Boekingen zoeken en aanmaken via Alle boekingen

Wat kun je met Alle boekingen doen?

Per periode de saldi en mutaties van al je dagboeken in één overzicht bekijken
Boekingen per dagboek bekijken en terugzoeken, ook over meerdere boekjaren
Bestaande boekingen openen en aanpassen
Nieuwe boekingen toevoegen, zoals een memoriaalboeking
Per boekingsregel een document koppelen

Let op: Kies eerst de juiste periode voordat je een dagboek opent. Het dagboek opent namelijk altijd met de boekingen van de periode die je in het overzicht hebt geselecteerd.

In dit artikel

Stap 1: Een periode kiezen en het dagboek openen
Stap 2: Een boeking terugzoeken
Stap 3: Een bestaande boeking wijzigen
Stap 4: Een nieuwe boeking starten
Stap 5: Een rekening kiezen
Stap 6: De boekingsregels invullen
Stap 7: De boeking opslaan
Stap 8: Een document koppelen aan een boekingsregel

Stap-voor-stap

Stap 1: Een periode kiezen en het dagboek openen

Ga naar Boekhouding | Boeken | Alle boekingen. Je komt in het overzicht Kies een dagboek. Het overzicht opent automatisch in het meest recente boekjaar en de meest recente periode, of in de combinatie die je het laatst hebt gebruikt. Stel zo nodig bovenaan het gewenste Boekjaar en de Periode in. Het overzicht toont per dagboek het Beginsaldo, de Mutaties, het Eindsaldo en wanneer het dagboek voor het laatst is bijgewerkt, allemaal voor de geselecteerde periode. Heb je veel dagboeken, typ dan in het veld Zoeken om de lijst te filteren.

Klik op het pijltje aan het einde van de regel, of dubbelklik op de regel, om het dagboek te openen, bijvoorbeeld Memoriaal. Het dagboek opent met de boekingen van de gekozen periode. Staan er voor die periode nog geen boekingen, dan zie je de melding "Geen data".

Tip: Wil je naar een beginbalans-dagboek? Selecteer dan bij Periode de beginbalans-periode.

Opmerking: Het boekjaar en de periode die je hier kiest, worden automatisch overgenomen als je via + Toevoegen een nieuwe boeking aanmaakt.

Stap 2: Een boeking terugzoeken

Typ in het veld Zoeken een (deel van een) bedrag, klant- of leveranciersnummer, naam van de klant of leverancier, grootboekrekeningnummer of naam van de grootboekrekening, omschrijving of factuurnummer om binnen het gekozen dagboek een specifieke boeking terug te vinden. Je hoeft geen volledig getal in te typen: zoek je bijvoorbeeld op "1000", dan verschijnt een boeking met een bedrag van € 1.000,00. Klik op Maak filters leeg om de zoekopdracht te wissen.

Kolommen kiezen en sorteren

Klik op de kolommenknop rechts boven de lijst om het venster Kolommen Kiezen te openen. Vink hier de kolommen aan die je in het overzicht wilt zien, of zoek een kolom op via het zoekveld bovenin het venster. Klik op de pijltjes naast een kolomkop om op die kolom te sorteren.

Tip: Sorteer op de kolom Status om snel te zien welke boekingen wel en niet in balans zijn.

Stap 3: Een bestaande boeking wijzigen

Klik op het nummer aan het begin van de regel om de boekingsdetails te openen. Afhankelijk van het soort dagboek is dat het Factuurnummer (bijvoorbeeld in een inkoop- of verkoopdagboek) of het Boekstuknummer (bijvoorbeeld in een bankdagboek). Pas de gewenste gegevens aan en klik op Opslaan. Je krijgt een melding of het opslaan is gelukt.

Stap 4: Een nieuwe boeking starten

Klik rechtsboven op + Toevoegen of druk op Enter. Het scherm Nieuwe boeking opent, met de datum, het boekstuknummer, het dagboek, het boekjaar en de periode al ingevuld op basis van je eerdere keuzes. Het factuurnummer en het boekstuknummer kun je zelf invullen, of automatisch laten bepalen op basis van de instellingen van het dagboek.

Tip: Je kunt het hele boekingsscherm met je toetsenbord doorlopen. Met Tab ga je naar het volgende veld of de volgende knop, met Enter activeer je de geselecteerde knop. Handige sneltoetsen zijn Ctrl + B voor een nieuw item, Ctrl + Y om naar het zoekveld te gaan, Ctrl + S of F2 om op te slaan en Esc om te sluiten.

Houd Ctrl + / ingedrukt om alle sneltoetsen op de pagina te tonen.

Stap 5: Een rekening kiezen

Klik in een boekingsregel op het veld Rekening om de rekeningenlijst te openen. In een verkoopdagboek kies je een klant, in een inkoopdagboek een leverancier en in alle andere dagboeken een grootboekrekening. Ook daar zijn klanten en leveranciers beschikbaar. Typ in het veld Typ om te zoeken om te filteren, bijvoorbeeld op een deel van de naam, het nummer of de omschrijving. Bestaat de gewenste rekening nog niet, dan maak je die direct aan via Nieuwe grootboekrekening, Nieuwe klant of Nieuwe leverancier onderaan de lijst.

Tip: Klik op het vraagteken naast het zoekveld voor uitleg over de zoekmogelijkheden. Je kunt zoeken op factuurnummer, omschrijving, bedragen en saldi, en zelfs op een bereik zoals "0-100" om je zoekopdracht te verfijnen.

Opmerking: In het veld Rekening zelf kun je alleen een volledig nummer intoetsen. Wil je zoeken op een deel van een naam of nummer, gebruik dan het veld Typ om te zoeken in de lijst. Dit werkt op dezelfde manier in heel Minox Focus.

Opmerking: Is in de stamgegevens van een klant of leverancier een tegenrekening opgeslagen, dan stelt Minox Focus die automatisch voor, samen met het bedrag en eventuele btw-gegevens. Je kunt deze voorgestelde gegevens altijd aanpassen.

Stap 6: De boekingsregels invullen

Vul per regel het bedrag in bij Debet of Credit, kies zo nodig een Btw-code en pas de Omschrijving aan. Bij een btw-code berekent Minox Focus het btw-bedrag automatisch in de kolom Btw. Onderaan zie je de totalen en of de boeking al In balans is.

Is de boeking nog niet in balans, dan maakt Minox Focus automatisch een nieuwe regel aan met het restbedrag zodra je met Tab door de laatste regel gaat. Je kunt ook zelf een regel toevoegen via Regel toevoegen.

Tip: Typ / in het omschrijvingsveld om een vooringestelde boekingstekst te kiezen, een nieuwe aan te maken of de omschrijving toe te passen op elke regel

Stap 7: De boeking opslaan

Klik op Opslaan om de boeking vast te leggen, of op Opslaan en nieuwe boeking om direct door te gaan met de volgende boeking binnen hetzelfde dagboek. Opslaan kan ook met Ctrl + S of F2. Je krijgt een melding of het opslaan is gelukt.

Stap 8: Een document koppelen aan een boekingsregel

Open de boeking en selecteer de boekingsregel waaraan je een document wilt koppelen. Sleep het bestand naar de knop Sleep je bestand hierheen, of klik op de knop om een bestand te selecteren en klik op Openen.

Klik op de miniweergave van het document om het groter te openen. Het document verschijnt rechts naast de boeking. Met de knoppen bovenaan de weergave kun je:

het document downloaden via de knop met het pijltje helemaal links
het document verwijderen via de knop met de prullenbak
in- en uitzoomen via de knoppen met de vergrootglazen
het document op een nieuw tabblad openen via de knop met het vierkantje en het pijltje
het document vastpinnen via de knop met de punaise
de weergave sluiten via het kruisje

Opmerking: Je kunt per boekingsregel één document koppelen. Dit kan alleen op de boekingsregels die je zelf hebt toegevoegd, niet op de regel met de grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld. Die regel herken je aan het slotje ervoor