Balans/W&V-codes aanmaken en beheren
Met balans/W&V-codes bepaal je de indeling van je balans en je winst-en-verliesrekening in de rapportages. Elke code staat voor een regel of een totaal in het overzicht. In dit artikel lees je hoe je een code aanmaakt, hoe het type wordt bepaald, hoe je een sterstotaal instelt en hoe je bestaande codes beheert.
In dit artikel
- Stap 1: Open het overzicht Balans/W&V-codes
- Stap 2: Maak een nieuwe code aan
- Stap 3: Vul de code in
- Stap 4: Vul de omschrijving in
- Stap 5: Stel de aanvullende velden in
- Stap 6: Sla de code op
- Een code wijzigen of verwijderen
- Vaste W&V-codes
Stap 1: Open het overzicht Balans/W&V-codes
Ga naar Inrichting | Rapportage | Grootboek | Balans/W&V-codes.
Je ziet het overzicht met de balans- en W&V-codes die al in je administratie staan, zoals de vaste totaalcodes.
Stap 2: Maak een nieuwe code aan
Klik rechtsboven op Toevoegen. Het scherm Nieuwe balans/W&V-code wordt geopend.
Het veld Code is verplicht. Zolang je nog geen code hebt ingevuld, zie je de melding Code is verplicht en is de knop Opslaan niet beschikbaar.
Stap 3: Vul de code in
Vul in het veld Code een unieke code in. De code moet groter zijn dan 0 en kleiner dan 300. Het nummer bepaalt het type:
| Code | Type |
|---|---|
| 1 t/m 99 | Winst en verlies |
| 100 t/m 299 | Balans |
Zodra je de code invult, verschijnt het type automatisch in het veld Type. Dit veld kun je niet zelf aanpassen.
Vul je een code in die al bestaat? Dan krijg je bij het opslaan een foutmelding en wordt de code niet opgeslagen. Kies in dat geval een ander nummer.
Hoofdgroepen bij balanscodes
Balanscodes met een tiental (100, 110, 120 enzovoort) zijn gereserveerd voor hoofdgroepen. Een hoofdgroep berekent geen totaal, maar is een kop die op de balans boven de onderliggende codes wordt getoond. Voor een gewone balansregel kies je daarom een nummer tussen de tientallen, zoals 241.
Voorbeeld: de omschrijving van code 100 VASTE ACTIVA staat op de balans. Daaronder volgen de codes 101 Gebouwen, 102 Inventaris enzovoort.
Opmerking De W&V-codes 19, 38, 39, 58, 59, 78 en 79 zijn vaste totaalcodes. Je vindt ze onderaan dit artikel bij Vaste W&V-codes. Houd bij het kiezen van een nieuwe W&V-code rekening met deze indeling.
Stap 4: Vul de omschrijving in
Vul in het veld Omschrijving een vrije omschrijving in. Deze omschrijving zie je terug in het overzicht en in de rapportages.
Tip Typ de omschrijving van hoofdgroepen in hoofdletters, zoals VASTE ACTIVA of TOTAAL OMZET. Zo zie je in één oogopslag welke codes een groep of totaal vormen. Hoofdgroepen zijn balanscodes met een tiental en W&V-codes met een sterstotaal.
Stap 5: Stel de aanvullende velden in
Welke velden je hier ziet, hangt af van de code die je in stap 3 hebt ingevuld.
Sterstotaal (W&V-codes)
Bij een W&V-code verschijnt het veld Sterstotaal. Bij een balanscode is dit veld niet beschikbaar.
Met een sterstotaal tel je de bovenliggende codes op tot een totaalregel. Je kiest een niveau van 1 t/m 5 of laat het veld leeg:
- Een code met sterstotaal 1 telt alle voorgaande W&V-codes op.
- Een code met sterstotaal 2 telt alle voorgaande W&V-codes met sterstotaal 1 (en zonder sterstotaal) op.
- Enzovoort voor de hogere niveaus.
Laat je het veld leeg, dan is de code een gewone regel zonder totaaltelling. Het principe is gelijk aan een sterstotaal bij een grootboekrekening.
Opmerking Balanscodes hebben geen sterstotaal. De totalen op de balans ontstaan via de hoofdgroepen (de tientallen).
Winst of verlies (W&V-codes met een sterstotaal)
Een W&V-code met een sterstotaal is een hoofdgroep, zoals 38 TOTAAL KOSTPRIJS of 59 BEDRIJFSRESULTAAT. Bij deze codes verschijnt naast Sterstotaal het veld Winst of verlies. Hiermee bepaal je of het totaal als winst of als verlies wordt getoond. Je kiest uit:
- Automatisch: Focus bepaalt dit zelf op basis van de boekingen (debet of credit).
- Winst
- Verlies
Activa of passiva (balanscodes met een tiental)
Een balanscode met een tiental is een hoofdgroep, zoals 200 EIGEN VERMOGEN of 220 VREEMD VERMOGEN KORTE TERMIJN. Bij deze codes verschijnt het veld Activa of passiva. Hiermee bepaal je aan welke kant van de balans de groep staat. Je kiest uit:
- Automatisch: Focus bepaalt de kant zelf op basis van de boekingen.
- Activa
- Passiva
Laat je het veld leeg, dan slaat Focus de code op met Automatisch. Bij een balanscode zonder tiental, zoals 241, zie je dit veld niet.
Opmerking Het veld Activa of passiva is er alleen bij balanscodes. Bij W&V-codes zie je in plaats daarvan het veld Winst of verlies.
Stap 6: Sla de code op
Klik rechtsboven op Opslaan. Je ziet de melding Balans/W&V-code is aangemaakt en de nieuwe code staat direct in het overzicht.
Wil je je invoer nog niet opslaan? Klik dan op Ongedaan maken om je wijzigingen terug te draaien.
Wil je nog een code aanmaken? Klik dan boven het overzicht op + en herhaal stap 3 t/m 6.
Een code wijzigen of verwijderen
Een code opzoeken
Typ (een deel van) een code of omschrijving in het veld Zoek balans/W&V-codes. Je ziet direct alle codes waarin de ingevulde tekens voorkomen, in de code of in de omschrijving. Typ je bijvoorbeeld 3, dan zie je onder andere de codes 3, 23, 30, 103 en 223. Typ je kos, dan zie je alle codes met "kos" in de omschrijving, zoals Kostprijs Pennen en TOTAAL KOSTEN.
Klik op het kruisje in het zoekveld om de zoekopdracht te wissen. Vind Focus geen resultaten, dan zie je Geen resultaten gevonden. Klik dan op Maak filters leeg om weer alle codes te tonen.
Je kunt de lijst ook sorteren door op de kolomkop Code of Omschrijving te klikken.
Wijzigen
Klik in het overzicht op de code die je wilt aanpassen. Ga in het veld Omschrijving staan, pas de tekst aan en klik op Opslaan. Op dezelfde manier wijzig je de aanvullende velden uit stap 5.
Opmerking De omschrijving kun je altijd aanpassen, maar de Code en het Type niet meer. Heb je een verkeerd nummer gekozen? Maak dan een nieuwe code aan met het juiste nummer.
Verwijderen
Open de code die je wilt verwijderen en klik rechtsboven op ⋮. Kies Verwijderen. Je krijgt de vraag Weet je het zeker?. Klik op Verwijderen om te bevestigen of op Annuleren om terug te gaan.
Voorzichtig Focus controleert niet of een code nog in gebruik is. Ook de vaste totaalcodes, zoals 58 TOTAAL KOSTEN, kun je verwijderen. De regel verdwijnt dan uit je balans of winst-en-verliesrekening. Controleer daarom eerst of de code nog nodig is. Heb je een code per ongeluk verwijderd? Maak hem dan opnieuw aan met hetzelfde nummer, dezelfde omschrijving en dezelfde instellingen.
Vaste W&V-codes
De volgende W&V-codes staan standaard in je administratie en vormen de totalen van je winst-en-verliesrekening:
| Code | Omschrijving | Sterstotaal |
|---|---|---|
| 19 | Totaal omzet | 1 |
| 38 | Totaal kostprijs | 1 |
| 39 | Bruto winst | 2 |
| 58 | Totaal kosten | 1 |
| 59 | Bedrijfsresultaat | 3 |
| 78 | Totaal diversen | 1 |
| 79 | Winst of verlies | 4 |
Zo werkt de opbouw:
- De codes 1 t/m 18 gebruik je voor omzetrekeningen. Code 19 telt deze op.
- De codes 20 t/m 37 gebruik je voor kostprijsrekeningen. Code 38 telt deze op.
- Code 39 berekent de brutowinst.
- Code 59 berekent het bedrijfsresultaat en code 79 de winst of het verlies.