Artikelen aanmaken

Om met Minox te kunnen factureren is het nodig dat er artikelcodes in de administratie aanwezig zijn. In de layout van de factuur (of order/offerte/Abonnementsbevestiging) bepaal je hoe deze in de regels worden afgedrukt ( of je bijvoorbeeld wel of niet een artikelcode wilt weergeven op het document). Zie Opmaak Documenten voor meer informatie over de layout van je documenten.

Bij het aanmaken van een nieuw artikel kun je de volgende gegevens en instellingen opgeven:

Algemeen

Onder de algemene gegevens van een artikel vul je de volgende gegevens in:

Artikelcode
Omschrijving
Extra Omschrijvingen
De artikelgroep waar dit artikel onder valt ( denk hier aan soorten artikelen of diensten- zoals bijvoorbeeld papier of pennen bij een boekhandel of reparaties door een fietsenmaker).

In de artikelgroep leg je vast op welke omzet rekeningen (per omzet categorie - de omzetcategorie bij de klant in combinatie met de instellingen in de artikelgroep) er voor dit artikel geboekt moet worden.
Een eventuele kortingsgroep (zie Kortingsmatrices instellen voor meer informatie)

Prijzen

Onder prijzen vul je de volgende prijzen en instellingen in:

Verkoopprijs
Aantal per verkoopprijs (dit is handig als je bijvoorbeeld met meerdere decimalen wilt rekenen- je kunt per 1, 10, 100 of 1000 kiezen)
Advies Verkoopprijs
Inkoopprijs (deze wordt niet op de offerte of factuur afgedrukt en is voor rapportage doeleinden / informatief voor de gebruiker)

(De afwijkende verkoopprijzen komen verderop in dit artikel aan bod.)

Samenstelling

Bij samenstelling kun je bij de inhoud in combinatie met de prijsinstellingen het bedrag bepalen dat voor een artikel wordt berekend. De overige velden bepalen geen bedragen maar kunnen wel op de factuur worden afgedrukt en voor rapportage doeleinden worden gebruikt:

Eenheid/Verpakking
Gewicht
Aantal per Colli

Tevens kun je hier aan of uitvinken of je voor dit artikel aantallen wilt kunnen ingeven op de factuur.

Financieel

Geef hier de BTW code op die van toepassing is op het artikel

Rapportage

Geef hier aan door middel van het schuifknopje of je het artikel wel of niet wilt meenemen in de verkoophistorie en of je de statistieken voor het artikel wilt uitsplitsen op statistiekcode, artikelgroep, of niet wilt uitsplitsen.

Vrije velden

Deze zijn alleen informatief, voor de gebruiker en deze worden dan ook niet meegenomen in verkoopdocumenten. Je kunt hier gebruik maken van 5 vrije velden. Je kunt hier per veld een waarde ingeven en via Vrije Velden instellingen kun je de namen van deze velden wijzigen.

Geavanceerd

Als je het artikel wilt blokkeren voor de verkoop kun je het schuifknopje aanzetten zodat het artikel niet meer gefactureerd kan worden. Je kunt deze schuifknop ook weer uitzetten indien de situatie is veranderd.
Je kunt hier een vervolg omschrijving vastleggen
Je kunt een (interne) memo aan het artikel toevoegen ( wel zichtbaar bij het aanmaken van de factuur- niet op de uiteindelijke factuur zelf) en bepalen of deze wel of niet getoond moet worden.
Je kunt hier 3 zoeksleutels opgeven om het zoeken naar een artikel te vergemakkelijken, of sortering in rapportage te kunnen toepassen

(Afwijkende-) Prijzen

Je kunt hier tot 9 prijzen instellen die afwijken van de standaard verkoopprijs van het artikel. Bij de instellingen van de klant kun je bepalen dat voor die klant een afwijkende verkooprijs van toepassing is. Bij het factureren van het artikel voor die specifieke klant wordt dan automatisch de afwijkende verkoopprijs gehanteerd die hier is ingevuld. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij afwijkende valuta, prijzen inclusief BTW, of als je klanten hebt waarmee specifieke prijsafspraken worden gemaakt.

Tevens kun je hier aangeven of een artikel een loonsom artikel is. ( alleen van toepassing als er een vooraf vastgesteld percentage van het factuurbedrag naar een G-rekening overgemaakt dient te worden.)