Administratie inrichten voor afstandsverkopen

Om dit correct te verwerken in Minox, moet je administratie vooraf juist zijn ingericht. In dit artikel lees je welke basisinstellingen nodig zijn voordat je de regels bij Btw afstandsverkopen vastlegt.

Wat moet je vooraf inrichten?

Voor een correcte verwerking van afstandsverkopen richt je de volgende onderdelen in:

• Landen en landcodes

• Btw-codes voor buitenlandse btw

• Aparte omzetrekeningen per land (indien gewenst)

• Juiste btw-instellingen bij klanten

• Eventueel koppeling met OSS-aangifte (indien van toepassing)

Deze inrichting zorgt ervoor dat omzet en btw correct worden geboekt én gerapporteerd.

Stap 1: Controleer landen en landcodes

Controleer of de betreffende EU-landen aanwezig zijn in:

Inrichting > Algemeen > Landen

De juiste landcode is essentieel, omdat Minox bij afstandsverkopen controleert op basis van de landinstelling van de klant.

Stap 2: Btw-codes aanmaken voor buitenlandse btw

Voor elk land waarvoor je btw moet afdragen, maak je een aparte btw-code aan.

Ga naar:
Inrichting > Boekhouding > Btw-codes

Leg per land vast:

• Het juiste btw-percentage

• De juiste aangifterubriek

• Eventueel een aparte rubriek voor OSS (indien gebruikt)

Door per land een aparte btw-code te gebruiken, blijft je btw-administratie inzichtelijk en controleerbaar.

Stap 3: Aparte omzetrekeningen aanmaken (optioneel maar aanbevolen)

Voor overzicht en rapportage is het raadzaam om aparte omzetrekeningen te gebruiken voor afstandsverkopen per land of per regio.

Ga naar:
Inrichting > Boekhouding > Grootboekrekeningen

Maak bijvoorbeeld aparte omzetrekeningen aan voor:

• Binnenlandse omzet

• Afstandsverkopen per EU-land

• OSS-omzet

Hiermee houd je onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse omzet.

Stap 4: Klanten correct instellen

Bij afstandsverkopen aan particulieren is het van belang dat:

• De juiste landcode is ingesteld bij de klant

• De klant als particulier is ingericht (geen btw-verlegd mechanisme)

Minox gebruikt de landinstelling van de klant om te bepalen of een regeling voor afstandsverkopen moet worden toegepast.

Stap 5: Regels vastleggen bij Btw afstandsverkopen

Wanneer bovenstaande inrichting gereed is, leg je per land (en eventueel per artikel of artikelgroep) vast:

• Welke grootboekrekening moet worden gebruikt

• Welke btw-code moet worden toegepast

Dit doe je in:
Inrichting > Verkoop > Btw afstandsverkopen

Vanaf dat moment wordt bij verkoopdocumenten automatisch de juiste btw-code en omzetrekening toegepast op basis van:

1. De landcode van de klant

2. Het artikel of de artikelgroep

3. De ingestelde regels

Controle en rapportage

Na inrichting is het belangrijk om:

• Een proefboeking of testfactuur te maken

• Te controleren of de juiste btw-code wordt toegepast

• Te controleren of de omzet op de juiste grootboekrekening terechtkomt

• De btw-aangifte of OSS-rapportage te controleren

Een correcte inrichting voorkomt correcties achteraf.

Samenhang met Btw afstandsverkopen

Dit artikel beschrijft de basisinrichting van de administratie.

De daadwerkelijke koppeling tussen land, artikel (of artikelgroep), grootboekrekening en btw-code leg je vast in het onderdeel:

Btw afstandsverkopen

Beide onderdelen samen zorgen voor een correcte verwerking van afstandsverkopen binnen je administratie.