Met het toetsenbord werk je snel door de lijst:
- Pijltje omhoog en pijltje omlaag: door de resultaten bewegen
- Enter: het gemarkeerde resultaat kiezen
- Tab: naar het volgende veld zonder te kiezen
- Esc: de lijst sluiten
- F4: zoeken op de huidige waarde
Tip: Wil je veel boekingen snel achter elkaar invoeren, zoals een kasboek? Gebruik dan Powerboeken. Je voert de boekingen dan direct in de lijst in, met per boeking een eigen datum. Lees meer op de pagina Snel boekingen invoeren met Powerboeken.
Wat kun je met Alle boekingen doen?
- Per periode de saldi en mutaties van al je dagboeken in één overzicht bekijken
- Boekingen per dagboek bekijken en terugzoeken, ook over meerdere boekjaren
- Bestaande boekingen openen en aanpassen
- Nieuwe boekingen toevoegen, zoals een memoriaalboeking
- Per boekingsregel een document koppelen
Let op: Kies eerst de juiste periode voordat je een dagboek opent. Het dagboek opent namelijk altijd met de boekingen van de periode die je in het overzicht hebt geselecteerd.
In dit artikel
- Stap 1: Een periode kiezen en het dagboek openen
- Stap 2: Een boeking terugzoeken
- Stap 3: Een bestaande boeking wijzigen
- Stap 4: Een nieuwe boeking starten
- Stap 5: Een rekening kiezen
- Stap 6: De boekingsregels invullen
- Stap 7: De boeking opslaan of annuleren
- Stap 8: Een document koppelen aan een boekingsregel
Stap-voor-stap
Stap 1: Een periode kiezen en het dagboek openen
Ga naar Boekhouding | Boeken | Alle boekingen. Je komt in het overzicht Kies een dagboek. Het overzicht opent automatisch in het meest recente boekjaar en de meest recente periode, of in de combinatie die je het laatst hebt gebruikt. Stel zo nodig bovenaan het gewenste Boekjaar en de Periode in. Het overzicht toont per dagboek het Beginsaldo, de Mutaties, het Eindsaldo en wanneer het dagboek voor het laatst is bijgewerkt, allemaal voor de geselecteerde periode. Heb je veel dagboeken, typ dan in het veld Zoeken om de lijst te filteren.
Klik op het pijltje aan het einde van de regel, of dubbelklik op de regel, om het dagboek te openen, bijvoorbeeld Memoriaal. Het dagboek opent met de boekingen van de gekozen periode. Staan er voor die periode nog geen boekingen, dan zie je de melding "Geen data".
In het geopende dagboek zie je bovenaan het Beginsaldo, de Mutaties en het Eindsaldo van dit dagboek. Via de pijltjes naast het boekjaar wissel je direct naar een ander boekjaar. Klik op de naam van het dagboek om de lijst met al je dagboeken te openen en kies een ander dagboek.
Tip: Klik op het slotje naast Boekingen om te zien welke rechten nodig zijn om dit scherm te openen en welke rechten op dit scherm worden gebruikt. Zonder die rechten opent het scherm wel, maar ontbreken onderdelen zoals knoppen, kolommen of gegevens. Je ziet ook per gebruikersrol of die volledige, gedeeltelijke of geen toegang heeft. Via Rol bewerken of Naar gebruikersrollen pas je de rechten aan. Meer hierover lees je op de pagina Gebruikersrollen.
Tip: Wil je naar een beginbalans-dagboek? Selecteer dan bij Periode de beginbalans-periode.
Opmerking: Het boekjaar en de periode die je hier kiest, worden automatisch overgenomen als je via + Toevoegen een nieuwe boeking aanmaakt.
Stap 2: Een boeking terugzoeken
Typ in het veld Zoeken een (deel van een) bedrag, klant- of leveranciersnummer, naam van de klant of leverancier, grootboekrekeningnummer of naam van de grootboekrekening, omschrijving of factuurnummer om binnen het gekozen dagboek een specifieke boeking terug te vinden. Je hoeft geen volledig getal in te typen: zoek je bijvoorbeeld op "1000", dan verschijnt een boeking met een bedrag van € 1.000,00. Klik op Maak filters leeg om de zoekopdracht te wissen.
Wil je binnen de gekozen periode alleen de boekingen tussen twee data zien? Klik dan bij Datumbereik op Selecteer een datumbereik en kies een begin- en einddatum. Het datumbereik filtert op de boekdatum.
Kolommen kiezen en sorteren
Klik op de kolommenknop rechts boven de lijst om het venster Kolommen Kiezen te openen. Vink hier de kolommen aan die je in het overzicht wilt zien, of zoek een kolom op via het zoekveld bovenin het venster. Klik op de pijltjes naast een kolomkop om op die kolom te sorteren.
Tip: Sorteer op de kolom Status om snel te zien welke boekingen wel en niet in balans zijn.
Stap 3: Een bestaande boeking wijzigen
Klik op het nummer aan het begin van de regel om de boekingsdetails te openen. Afhankelijk van het soort dagboek is dat het Factuurnummer (bijvoorbeeld in een inkoop- of verkoopdagboek) of het Boekstuknummer (bijvoorbeeld in een bankdagboek). Pas de gewenste gegevens aan en klik op Opslaan. Je krijgt een melding of het opslaan is gelukt.
Komt binnenkort: Bulkboeking om meerdere boekingen in één keer aan te wijzigen.
Stap 4: Een nieuwe boeking starten
Klik rechtsboven op + Toevoegen of druk op Enter. Het scherm Nieuwe boeking opent. Links blijft de lijst met boekingen van het dagboek zichtbaar en rechts zie je het onderdeel Documenten.
De Datum, het Boekstuknummer, het Dagboek, het Boekjaar en de Periode zijn al ingevuld op basis van je eerdere keuzes. Je kunt ze hier nog aanpassen. Het factuurnummer en het boekstuknummer kun je zelf invullen, of automatisch laten bepalen op basis van de instellingen van het dagboek.
Tip: houd Ctrl + / ingedrukt om alle sneltoetsen van deze pagina in beeld te krijgen. Meer hierover lees je op de pagina Sneltoetsen in Minox Focus.
Stap 5: Een rekening kiezen
Klik in een boekingsregel op het veld Rekening en begin te typen, bijvoorbeeld een deel van de naam, het nummer of de omschrijving. De lijst toont meteen wat past en het beste resultaat staat al klaar. Druk op Enter om het te kiezen. In een verkoopdagboek kies je een klant, in een inkoopdagboek een leverancier en in alle andere dagboeken een grootboekrekening. Ook daar zijn klanten en leveranciers beschikbaar.
Wil je in één soort rekening zoeken, klik dan bovenaan de lijst op Grootboek, Klant of Leverancier, of gebruik Alt + G, Alt + K of Alt + L. Met Alt + A zie je weer alles. Zodra je de lijst sluit, staat het filter weer op Alle.
Bestaat de gewenste rekening nog niet, dan maak je die direct aan via Nieuwe grootboekrekening, Nieuwe klant of Nieuwe leverancier onderaan de lijst. Via Grootboek, Klanten of Leveranciers rechtsonder open je het betreffende overzicht.
Opmerking: Rekeningen waarop je in dit dagboek niet kunt boeken, zoals totaalrekeningen en de tegenrekening van het dagboek, staan grijs in de lijst.
Tip: Klik onderaan de lijst op Hoe werkt dit? voor uitleg over de zoekmogelijkheden. Je kunt zoeken op tekst, op een getal of op een bereik zoals "100-200". Met een bereik vind je bijvoorbeeld openstaande posten met een saldo of factuurbedrag binnen dat bereik.
Met het toetsenbord werk je snel door de lijst:
- Pijltje omhoog en pijltje omlaag: door de resultaten bewegen
- Enter: het gemarkeerde resultaat kiezen
- Tab: naar het volgende veld zonder te kiezen
- Esc: de lijst sluiten
- F4: zoeken op de huidige waarde
Opmerking: Na het kiezen kan Minox Focus gegevens zoals het factuurnummer, de valuta en het bedrag bij debet of credit al invullen. Is in de stamgegevens van een klant of leverancier een tegenrekening opgeslagen, dan stelt Minox Focus die automatisch voor, samen met het bedrag en eventuele btw-gegevens. Je kunt deze voorgestelde gegevens altijd aanpassen.
Stap 6: De boekingsregels invullen
Vul per regel het bedrag in bij Debet of Credit, kies zo nodig een Btw-code en pas de Omschrijving aan. Bij een btw-code berekent Minox Focus het btw-bedrag automatisch in de kolom Btw. Onderaan zie je de totalen en of de boeking al In balans is.
Typ / in het veld Debet of Credit voor extra opties:
- Restant invullen: het bedrag aanvullen tot de boeking in balans is
- Btw uit dit bedrag splitsen: het btw-bedrag uit het ingevulde bedrag halen
- Rekenmachine: het bedrag eerst uitrekenen
Heb je bij Rekening een klant of leverancier gekozen, klik dan in het veld Factuurnummer om een openstaande factuur te kiezen. Per factuur zie je het totaalbedrag, het betaalde bedrag en het saldo. Wil je ook facturen zien die al betaald zijn, klik dan op Inclusief betaald.
Tip: Wil je meerdere openstaande facturen in één keer selecteren? Klik dan in het veld Factuurnummer en klik onderaan de lijst op het icoontje met de lijst en de vinkjes (Meerdere openstaande posten selecteren). Het venster Openstaande posten opent met alle openstaande facturen van deze relatie. Vink de facturen aan die je wilt gebruiken en klik op Volgende. Onderaan zie je hoeveel facturen je hebt geselecteerd en wat het cumulatieve saldo is.
Is de boeking nog niet in balans, dan maakt Minox Focus automatisch een nieuwe regel aan met het restbedrag zodra je met Tab door de laatste regel gaat. Je kunt ook zelf een regel toevoegen via Regel toevoegen.
Tip: Typ / in het omschrijvingsveld om een vooringestelde boekingstekst te kiezen, een nieuwe aan te maken of de omschrijving toe te passen op elke regel
Stap 7: De boeking opslaan of annuleren
Klik op Opslaan om de boeking vast te leggen, of op Opslaan en nieuwe boeking om direct door te gaan met de volgende boeking binnen hetzelfde dagboek. Opslaan kan ook met Ctrl + S of F2. Je krijgt een melding of het opslaan is gelukt.
Wil je je wijzigingen niet bewaren, klik dan rechtsboven op Ongedaan maken. Je krijgt de vraag of je de niet opgeslagen wijzigingen ongedaan wilt maken. Klik op Ongedaan maken om terug te gaan naar de laatst bewaarde versie, of op Behouden om verder te werken met je wijzigingen.Stap 8: Een document koppelen aan een boekingsregel
Open de boeking en selecteer de boekingsregel waaraan je een document wilt koppelen. Sleep het bestand naar de knop Sleep je bestand hierheen, of klik op de knop om een bestand te selecteren en klik op Openen.
Klik op de miniweergave van het document om het groter te openen. Het document verschijnt rechts naast de boeking. Met de knoppen bovenaan de weergave kun je:
- het document downloaden via de knop met het pijltje helemaal links
- het document verwijderen via de knop met de prullenbak
- in- en uitzoomen via de knoppen met de vergrootglazen
- het document op een nieuw tabblad openen via de knop met het vierkantje en het pijltje
- het document vastpinnen via de knop met de punaise
- de weergave sluiten via het kruisje
Opmerking: Je kunt per boekingsregel één document koppelen. Dit kan alleen op de boekingsregels die je zelf hebt toegevoegd, niet op de regel met de grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld. Die regel herken je aan het slotje ervoor
