoorbeeld klanten 10000 tot 49999 en leveranciers 50000 tot 99999. Is een reeks volledig gebruikt, dan maak je een nieuw dagboek aan met een nieuwe reeks tot maximaal 999999.
Bank
Bij dagboeken van het soort Bank verschijnt de sectie Bank met de velden Valuta, Volgend boekstuknummer, IBAN, BIC en de toggle Controle op eindsaldo.
Kas
Bij dagboeken van het soort Kas verschijnt de sectie Kas met de velden Valuta en Volgend boekstuknummer, en de toggles Controle op negatief kassaldo en Controle op eindsaldo.
Memoriaal en Beginbalans
Bij dagboeken van het soort Memoriaal en Beginbalans blijven alleen de basisvelden Code, Naam, Soort en Standaard tegenrekening staan, zonder extra secties.
Beginbalans systeem
Het dagboek BS Beginbalans systeem heeft als Soort de waarde Systeem. Deze optie staat niet tussen de keuzes in de lijst bij stap 4, dit dagboek wordt automatisch door Minox aangemaakt en is niet zelf te kiezen bij het aanmaken van een nieuw dagboek.
Opmerking: Je kunt de gegevens van dit systeemdagboek niet zelf aanpassen. Wil je iets wijzigen aan de beginbalans, doe dit dan in het vorige boekjaar, mits je het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt met de optie Overnemen beginbalans. Heb je dat niet gedaan, boek je de wijziging handmatig in het dagboek Beginbalans.